一套简单的文书档案管理制度

[机关文书工作制度]1、收发规范：收文发文按规定进行登记。对来函、来电、信息、简报、出席会议带回的文件以及本局的请示、汇报、通知等公文，均由办公室专人负责登记。做到收文登记齐全及时；发放...+阅读

一套简单的文书档案管理制度

为加强学院文书档案管理工作，使文件管理科学化、规范化，现制定有关管理制度。

一、文书档案资料归档制度

1、学院及各单位的工作计划、总结、各类专题总结报告，学院主要领导的发言稿，每学期考试成绩统计，各类报表，重要教学活动和教改经验总结，被刊登的文章，指导及经验说明等。

2、校内外学科竞赛优胜者名单、名次、成绩、专题上报材料等。

3、各类奖惩材料，学生花名册及各种统计报表，各种活动记载等。

4、图书仪器、设备增减、统计材料、固定资产登记、校舍设施改造检修记录、基本建设整套资料、有关合同等。

二、文书档案管理工作人员职责

1、档案管理人员经常认真学习理论和党的方针政策。

2、档案员要加强业务学习，努力提高文书档案的管理水平，使文书档案更好地为学校工作服务。

3、做好文书档案资料的报关和保密工作，做到档案内容不外传，资料不损坏、不散失。

4、经常做好档案资料的收集、整理和归纳工作。

三、文件登记传阅制度

1、上级来文及来往重要公文，都需经办公室收文登记、编号手续。

2、上级来文及来往重要公文，登记后贴上文件传阅单，经领导签约意见后转有关部门传阅和办理。

3、对传阅的文件凡属办公室催办的，及时了解办理情况，属有关部门办理的，及时催办归档。

4、办公室定时做好文件的清理及归档工作，如发现文件缺少应及时追查。

5、办公室所有文件每学期期末进行一次清点。

四、文书档案借阅制度

1、查阅档案时防止损害档案。

2、不得在档案上作任何标记和符号，不准撕毁、涂改档案。

3、查阅者不能擅自借阅与其利用目的无关的档案。

4、文书档案一般不借出，如确因工作需要必须借用时，应征得办公室负责人同意办理借阅手续，并做好保密工作。

5、外单位因工作需要来本单位查阅档案，需凭单位说明信、经办公室负责人同意方可查阅，但一律不外借。

如何管理文件档案？详细说明怎样管理

转载文件档案立卷归档制度1.1立卷归档范围及整理方法 1.1.1文件（包括印刷品和音像制品等）归档范围 1.1.1.1凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料均应归档。 1.1.1.2不宜由各部门保管，应直接交存档案室的文件材料。 1.1.1.3公司项目发展、建设、经营业务中产生的法律和政策文件，包括章程、合同、证书、执照、政府批文、规章、制度、法律案件处理文件、会议纪要等。 1.1.1.4公司发展战略、经营规划等有重要意义的文件。 1.1.1.5本公司的科学技术专业文件。 1.1.1.6工程建设设计、施工、竣工等过程中形成的文件和图纸。 1.1.1.7各类财务资料由财务部门负责归档保管。 1.1.2档案整理方法 1.1.2.1各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理和移交，在积累过程中要做好原始文件的登记工作。

1.1.2.2各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工作计划和管理标准，列入有关人员的职责范围，并作为考核的依据。 1.2档案立卷归档流程1.3档案分类与归档范围 1.3.1分类说明凡牵涉到具体工程项目的立项申请、批复、有关证照及合同、协议等均归入所属基础资料档案，但有关公司、分部的此类文件归入文书档案、合同档案。 1.3.2文书档案的编号标准1.3.3声像档案的编号标准1.3.4档案密级分类 1.3.4.1密级档案是指依照法定程序确定的，在一定时间内只限一定范围人员知悉的档案。 1.3.4.2非密级档案是指不宜在社会上公开只限于公司内部员工查看的档案。 1.3.4.3档案的密级分为四级绝密级、机密级、秘密级、和非密级档案 1.4归档要 1.4.1归档文件材料的质量要 1.4.1.1必须是原件、正本，符合文件格式 1.4.1.2必须签字、审批手续完备，字迹清楚，图面整洁 1.4.1.3必须齐全完整、装订整齐、并经适当的整理 1.4.1.4是传真件的应复印后以复印件归档 1.4.1.5要用耐久的字迹材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止采用圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等易退色的字迹材料。

