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How can I create good tone?

如何营造恰当的语气?

1) 一开始就把最重要的信息写出来，

2) 内容要有组织，

3) 语言要清楚直接，

4) 格式安排要清晰，方便读者找到信息，

5) 检查并修正错误。

语气(tone)是写作当中最难掌握的概念之一。语气就是文章听起来的感觉。语气能反映出作者对读者的态度，以及作者跟读者的关系。视你的写作主题而定，语气可以正式、也可以不正式，可以温馨、也可以冷酷，可以亲切、也可以客观，可以幽默、也可以严肃。你在撰写过程当中所做的每一项决定几乎都会影响到语气。会影响语气的因素包括：

1. 你的遣词造句

2. 你决定要写入的细节

3. 信息出现的顺序

4. 标点符号

5. 格式及其他因素

商务写作并非一定要采用非常正式的语气，太过正式的语气反而跟太过随便的语气一样，引起读者的反感。要避免这种状况，就使用你跟对方说话时会采用的语言即可。另外，如果你读到一份满是拼写错误和格式错误的文件，心里会有什么感觉?你会觉得这份文件专业严肃，还是粗心大意?你对文件里的信息又会有什么反应?你觉得这些信息可靠吗?错误也会影响到文件的语气，使文件显得不够专业。

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