从项目管理角度说明如何做好一个会议的筹备管理

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不同行业或者领域的项目，其项目的会议形式、会议类型、会议条件、会议议题设置都会有所不同，但是，就为实现会议最佳效果的会议筹备、准备却不乏共同之处。准备充分，组织良好的会议是研究和解决问题的有效管理方式；反之，既造成资源浪费，还会给会议这种原本具有集约、高效管理功能的管理方式带来消极影响。

无论是何种会议，共同的核心问题在于如何清晰认识、集中掌握、系统分析、充分的准备和利用会议资源。即真实全面的会议资讯、合适的会议参与方选择，恰当的时间安排，充分的会前协调准备。

以无差别为前提，对于具有普遍适用性的项目会议组织来说，项目会议可以分为两种基本类型：基于项目正常进行过程的例行会议和针对个别偶发问题的临时会议。

由于项目例行会议一般是根据合理的工作周期预先设置安排的会议，所以，应该尽可能地将会议纳入例行管理工作程序，明确会议资源需求和标准，制定合理的会议议程，既定会议时间，提出与会人员要求，突出会议目的。满足能够通过会议了解现实，认识问题，研究决策，提出解决方案的需要。例如，对项目进度资料、质量数据、投资使用状况提出具体要求；对与会者的层级作出具体规定；对会议资讯做出通报、核对、统一的议程安排等等。同时，会议组织者应该于会前进行直面工作现场的独立调查、分析、预想，使会议准备足够充分。

鉴于临时性会议处理的是偶发性问题，所以提出具体的会议准备要求并不容易。具有普遍性的适用原则是：详尽核对和落实针对的问题，对合适的与会方做出正确判断，尽可能沟通已知会议资讯，确定合适的会议地点和方式。由于会议准备难以保证充分，临时性会议经常不能保证一次性有效解决问题，但是，应该力争做到第一次会议成为能够迅速有效解决问题的条件。即为再次会议做出充分准备或者以非会议方式解决问题的条件。

开好会议，即便是项目会议这样的单一问题，也不容易简单叙述清楚。上述大原则仅供参考。总之，开好会议，既需要管理素质和技能，也需要管理组织艺术，会议组织者素质尤其重要，甚至在某种程度上起决定性作用。开得好的会议，一定是即能全面掌握情况又能解决问题的会议。事实清楚，分析准确，处置及时得当是开得好的会议的标志，所有会议筹备始终面向这一标志的实现，是做好会议筹备的关键。