秘书的参谋辅助职能与秘书的综合素养

[办公室秘书年度考核总结]办公室秘书年度考核1 本人自年参加工作以来，在单位领导的正确指导下，在同事们的支持帮助下，经过自己的不懈努力，思想政治素质和业务工作能力都有了明显的提高，已逐步成为组织放心...+阅读

秘书的参谋辅助职能与秘书的综合素养

【摘要】秘书的实际参谋效应，主要取决于秘书人员参谋水平及能力。而秘书参谋水平及能力，又同其自身的素质与修养相关。秘书参谋效应的好坏，参谋辅助作用的大小，在正常情况下，同其综合素养的高低存在着对应的正比关系，因此，秘书参谋辅助之本在于秘书的综合素养。随着社会主义市场经济体制的建立和完善，秘书

工作在适应体制转轨过程中，以积极态势快速跟进，特别是在思路、方式、手段等方面也迅速改变，秘书参谋辅助职能主要是围绕领导者的管理目标，决策思想，随时有效地为领导者进行决策管理提供准确全面的信息，即时针对领导者的咨询给予切实明确的回应，应需提出通过周密思索论证而形成的建议与方案，以及进行决策实施中的某些协调和督察辅助，乃至为领导拾遗补阙，提醒劝谏。十分明显，秘书的实际参谋效应，主要取决于秘书人员参谋水平及能力。而秘书参谋水平及能力，又同其自身的素质与修养相关。秘书参谋效应的好坏，参谋辅助作用的大小，在正常情况下，同其综合素养的高低存在着对应的正比关系，因此，在以科学发展观为指导，构建和谐社会的大背景下，探讨秘书人员的素养，对开创秘书工作新格局有着现实和深远的意义，笔者根据学习和工作的体会，认为秘书人员要发挥好参谋助手作用必须具备以下几方面的素养。

一、良好的政治思想素养是参谋决策的

风向标

作者简介：刘春森，男，江西城市职业学院院办主任

1、正确鲜明的政治态度。无论是国家机关、企事业单位秘书，还是民营企业、民非单位的秘书，其政治态度，首先表现为讲政治，要有实现共产主义理想的坚定信仰，一切工作必须以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想为指导，坚持科学的发展观，理解并贯彻党的“一个中心、两个基本点”的政治路线，确保鲜明正确的政治态度和立场，具有能够判明大是大非的政治敏锐性与鉴别力。其次，必须努力学习、理解党和国家的大政方针，掌握本系统职能运行密切相关的政策，条例，熟悉本系统内的具有指导意义的具体政策，规章制度。同时还要学习掌握相应的法律、法规，保证自己在参谋辅助决策及决策管理过程中所必须具备的相当的政策水平和法治意识。特别是民营企业和民非单位的秘书，正确处理单位利益与国家利益有着十分重要的意义。

2、无私奉献的价值观念。秘书作为一种职业或一种职位，它不构成阶级或阶层，但它却占有性质、大小不一的空间，拥有大小不同的权力，也承担相应的义务，秘书的“天赋地位具有明显的依附性”，从秘书的行政组织中以及在领导身边的地位和作用来说，秘书是助手、是配角，这是秘书的基本角色，每个秘书人员都应该具有这样的角色意识，自觉地，心甘情愿地当好助手和配角。秘书工作的辅助性特征，决定了秘书人员参谋成果的潜隐性，同时，又决定了秘书参谋辅助工作更见被动辛劳、负重清苦，重压重负下重要的辛劳价值，与注定要无闻无显的价值形态形成明显反差。正确理解这一反差，树立无私奉献的价值观念是秘书人员做好参谋辅助工作所必须具备的基本思想素质。作为秘书人员淡泊名利，不为名利所诱，不被世俗所惑，要耐得寂寞、安于清苦、一身正气、两袖清风、兢兢业业、任劳任怨，乐于默默奉献甘当无名英雄。如：秘书人员出谋划策时，领导采纳了、拍板了，不能认为是自己的功劳，讲话稿写出来了，领导看过了，讲过了，在刊物上发表应当署领导的名。在做完每项参谋工作后，应想到自己的工作离不开领导的关心指导，要认识到秘书无论是写材料还是做事情，都是在贯彻领导的思想和意图。因此秘书必须记自己是在参谋，而不是参“断”，切忌喧宾夺主，越位争权。

