如何写开会的发言报告

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【如何写开会的发言报告】

一、会议文件涵盖的范围甚广，举凡国际会议实践中形成的书面文书都可归属其中。按会议的进行顺序可分：

（一）会前文件。会前文件是指会议开始前形成的文件，数量最多，也是与会准备过程中重要的参考材料。举其要者略加介绍：1.会议邀请书——会议组织者向潜在的与会者发出的邀请，内容涉及（甲）会议的名称、日期、地点、主题，（乙）与会者的范围、人数、层次，（丙）会议的报名、费用等有关事项。有的国际会议在发出正式邀请前，还预发一个会议通知书（请参见第五章“会议通知”一节）。这往往是与会者最早获得的关于会议全面情况的直接信息。被邀者可据此确定是否与会，并按照要求进行与会准备。2.与会须知——往往由会议组织者会同会议承办者共同准备，旨在向与会者介绍与会期间必须知悉的情况及知识，包括：会议所在国的基本情况（国土、民族、宗教、行政区域、首都等）；会场服务设施与项目（旅行、旅游、通讯、医务、外汇、邮电）；当地的气候、电压、市内交通、购物去处；会议所在旅馆的平面图、会议厅室及会议秘书处办公室的位置、房间号、电话号；外国使馆及国际组织机构的电话号；组委会的情况。3.议程草案——即会议的临时议程，包含议程项目（议题）及审议顺序。4.议题注释——秘书处准备的关于各个议题的说明，一般采取简介的方式，客观介绍各个议题的主要内容、中心环节及其他有关情况，俾使与会者能快速了解议程的全貌。有时也有提示讨论内容之意。5.背景材料——关于会议突出问题的参考材料，一般由常设秘书处的有关部门或特聘的专家撰写。此类材料多具专题性质，内容包括：问题的起源、发展经过、当前情况、发展趋势、各方态度、争论焦点及政策建议等。由秘书处名义准备的材料，一般较为客观，以个人或小组名义撰写的材料，多代表一个方面的看法。背景材料是会前文件中较有实质内容的部分，应是与会者仔细阅读和研究的重点。6.会议日程——关于大会及各委员会讨论各个议题及有关活动的日期、时间和地点的一览表。与会者经常需要查阅以掌握会议的进程和准备与会。但预定的计划经常有变。为使与会者能及时准确掌握会议的进展及可能的变更，有的国际会议还发布“每日活动日程”作为补充。7.初步与会者名单——根据会前报名情况，由秘书处编制的名册，于会议开始时分发与会者。名册按国家分列，每个代表团团员的名次按各团提供的名单刊印。正式的与会者名单在稍后时间按正式注册时登记的情况编制。与会者名单开列了各代表团成员的姓名、职务和在代表团中的身份，是了解各国代表团的阵容和开展交往必不可少的参考材料。它也可包括国际机构、民间组织及当地外交团等与会者及秘书处官员的姓名、与会身份。8.代表全权证书——派出国家或机构证明与会代表身份的文件。国家级代表的证件可由外交部部长签署或由国家领导机构出具。一般的格式为：“谨证明……（机构）指派……（人氏）为出席……（国际会议）的代表”，或“……（机构）兹指派……（人氏）为……（国家）出席……（国际会议）的团长，……（人氏）为代表，……，……及……（人氏）为副代表”。有时，国际会议的组织者也向与会者寄送空白的证书格式，由与会者填写后寄回。例如：……协会出席……会议的代表由下列人员组成，全部成员均为协会会员。