文秘工作流程是什么

[文秘工作都干什么]现在中小型公司中，文秘的工作应该就是以电脑、文件柜为中心的勤杂人员，日常工作是以你的老板或你的主管为中心的所有小P事都由你来做。比如说，老板或主管安排你一些日常性的工...+阅读

文秘工作流程是什么

文秘工作流程：

一、任务1：撰写公司总结、发言稿等各种生产经营性材料工作程序：上报材料----撰写初稿----领导审阅修改……上交定稿

1、第一个步骤：上报材料

（1）办公室按集团要求，及时通知各部门上报材料；

（2）各单位按照时间、内容要求，上报季度、年度总结等材料（电子版）。存在问题及处理建议：

（1）个别部门不能按时上报产生的原因：工作效率低，最重要是领导重视程度差解决方法1：电话催促（可控）解决方法2：行政手段加大考核力度

（2）总结内容不全面，主要是工作措施多，数据支撑力度不够产生的原因：一是个别部门负责人工作能力很强，但文字总结能力较弱，其总结不能全面深入地反映工作成绩；二是个别部门平时忙于生产，月底时因时间紧不能及时提供准确数据，罗列成绩、措施多，总结分析不够深入；四是部门分工不同，个别职能部门的工作成果难以用数据量化。解决方法：一是各部门负责人在干好日常工作的同时，加强学习和总结，提高文字总结和分析能力；二是办公室多与各部门加强沟通，督促各部门及时补充提供各种数据；三是各部门要重视对工作的分析总结，做到全面、深入，能确实发现问题、总结出经验、提出对策、做好下一步工作计划。

（3）生产、销售、财务部门提供的数据存在不统一现象，向集团上报时难以确定。产生的原因：一是各部门统计的依据、计算方法不同；解决办法：一是生产科提供的数据必须经主管领导批准后，以向集团上报的数据为准；财务科提供的数据必须在向集团上报数据的基础上，经董事长或总经理确认；二是对外报的总结中，生产数据以生产科提供为准，各车间数据作为参考；收入、利润、回款等经营数据以财务科提供为准，销售部数据为参考；管理费用、营销费用、采购费用等其他数据以财务科提供为准，各部门意见为参考。

2、第二个步骤：完成初稿（主要是需上交集团的材料）根据集团及公司要求，办公室文秘人员对各部门工作重点进行梳理，统筹考虑公司全年重点任务及各系统、各方面的工作，全面、深入、有序地总结工作成绩及存在的问题，并根据公司领导班子的意见，提出下一年的工作计划及重点措施。

3、第三个步骤：初稿审核及修改

（1）办公室文秘人员形成初稿后，交办公室主任审核；

（2）办公室主任确定后，电子版发各主管领导审阅，并请提出修改意见

（3）办公室根据各主管领导的意见对初稿进行完善修改

4、第四个布骤：定稿并上交

（1）将修改后的初稿交总经理审阅并定稿；

（2）定稿根据要求，发集团相关部门

二、任务2：文件管理工作流程：接受文件……登记签批……执行落实……整理归档

1、第一个步骤：接受文件办公室根据集团通知，指派人员取文件或通过会议等其他途径获取文件

2、第二个步骤：登记签批

（1）文秘人员对外来文件进行登记（来文时间、单位、主要内容等）：

（2）文秘人员填好文件处理签后，交办公室主任填写处理意见；

（3）根据处理意见交主管领导批示；

（4）根据领导批示印发相关部门执行。

3、第三个步骤：文秘人员将处理过的文件按要求进行归档。

三、任务3：制度建设工作程序：制订计划……制定完善制度……审阅修改……批准执行

1、第一个步骤：制订计划：

（1）办公室组织各部门根据实际情况上报制度建设计划：

2、第二个步骤：制定完善制度

（1）办公室根据公司要求下发制度建设计划；

（2）办公室组织督促各部门根据本部门工作实际，制订完善各项管理制度。存在问题：上报不及时，个别部门制度过于简单，不深入不全面。产生的原因：个别部门负责人忙于事务工作，疏于分析总结经验教训，对制订完善管理制度，加强科学管理重视不够。解决办法：一是提高部门负责人的科学管理意识，强化按制度管理理念；二是部门负责人要加强学习，善于总结管理经验，增强全面管理意识；三是要增强所订制度的有效性和可操作性，便于制度的贯彻执行；四是办公室做好与各部门的沟通，及时传达领导意见和要求。