3、辩证创新的思维方式。秘书参谋主要是从智力方面辅助领导者在认识客观世界，形成改造客观世界的决策、方略，并将其付诸实施。秘书参谋活动的思维认识特质，决定了相关秘书人员要能称职并有效进行参谋辅助，就必须具备正确认识客观世界的基本观点和方法。学习和掌握马克思主义的世界观及唯物辩证的思维认识方法论。只有掌握并运用这种科学的世界观与思维认识方法，秘书人员才可能避免思想认识的主观性，片面性与机械性；才有可能在具体的参谋辅助活动中，坚持实事求是的思想路线，发扬积极开拓创新精神；才有可能加强全面深入的调查研究，把握新信息，接受新知识，发现新情况，获取真知灼见；才有可能向领导者反馈真、准、全的咨询信息，提供切实中肯、参考度高的参谋建议、方案及意见，真正忠实积极、力争主动地当好参谋助手。

4、崇高的职业道德。职业道德是人们从事职业活动所应遵守的行为规范。各行各业都有自己的职业道德，秘书人员必须遵守以下五条最基本的行为规范（1）忠于职守。大而言之是忠于国家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。并且对自己的本职工作要认真负责、一丝不苟、恪守本分，甘当助手，不越权，不以二首长自居，不狐假虎威。（2）严12全文查看守机密。秘书人员的身份具有特殊性，工作在核心部门，领导身边，知密时间早，涉密范围广，稍不注意就有可能因泄密、失密而造成严重后果。秘书人员要严守党和国家机密，不泄露或出卖本单位的政治、军事、经济、科技情报，不泄露领导尚未决定的关系群众利益的事，也不要议论别人的隐私，以免制造矛盾、破坏团结，做到不该说的不说，不该传的不传，不该做的不做

，行则笃敬、口则慎言。（3）恪守信用。就是指秘书人员在工作中、人际交往中讲诚信，包括约定会晤、安排会议、组织会议、收发函件、传递文件都要准时；接受任务如不能按期完成，必须及时汇报，不能拖延或擅自改变。决不经易答允别人所托而自己力所不能及的事情，一旦答允就应尽一切力量办到。（4）文明礼貌。秘书人员工作的部门一般都是一个机关、单位的窗口，在待人接物时一定要热情大方、谈吐文雅、常带微笑，认真倾听群众的意见，对待群众不傲慢、不冷淡，对待上级不阿谀、不做秀。（5）廉洁奉公。秘书工作千头万绪，包罗万象，每天有大量的政务和事务需要处理，秘书人员要耐得住清苦，守得住小节，抵得住诱惑，正确对待名利和权力，以勤政廉政的良好作风做好领导的助手，切不可充当领导腐败的经纪人。

二、丰富的知识积累是秘书参谋辅助的

重要基础

现代社会是信息“爆炸”的时代，是知识经济时代，知识智力的作用日趋重要。秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知识面，秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识，因此现代秘书人员，必须具有丰富渊博的文化知识，合理的知识结构以及获取新知识的能力。

1、广博的文化知识修养。文化知识不仅是现代领导者必备的素质要求，而且是领导者提高素质修养的基础条件，领导者的层次愈高，所需知识修养则也要愈博愈精。但任何领导者，均不可能具备其管理所涉及的全部知识，因而他们在进行决策及决策管理过程中，要借用外脑，要倚重为之提供近身综合辅助的秘书人员给予咨询参谋，从知识及智力方面给予补充、辅佐。秘书人员的辅助性、综合性、机密性、服务性的职业特点，要求秘书人员必须具备广博的文化知识，成为知识相对渊博的杂家和通才。广博的知识面主要包含相关的社会科学知识，如经济、法律、政治、行政、社会学等；相关的人文科学知识，如哲学、历史、文学、艺术等；相关的自然科学知识，如数、理、化、生及自然辩证法等。只有这样，秘书人员履行职责才会视野开阔，思维敏捷，有洞察力，才能掌握全面辅助领导者，随时协助其获取深入的智力辅助的线索或途径。

