商务英语信函的写作

[应聘英语面试自我介绍]My name is John Jones and I am an experienced problem solver for marketing departments. I know that you he an opening here in your West Coast Marketing Group， an...+阅读

商务英语信函写作

摘要：商务英语信函是国际贸易的重要通讯手段。它具有自身独特的语言特点、写作方法和技巧。本文通过叙述商务英语信函的写作特点，总结了商务英语信函的写作方法和技巧。

关键词：商务英语信函;写作特点;写作方法和技巧

一、引言

随着全球经济的发展及我国对外贸易的不断扩大，我国的经济飞速发展。同时我国与世界各国的国际商务关系也进一步发展深化，商务英语在国际经济贸易活动中的作用也日益突出。从双方之间建立业务关系到一项交易成功，这期间的大量书面磋商工作都是通过商务英语信函来实现的，是买卖双方进行磋商的重要手段和途径。因此,如何最大限度地发挥商务英语信函的重要作用成了商业活动中的重要组成部分。作为英语的一种特殊语体,商务英语信函具有其自身独特的语言特点。本文通过叙述商务英语信函的写作特点,为商务英语信函写作提供一些方法和技巧。

二、商务英语信函的写作特点

1、用词专业化

在国际商务活动中，从询盘、发盘、还盘到接受，都离不开商务英语信函。它关系着买卖双方之间的贸易合同是否成立。因此，它需要用专业的词汇、句子、固定短语来书写。尤其是涉及达到国际贸易术语、国际商务组织、支付方式、信用证的催证、审证和改证以及国际货物的包装、运输、保险和索赔等的专有词汇的表达。

2、内容简明化

在进行信函写作时，应开门见山，没有必要写太多繁琐的客套话，这样可能使对方认为你阿谀奉承。选择一些虽短但意义确切的词语，可以给人留下良好的印象，并可省去对方逐字推敲词义的麻烦和时间。例如，用though代替despite the fact that，用if代替in the event that，用expedite代替speed up等。商务英语信函的篇幅应以一张纸为限，短为宜，一个段落最好不超过10行，使句子表达更精炼，信函表意更明确，内容更简明。

3、语言规范化

随着我国对外贸易的日益频繁，商务英语信函的语言使用已越来越规范化。但目前在一些商务资料、往来信函中仍存在许多不规范的英语在被公式般地使用，如at an early date、enclosed please find、reason is because等等。有一个行之有效的方法可以解决这个问题，即向英语国家的客户学习，研究对方发来的商务英语信函，琢磨其用词造句，逐步改进自己的不足之处。除以上应注意的问题之外，还应稍加注意商务英语信函的语气。因为写信的语气表明了写信的态度。礼貌及时地回复对方的来信，会让对方产生友善的反应，能营造一种尊重对方、寻求合作的气氛，能够使双方在一个共同利益上达成共识，从而有助于我们在竞争中占据一席之地。反之，命令、生硬、蛮横的语气会使信函达不到预期的目的。

三、商务英语信函写作方法和技巧

1、用语应正式、规范，用词严谨、准确

商务英语信函是一种公文性质的信函，其内容涉及商务活动的多个方面，目的在于建立业务关系并达成交易，因此商务英语信函首先要注意语言的正式、规范。商务英语信函大量使用书面语和专业词汇。常使用书面语，如：with regard(关于)，deliver(传送)，purchase(购买), request(要求)等。常使用专业词汇，如：credit(信用证)，honor(承兑)，claim(索赔)，draft(汇票)等。 2、语言应清楚明确，不产生任何歧义和模糊

在经贸易往来中，交易双方处于不同的国家和地区，由于语言文化和历史背景的差异，交流的对象不同，极易产生误解，而根据国际贸易惯例和法规，交易双方往来的信函是交易的一部分，具有法律上的效力，因此要力求准确无误。书写商务英语信函，在词汇选择上，要更加灵活、更加专业。如：关税用tariff而不是tax，开始用initiate而不是start，熟悉用acquaint而不是be familiar with等。

3、内容应简洁明了，但又不失礼节

商务英语信函应简洁明了，避免使用过多的累赞语，但是简洁不是简短，要把信函所涉及的内容说清楚。在简洁和礼貌相冲突时，要选择礼貌，而不是一味地简洁。人们在长期使用商务英语信函时，逐步形成了许多约定俗成的专业术语，恰当地把这些术语应用在商务英语信函的书写中，不但能使信函内容简洁明了，又给对方留下良好的印象，有利于促进友谊，最终促成交易。在简洁方面，常用一些缩略语。

例如：

①常见的价格术语：FOB(Free On Board 离岸价);FCA(Free Carrier 货交承运人);

②常见的货币单位：RMB(Ren Min Bi 人民币)，U.S.D.(U.S. Dollar 美元); ③常见的支付方式：D/A(Document Against Acceptance 承兑交单)，D/A(Document Against Payment 付款交单);

④其它常见的缩略语：AGM(Annual General Meeting 年度股东大会)，AOB(Any Other Business 任何其他事项)，ASAP(as soon as possible 尽快)，B/L(Bill of Lading 提单)，CEO(Chief Executive Officer 首席执行官)。诸如此类的例子还有很多，这里就不一一列举了。

4、在商务英语信函写作中用语应委婉、礼貌

商务英语信函是贸易双方间的文字交谈，礼貌可以带来友谊，可以达成交易，可以带来利润，它能营造一种尊重对方、寻求合作的气氛，使对方乐意与我们合作，愿意与我们达成协议，从而有助于我们在竞争中占据一席之地。在商务英语信函中的用语上，应体现出自己的文雅、婉转、尽量少直接说不字，尽管有时候会遭到对方的拒绝，但一定要注意语气委婉，做到中性用词，尽量做到既表达了自己的意愿，又不伤害对方的颜面，不破坏长期友好的贸易伙伴关系。例如：

We shall be grateful ( thankful/obliged ) if you would 如能将不胜感激。

We are appreciated your early reply. 如能早复，不胜感激。

Your letter expressing the hope of entering into business connection with us has been received with thanks. 你方表达愿与我方建立业务关系的来函收悉，谢谢。

委婉的表达方式给对方一种被尊敬的感觉，有利于交易的达成，即使达不成交易也不会失去双方的良好形象，为以后的交易打下坚实的基础。

礼貌除了体现在商务英语信函的用词恰当得体上，还体现在回复信函的及时性，以及在商务英语信函的书写中要处处从对方的角度去考虑问题上。

四、结语

商务英语信函是国际商务活动中的一种重要交流方式。我们在写商务英语信函时，一定要牢记把握商务英语信函的特点，遵循商务英语信函的写作原则，使用写作方法和技巧，这样才能更好地写出一手漂亮的信函，从而达到双方交流的目的，促进交易的达成。

参考文献：

[1]郑卫.礼貌与商务英语信函中礼貌的表现[J].云梦学刊.第23卷第3期，2002

[2]蔡芳.浅谈商务英语信函写作[J].湖南冶金职业技术学院学报，2006.3

[3]章安平.外贸业务理论与实务[M].北京：中国商务出版社，2007

[4]张迪，张爱华.实用英语教你写商务信函[J].北京：北京航空航天大学出版社，2003.12