3、第三个步骤：审阅修改

（1）各部门将所订制度交主管领导审阅，并提出修改意见。

（2）各部门根据意见修改完善，交主管领导签字确认。存在问题：个别部门制度交领导后，未及时通知领导审阅，使文件长久搁置，无法执行。解决办法：各部门对交领导审阅的制度，及时跟踪落实修改意见。

4、第四个步骤：批准执行

（1）各部门对主管领导确认过的制度，及时上交公司办公室，统一管理归档。

（2）办公室对各部门上交的制度，根据情况及时征求领导意见，属公司层面的重要制度，及时请经总经理签字下发文件；属部门内部制度的，由各部门根据主管领导意见执行。

四、任务4：督查落实工作流程：

（1）根据每周例会上领导布置工作制做督查表并下发相关部门；

（2）每周五收集各部门工作完成情况表及部门周计划完成表；

（3）每月29日前，根据月初第一次会议上领导布置的本月工作及各项指标，实际督查各部门完成情况。由各职能部门及车间提供相关的生产、经营数据。汇总后交公司领导或在下月例会上通报评价结果。

五、任务5：其他阶段性活动材料的准备工作流程：根...

如何管理自己的办公电子文件？

办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。

在行政机关中，大都把办公自动化叫着电子政务，企事业单位就大都叫OA，以前常叫无纸化办公，后来叫办公自动化，再后来叫OA 办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office Automation，缩写为 OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，即包括网络化的大规模信息处理系统。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。

办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。这些都需要办公自动化的辅助。人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。...

文件控制程序

一、文件收发处理程序公文办理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。公文处理必须做到准确、及时、安全、统一。公文由总经理办统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。

（一）收文处理

1、对收到的各级各类外来的公司文件，由公司总经理办秘书负责收拆、登记、初审、送签、清退和保管；总经理的收文，由公司总经理办公室签收；公司领导的亲自收件，一律交收件人亲自处理；

2、对公司的收文要进行详细登记《来文处理笺》，主要包括来文机关、来文标题、送签领导、拟办意见等。

3、对需要办理的公文，由公司总经理办填写《来文处理笺》，由办公室主任提出意见后，送总经理签批。总经理办按照总经理的批示做好办理工作，要求各部门均实行公文催办制度，负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应做到件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

4、对只需阅知的公文，由公司总经理办填写《来文处理笺》，送总经理、副总经理及有关人员阅知；

5、各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压；

6、总经理办负责收集国家、相关行业法规以及最新版本的标准，统一编号，装订成册，分发至相关部门使用；

7、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。

当年文件应于第二年第二季度移交完毕，个人不得私自保存应当存档的公文；

8、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由总经理办档案部门定期销毁。

（二）发文处理

1、对以公司名义外发的文件，由公司总经理办主任拟稿、审核。审核的主要内容：是否符合党和政府的方针、政策；是否符合文字规范；是否符合公文格式；提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；涉及其它部门、地区的问题是否协调一致；审批手续是否符合要求；文字是否正确地反映了原来的意图、是否简明扼要、通俗易懂，文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文字是否规范，文中有无错漏等。

2、审修后的文件，由公司总经理办填写发文处理笺，经公司总经理办主任审核后，送总经理签发。

3、文件经总经理签发后，由公司总经理办文秘人员负责按规范打印、装订、用印、发出、存档

（一般存两份）。

4、文件打印要按公文格式进行，文件的字数多少要和纸幅大小相应，尽量避免末页无正文的现象，如出现这种情况，应在末页注明“此页无正文”字样。

5、字迹要求清晰、整洁、排列匀称，注意保护原稿，不得涂抹或污损。

6、密级较高的文件应专人打印，大量印刷应指定专门场所；

7、印刷文件需认真校对，重要文件应实行复核甚至三校，以保证正确无误。校对后要签名再交打字员正式印文，印后如还需在公文上修改字句、数字、时间等，应盖上校对专用章；

二、文件立卷归档及档案的管理程序

（一）档案资料管理包括行政文档、营业档案资料两大项内容；

（二）档案资料管理由总经理办指定专人负责，编制《档案资料管理规定》，报总经理办主任批准执行；

（三）凡已办理完毕的，并具有保存价值的文书材料（包括收文、发文及底稿、会议记录、讲话稿、重要会议材料、簿册、照片、录音录像等），均应作为档案保存；

（四）立卷归档的范围要以公司本身形成的文件为重点，应作为永久保存，上级及相关业务部门来文可作为长期保存；