2、合理的知识结构。秘书人员应当是通才与专才相结合的复合型人才，因而合理的知识结构就显得尤为重要。秘书人员合理的知识结构应当是以秘书学、管理科学知识为核心的各种知识的合理构成和搭配，包括基础知识、专业知识、行业知识以社会生活实践知识。具体来说，秘书人员合理的知识结构应当是：一是扎实的马克思主义理论修养，用其掌握基本立场、观点和方法，创造性地用于指导实践；二是娴熟的专业知识，包括：公文和应用文写作知识、文书制作和文书处理知识、档案保管知识、办公室管理知识、调查研究知识、会议组织知识、信访工作知识和公共关系知识等；三是丰富的人文科学知识和自然科学知识，这是秘书人员应有知识的基本层次；四是深厚的社会生活知识，秘书人员光靠书本理论知识是不行的，还必须有丰富的实践生活经验，才能为辅助决策服务；五是秘书人员还应当关注现实社会的发展，关注世界科学技术的进步，了解当代最新的发明创造，以及新方法、新思维、新理论，储备和应用新知识。

3、获取新知识的能力。对于秘书人员来说，丰富的文化知识与合理的知识结构，都十分重要，但更为重要的是要有获取知识的能力。因为受主客观条件的限制，秘书人员所掌握的知识毕竟是有限的，其丰富程度也是相对的，在科学技术迅猛发展的今天，秘书人员要应履行近身综合参谋辅助本职的需要，注重继续学习、学会学习，自觉挤时间向书本学习、向领导学习、向群众学习、向实际学习，在参谋辅助的实践之中不断学习、总结、积累和提高。

三、能力修养的高低是衡量秘书合格与

否的重要标准

秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力，主要是：写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、预测能力和使用办公自动化设备的能力。概括起来讲无非就是三大方面：

1、简明精当的表述能力。关于文章撰写、语言表述问题，1700年前晋代的陆机在其《文赋·序》中，便较深刻地论述到其难处：“每自属文，尤见其情，恒患意不称物，文不逮意。盖非知之难，能之难也。”其后宋代苏轼诠释了这一“能之难”：观物之妙，不能了然于胸，了然于胸，不能了然于口和手。而秘书参谋辅助的最基本的工具和手段就是文字材料、口头语言以及以公文撰拟为主的文字工作，以口头表述为主的语言沟通活动，这是秘书当好参谋助手的基本能力和看家本领之一。秘书的文字表述集中在公文的撰拟方面，要力求篇幅简短，在内容充实的前提下，有话则长，无话则短，意尽言止；要崇尚文笔扎实，力求朴素自然，庄重平易，精当得体；要保证内容明晓，坚持一文一事表述集中；观点与结论鲜明，一针见血，具有说明力；要确保行文通畅，一目了然。如诸葛亮的《出师表》，在不到800字的文章里写出了当时蜀国的处境，自己的身世，同时对后主刘禅的错误进行规谏，提出了自己的希望，整篇文章思想朴实，富有情感、内容丰富、是传颂千古的典范公文。又如魏征的《谏太宗十思疏》，参谋者使用书面文字材料间接向参谋对象进行参谋，规劝唐太宗“居安思危”，文章没有系统阐述，只是用“总此十思，宏兹九德”这样的话来达到最佳效果。

2、精明干练的行为能力。精明干练是秘书人员在参谋辅助活动中通常应有的一种业务行为的能力体现，在实际工作中，秘书人员要能思维敏锐、机灵周到、耳聪目明，善于调动自己的知识才能，运用自己日常积累的工作经验去观察、思索、把握、处理本职工作，及时准确接收理解领导者的活动意图，敏锐迅捷抓住事物的关键和实质，迅速周密形成切中领导意向与实际情况的参谋辅助意见；要能立足系统大局，时时追随领导者职能视野，胸怀全局、胸中有数、有备有方，适应领导者的辅助需要，一示即明，一拨即动，暗示亦明，未拨亦动，精明干练地为领导者进行科学决策、实施决策管理提供参谋辅助服务。

