英文信函写作攻略 - 范文无忧网

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一、信函在考研英语中的地位：信函是很重要的一种应用文，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具，与同学们的生活、学习密切相关，也是以后工作中用的最多的一种沟通方式。因此，在考研英语各类应用文中，信函的出现几率最高，也最应该得到广大考生的重视。

二、分类：信函有私人信函(private letter)和公务信函(business letter/official correspondence)两种。

三、定义：(1)私人信函，就是给家人、朋友或同学等写的信，在谈事情的同时也交流感情;(2)公务信函，就是给亲朋好友之外的人写的信，主要是为了办事，比如给老板或是客户写信就都属于公务信函。

四、构成与书写原则：英语书信的写法与汉语书信有一些明显的不同，应特别加以区分。英语书信通常包括下面几个组成部分：信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。

下面我们将逐个进行介绍。1. 信端(Heading)信端即信头，一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信端还包括写信人或其单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等。信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。用一般的信纸写信时，信端应写在信纸的右上角，若字数较多，可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少，可适当多向右移一些，使整个信端的重心落在右上角。

信端的写法主要有并列式和斜列式两种。前者更为常用。采用并列式时，每行开头要左对齐，例如：16 Fuxing StreetHaidian DistrictBeijingPost Code: 100035Peoples Republic of ChinaTel: 63211234Aug. 20, 2004写信端时，先写发信人的地址，地点的名称按由小到大的顺序排列，然后是其它项目和发信日期。具体次序是：第一行写门牌号和街名;第二行写区名、市(县) 名、省(州、邦)名，往国外寄的信，还要写上国家的名称;国家名称的前面加上邮政编码，其后可写上电话号码，最后一行写发信日期。

如果写信人的地址是机关单位的名称，则将其作为第一行。如果写信人的单位没有门牌号码和街名，则第一行可写上所在班级或专业组的名称;第二行写系、科、室名称;第三行写学校名称;第四行写市(县)、省(州)名称;然后再写邮政编码、国名、电话号码、发信日期等项。如果使用标点符号：则在每行末尾加逗号，最后一行的末尾加句号。但当前的信件中行末大都不加标点符号，但在每行之内该用标点符号的地方，仍要用标点。

特别要注意的是：门牌号码和街名之间要加逗号。月份和日期之间不可用逗号。在西方国家，城市名称之后往往写有字母或数字(如 New York, 103)，表示城市的邮政编码。关于发信日期的写法，应注意以下几点：①年份应完全写出，不能简写。②月份要用英文名称，不要用数字代替。③月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为较短，不可缩写。④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，28，29，30，31等，也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, 28th, 29th, 30th, 31st等。

但最好用基数词，简单明了。日期的写法可用如下几种：① Oct. 20, 2004② 10 May., 2004③ 3rd June, 2004④ Sept. 16th, 2004其中，①最为通用。2. 信内地址(Inside Address, Introductory Address)信内地址收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行，也分并列式和斜列式两种，但应与信端的书写格式保持一致。3. 称呼(Salutation)对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号。

称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点：①对没有头衔的男性一般称呼 Mr.。Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如正确的称呼应该是：Mr. Phil White或 Mr. White, 不可是：Mr. Phil。若称呼多个男性，则在姓名前用 Mr. 的复数形式 Messrs.。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如：Messrs. Black and Brothers 布莱克兄弟公司。

②对女性一般称呼 Mrs.，Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前;Madame 此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前;Mrs. 没有复数形式。若称呼多个女性，则在姓名前用 Mme. 的复数形式 Mmes. 而对以女子名字为名称的公司、企业可用 Mesdames 称呼。 Miss 多用于未婚女子，此词可缩写为 Ms.，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。

③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例如 Professor (缩写为 Prof.)，Doctor (缩写为 Dr.)， General (缩写为 Gen.) 。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. (Phil)White等。④对外公函中对收信人的称呼，可用 Gentlemen (而不是 Gentleman)，Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear，后面也不能带姓名。用 Sirs 时，前面常用 Dear 一词，但也可单独用 Sir。

若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用 Madam 或其复数 Mesdames。⑤对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用 (Dear)Sir， (Dear)Mr. Chairman，(Dear)Mr. Premier， (My dear)Mr. Ambassador，Your Excellency (复数为 Excellencies)。⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以 Sir 称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 称呼。有时也用 Your Majesty 称呼以表示。

客气和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其复数为 Your Majesties。