急公司员工档案应该怎么管理

[应该怎样管理一个公司的员工]管理员工的方法如下： 1、尊重员工：尊重员工是人力资源管理政策的立足之本。美国IBM公司提出的口号是尊重个人，如果员工不能在公司受到尊重，就谈不上员工能够尊重和认同公司的管...+阅读

急公司员工档案应该怎么管理

员工档案管理办法目的为规范公司员工人事档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理，特制定本规章。 2 范围公司针对所有员工的管理工作均应遵照本办法执行。 3解释人事管理档案：指公司为加强对员工的管理，而建立起来的有关员工基本情况的资料以及历次考核与异动等项的资料。 4 权责 4.1 全体员工人事管理档案的建立、管理工作由人力资源部人事管理专员负责，各人力资源派驻机构或人员应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的人事管理档案的建立、更新工作。 4.2 员工的人事资料由员工所在部门负责收集，并填写《人事（管理）档案资料移交清单》移交人力资源部。 4.3 公司员工的人事管理档案，必须是一级部部长（含）以上的领导在其所属员工晋升、奖惩、异动、了解基本情况时方有权调阅。

5 工作内容 5.1人事档案 5.1.1人事档案的调转 5.1.1.1员工可在被公司正式聘用之日起三十天内将人事档案转入公司。 5.1.1.2人力资源有义务协助员工办理人事档案调转手续。 5.1.2 人事档案的管理人力资源部负责按照国家有关法规和文件的规定，定期对员工的人事档案进行更新、整理。 5.2 人事管理档案 5.2.1人事管理档案的建立 5.2.1.1 人事管理档案应在员工到职一周内，由所在部门负责将员工到职后形成的人事资料收集完整，待员工经试用期考核通过，正式录用时将其人事资料移交人力资源部。 5.2.1.2 人力资源部对移交的人事资料要依据《人事管理档案分类目录》进行审核，发现有人事资料不完整的及时向相关单位和人员追索，以确保人事档案的真实与完整。 5.2.1.3 对营销人员、送货员、外派财务人员等特殊岗位的人员应收取学历证原件；对外派财务人员还需收取执业资格证、职称证原件；对营销人员及非总部财务人员同时需收取担保文件。

5.2.1.4 收取员工相关证件时，应向对方出具收据（一式二份），一份交对方，一份存入档案袋（盒）查验。 5.2.1.5人事资料收集、归档后，人事管理专员应在档案袋（盒）上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人姓名。 5.2.1.6 档案管理员应将档案资料分类存放、严格保管。 5.2.2 人事管理档案的健全、更新 5.2.2.1公司员工考核、任免、奖惩、教育培训、薪资调整、职务异动等人事资料一经形成，员工所在部门应及时协助人力资源部整理相关资料。 5.2.2.2员工调任、晋升、降职、免职等人员异动资料归档时，除按资料形成时间顺序排列装订在档案第三类外，同时应在《人员薪资/异动变化记录表》中登记。

5.2.2.3员工薪资变动资料归档时，除按资料形成时间顺序排列装订在档案第五类外，同时在《员工薪资/异动记录表》中登记，如因调任、晋升、降职等人事异动涉及薪资变动时，所归档资料仍放第三类。 5.2.2.4人力资源部人事管理专员在对收集上来的各项人事资料审核无误后，应参照5.2.1.5条款规定交档。 5.2.3人力资源部本着对员工负责的态度，按照人事档案管理的有关规定，定期填写《人事（管理）档案资料移交清单》。 5.2.4 人事管理档案建立后，由人力资源部按照档案管理的有关规定统一保管。 5.3 人事档案及人事管理档案查阅、借阅及复印管理 5.3.1 有下列情形之一时，方可查、借阅人事（管理）档案： a. 了解所属员工基本情况； b. 员工晋升、降职； c. 员工奖惩； d. 员工调动。

5.3.2查、借阅及复印人事（管理）档案的手续 5.3.2.1查阅人事（管理）档案的手续 a. 须查阅人员（管理）档案时，查阅人持所属一级部部长签批的《人事（管理）档案查阅/借阅单》，经人力资源部长签核后，即可到档案室查阅所需的人事资料。 b. 查阅人事（管理）档案，必须在档案室内完成；不准将有关资料私自带出或复印。 5.3.2.2借阅人事（管理）档案的手续 a. 须借阅人员（管理）档案时，借阅人持所属一级部部长签批的《人事（管理）档案查阅/借阅单》，经有核准权限的人员签核后，即可到档案室办理借阅手续。 b. 人事（管理）档案的借阅期限，一般为十五天，特殊情况可延长至一个月。借阅人必须保证人事资料的安全、完整，不准私自复印或转借他人。 c. 借阅档案人员应按期交还所借阅之档案，逾期未还者，档案管理人员有责任进行追索。

d. 归还档案时，档案管理人员应依《人事（管理）档案查阅/借阅单》的记载逐一核对，并检查档案资料的完整性，确认无误后，在《人事（管理）档案查阅/借阅单》备注栏中注明归还日期。 e. 因工作需要确需调阅员工人事档案的，由人力资源部负责与（b）联系。 5.3.2.3确因工作需要，要复印人事资料者，在《人事（管理）档案查阅/借阅单》上标明，必须经人力资源部长核准方可进行。 5.3.3人事（管理）档案的借阅及复印者，应注意资料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成资料丢失、损坏或不注意保密擅自扩大资料的阅读范围影响者，而对当事人造成损失或不良影响者，责任由其个人承担。 5.4 离职人员档案的处理 5.4.1 退档手续的办理离职人员持经核准的《离职（调动）交接表》到档案室办理。

5.4.2 人事管理专员需将离职人员离职...

公司档案管理制度

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位说明信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

文档管理的方法

1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。

2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。

3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2,1.5,2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。

4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》。我们公司用日事清做文档管理，

5）日事清作为一种电子文档管理工具给我们提供了完整的文档管理功能，它覆盖了文档管理全生命周期各环节的管理要。我们公司把日事清作为文档管理的主要工具。