3、娴熟的动手操作能力。随着网络时代的出现，办公自动化设备的利用率越来越高，网上办公，网上谈判，网上交易等，凡是办公室拥有的器械、设备，如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、传真机、碎纸机、网络通讯设备等，秘书人员都应学会使用，甚至是汽车驾驶。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员如具有使用动手能力，可以备工作上的不时之需。

因此，秘书人员各种能力水平的高低，在相当程度上左右着参谋辅助效应，这也是衡量一个秘书合格与否的重要标准。

四、健康的心理素质是参谋辅助的重要

保证

我们这里所言心理素质，是非智力因素的心理状态，即起动力作用的人脑机能，是人们对自己的思想、言行带有指向支配、左右作用的动机、志趣、意志、气质、情绪及性格等方面的心理素质与修养。履行参谋辅助职能的秘书人员，其职能特征使之责任不小，负荷繁重，矛盾突出，付出与获得的反差明显。因此，秘书人员要适应并做好参谋辅助工作，必须要有一个健康、良好的个性心理素养，概括起来，大致有以下四种个性心理素养。

1、弘毅不折的坚强意志。《论语》有言：“士不可不弘毅，任重而道远”。面对繁芜艰难、错综复杂的参谋辅助工作，秘书人员要自觉、自信、机敏、坚韧，排除干扰、拒斥诱惑，不依附盲从，独立思考、善拿主见，克服畏缩、迎难而上，坚定不移地做好各项参谋助手工作，保证各项任务圆满完成。

2、自知、自制的承受能力。秘书人员要有自知之明，善于控制自己，调节平衡情绪，具备良好的心理承受能力，要自省、自警、自律、自制，有相应职能心态，处于顺风不争功，不忘乎所以；面对顿性，不诿过，不灰心丧气，善于适应环境情势，时刻检点约束思想言行，抑制冲动浮躁，防止脆弱失衡。应坦荡磊落，开朗平稳，具备较强的心理承受及心绪平衡能力。

3、沉着稳健的行为气质。我们这里指的气质是指典型、稳定的心理特征在行为中所表现出的一种相当稳定的行为状态。秘书近身综合参谋辅助领导者的职能规律，要求秘书人员必须具备沉着稳健的行为气质，不能躲在领导后面畏畏缩缩，应做到临乱不慌、处变不惊、谨慎行事、沉着应对。

4、戒慎恐惧的职能心态。《墨子·天志下》云：“戒之慎之，处人之国者，不可不戒慎也。”《易·震》云：“君子以恐惧修省。”戒慎者，要求人慎独自律，自警自戒；恐惧者，要求人使命感强，多想事物复杂的一面，兢兢业业，切实有效行事。秘书人员保持戒慎恐惧的职能行为心态，也是秘书人员顺应其职能规律的一种必备的职能心理素养，要做到这点，就必须得对人民、对事业有高度的责任心和义务感，心系全局，深谋远虑，胆大心细，如临深渊，如履薄冰，瞻前顾后，总是周到、高效地完成参谋辅助任务。

综上所述，要使参谋效应达到理想的效果，就需要秘书人员在具备相应的政治、思想、道德素养的同时，还得具备相当适应近身综合参谋辅助的知识、业务、能力及作风等方面的素养，因此，秘书参谋辅助之本在于秘书的综合素养。

主要参考文献：

1．张清明《秘书参谋职能概论》

武汉大学出版社2001

2．黄强《领导科学》

高等教育出版社2001

3．陆瑜芳《秘书学概论》

复旦大学出版社2005

4．赵中利《现代秘书心理学》

高等教育出版社2004

5．刘盼遂《中国历代散文选》

北京出版社1980

6．徐普平《试析秘书的参谋素养》

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