怎样用Word制作标准格式公文操作实例

[关于公文改错的]标题应为“关于****的请示”，因为是建设部和国家文物局联合行文，可不在标题中列明发文机关，只需在发文机关标识部分（红头部分）并排写明两个机关名称即可。主送一般为一个部门，特...+阅读

下面，我们就以山东电建二公司《关于表彰 2006 年投产机组突破 500 万千瓦功臣集体和功臣个人的决定》这份公文为例，展示一下用 word 制作标准格式公文的全过程。

（一）页面设置—— 1. 新建一个 word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为 A4 ; 2. 选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上 37mm ，下 35mm ，内 28mm ，外 26mm 。最后点“确定”。

（二）制作发文机关标识—— 1. 在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距都设置为 71 磅，即 25mm 。 2. 在文档的第二行输入“山东电建二公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体” 选择框中，选择“小标宋” （如果电脑中没有，可以从网上下载安装，或者用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是 62 磅，也就是 22mm ，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距” 选项卡，在“缩放”选择框中选择“68%”，使单个字的宽度缩小为高度的 68% ，即 15mm 。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。 3. 选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62 磅”，单击确定。

（三）确定并标识发文字号—— 1. 在文档的第三行和第四行分别输入大小为 3 号字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16 磅”，即 3 号字的高度值，这样就根据《格式》的要求，在发文机关标识下面空出了两行的位置。 2. 根据公文内容拟定发文字号，比如“鲁电〔 2006 〕 26 号”，用 3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。 3. 选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

（四）标注红色反线—— 1. 在文档的第六行，输入一个大小为 11 磅即约 4mm 的回车符； 2. 选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 3. 在第六行回车符的下面插入一条长度为 156mm 宽度为 1mm 的红色反线：单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择 “颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”，线条虚实为“实线”，线条粗细为 “2.8 磅”，即 1mm 。单击“确定”，完成线条格式设置。

（五）设置标题—— 1. 在文档的第七行和第八行分别输入一个 3 号字大小的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16 磅”； 2. 在文档的第九行和第十行输入公文的标题，（因为该公文标题较长，需占用两行的位置）并设置成 2 号小标宋，居中排布。同时，把两行的行距设置成“固定值”“33 磅”。因为 2 号字的高度是 22 磅，把行距设置成 33 磅，就是使用了 0.5 倍行距，从视觉效果上看比较美观。

（六）设置主送机关—— 1. 在文档的第十一行输入一个 3 号字大小的回车符，并把这一行的行距设置成“固定值”“16 磅”； 2. 在文档的第十二行输入主送机关名称，并设置成 3 号仿宋体，居左顶格排布，后标全角冒号。 / 考·试·大 / 然后，把这一行的行距设置成“固定值”“16 磅”；

（七）设置正文—— 1. 自文档的第十三行起，输入公文的正文，每自然段首行左空 2 字，回行顶格。 2. 输入完毕后，选择全部正文，设置成 3 号仿宋体字，行距为“固定值”“28.8” 磅。根据公文格式标准一般情况下正文每页排 22 行，每行排 28 个字的要求，正文的行距应该设置为 28.8 磅。

（八）设置成文日期—— 成文日期的标注位置需要经过计算。对于单一机关发文来说，成文日期的标注位置应该满足加盖印章时“印章上距正文 2mm ~ 4mm ，下压成文日期”的要求。由于一般机关或者企事业单位的印章直径都是 45mm ，加上与正文的距离 2mm ~ 4mm ，这就要求成文日期的下边缘与正文最后一行的下边缘之间的垂直距离保持在 47mm ~ 49mm 之间。这个距离减去成文日期字符本身的高度 16 磅，即 5.6mm ，则需要在正文的最后一行与成文日期之间空出一个 41.4mm ~ 43.4mm 的距离，换算成磅值，就是 117 磅~ 123 磅。因此： 1. 在正文最后一行的下面输入一个高度为 117 磅~ 123 磅的回车符，然后把这一行的行距设置为与回车符高度相等的“固定值”； 2. 在空行的下面输入成文日期，并设置成 3 号仿宋体字，采用右对齐方式； 3. 把光标放在成文日期的最后，连续输入 8 个空格，以满足《格式》中单一机关发文成文日期“右空 4 字”的要求。

（九）设置印发机关和印发日期—— 把光标放在公文末页的最后一行，输入印发机关和印发日期，并设置成 3 号仿宋体字，印发机关左空一字居左，印发时间右空一字居右。印发时间使用阿拉伯数码标识。比如输入印发机关“山东电建二公司办公室”，“2006 年 12 月 31 日印发”。

（十）标注主题词—— 1. 根据公文的标题、...