2 档案整理及维护制度 2.1档案整理工作原则及内容 2.1.1档案整理工作的原则 2.1.1.1档案的整理应该充分利用原有资料作为整理的基础。 2.1.1.2档案的整理必须保持文件之间的历史联系 2.1.1.3档案的整理必须便于保管和利用 2.1.2档案整理工作的内容 2.1.2.1系统排列和编目 2.1.2.2局部整理 2.1.2.3全过程整理 2.2档案维护的要 2.2.1维护档案的完整性（质量上的完整和数量上的完整） 2.2.2维护档案的安全性（物质的安全和法律的安全）3 档案借阅和复制管理制度 3.1档案借阅审批权限和借阅范围 3.1.1绝密级档案除公司领导批准外一般不能查阅。经公司领导批准，借阅人可按批准内容分别进行查阅、摘抄、复制或借用。 3.1.2机密级档案须总经理或其授权人员批准方可借阅或复制。 3.1.3秘密级档案和非密级档案由一级部门主管批准方可借阅或复制。

3.1.4所有合同档案的借阅或复制除一级部门主管签字外还须总经理或总经理授权人员批准。 3.2档案借阅与归还程序 3.2.1借阅人员填写《档案借阅登记表》。 3.2.2按审批权限报领导审批。 3.2.3借阅人员持经批准的《档案借阅申请表》到档案室或本部门档案员处借阅，并在《档案资料借阅登记表》登记、签字。档案管理员同时将借阅情况输入电脑中，并将《档案借阅申请表》存入档案所在的卷盒中。 3.2.4借阅人员归还所借档案时，档案员应进行清查，确认无误后在《档案资料借阅登记表》和电脑中注销，同时将《档案借阅申请表》从卷盒中抽出。《档案借阅申请表》要按月装订，保存一年后销毁。 3.3档案复制管理 3.3.1借阅人员需复制档案应事先在《档案借阅登记表》上注明，并呈领导审批。

3.3.2档案复制由借阅人员持经批准的《档案借阅登记表》到有关复印员处复印。 3.3.3密级档案未经相应审批人员批准，复印员一律不得进行复印。 3.4人员的要 3.4.1严格遵守公司保密制度有关规定，保守公司档案秘密。 3.4.2对所借的档案要精心保管，不得丢失，不得在档案上乱画、拆散、抽出、修改、折叠、拍照或转借他人。 3.4.3档案借阅时间不得超过10天。确因工作需要不能按时归还者，应办理延期手续。 3.4.4出差、请长假（半月以上）或辞职者应把所借档案及时归还，每年春节前夕所有外借档案一律归还档案室。 3.4.5因工作需要（如档案更改、报废）档案员通知归还档案时，应在24小时内归还，如不及时归还，所造成的后果由借阅人员负责。4 声像档案的存档要及保管制度 4.1对于声像档案的存档要 4.1.1归档的声像材料必须是原件、原版，各部门或个人不得私留声像档案。

4.1.2归档声像材料必须声像清晰、完整、准确。 4.1.3归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物。 4.1.4归档的照片底片，必须详细说明发生的时间、地点、事件内容。 4.1.5归档的照片入库后，照相费用方可报销。 4.1.6归档的录音带，录像带必须注明每盘带内录入的内容。 4.1.7归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本、或标明备份数据名称及备份时间。 4.2声像档案的保管制度 4.2.1按不同类别和载体使用不同的装具，分别排列保存。 4.2....

如何做好企业的文书档案管理工作

档案管理工作主要是制定符合企业实际情况的档案管理制度，做好具体的档案分类（档案分类不一定越细越好，应该化繁为简），并采用信息化系统，按照档案管理相关规范，将档案管理工作落到实处。同样，文书档案也是其中的一种。

很多企业关于文书档案的管理基本上都已经是全面电子化了，基本上都是利用OA从草拟、审批等到最后的归档，全电子流程解决。

楼主可以采购产品化的档案管理系统，然后委托OA系统或是档案管理系统的开发商，去开发一个OA和档案管理系统的接口，等于是在两个系统中建立一个桥梁，让档案管理系统可以获取到OA系统中需要归档的文件，在档案管理系统中进行管理。

如果还没有OA系统，可以考虑采用汇博通知识管理系统，可以应用到企业管理的各个方面，包括文件管理，档案管理，内容管理，证照管理，综合知识资源整合以及大数据应用等以知识文档为基础的众多领域，助力推进企业知识文档的一体化管理，不论显性或隐性知识都有相应的功能模块，实用性较强，并配有移动端，可实现移动办公/协作，移动考勤，即时沟通，信息查阅以及知识共享等功能。

同时，它也是一个比较全面的档案管理系统，在满足纸质档案管理的同时，对数字化档案的管理进行了特别的优化，可满足各种综合档案馆和专业档案馆对于数字化档案管理的需。下面是系统的特点：

1、适应各种档案管理需要的自定义分类架构；

2、纸质档案与数字档案统一管理；

3、属性自定义适应不同类型档案的管理需要；

4、一键式的归档工具；

5、档案密级与利用权限（增、改、删等）组成的权限管理；

6、系统日志详细记录档案的利用与实施情况；

7、档案搜索支持；

8、借阅与归还模块；

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