小企业的档案整理

[如何整理建设企业知识库]对于企业而言，整理建设企业知识库，构建一套完整的知识收集、共享、创新的流程，已经成为强化企业核心竞争力的重要手段之一。为了更好的推行知识管理，让内部员工更快地接受知识管...+阅读

这是我们公司现在用的，我自己编的。如果觉得有用，就收下吧。

一、目的：

为有效地保护和利用档案，实现任一档案文件可编码、可查询，对档案系统化管理，特制订本规定。

二、适用范围：

公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动所直接形成的对企业有存储价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

三、职责：

总经办为公司所有档案的归口管理部门，由总经办设专职人员负责管理企业各类档案的分类、建档、借阅、更新及原档案的保管工作。

四、档案的分类标识及编码方法

1档案的分类：档案按其所属大类进行区分，统一存放于档案盒内，档案盒命名即为档案所属大类。若同一类档案较多需多个档案盒，可加设序号。示例：外部来文①、②。

2档案的存放：命名后的档案盒存放于档案柜中，并标号。若第1号档案柜内到14号档案盒存满，则第2号档案柜由15号开始编码。同名档案盒标号统一。

3档案的编码：档案编码采用数字型档案分类存放法，编码由档案柜编号、档案盒编号盒盒内文件序号组成。

档案编码示意图：XX—XX—XX

┃ ┃ ┃

┃ ┃ ┗━━━━━盒内文件序号

┃ ┗━━━━━━━━档案盒编号

┗━━━━━━━━━━档案柜编号

4特殊载体档案：特殊载体档案包括证书、照片、录音带、录像片、软盘、光盘、书籍、实物。按载体类别分别编号，即：特殊载体（TZ）• 类别[证书（Z）、照片（P）、录音带（Y）、录像带（X）、软盘（R）、光盘（G）、书籍（S）、实物（SW）]•顺序号标识。示例：TZ•R•001; TZ•Z•001……。五、档案相关流程

1档案的查询：档案编码与存放位置相结合对档案进行查询。

示例：

档案名档案编码存放位置 ……

关于……的通知 02-04-12 外部来文② ……

…… …… …… ……

即：《关于……的通知》存放于第2号档案柜第4号档案盒外部来文②中的第12号位置。

2档案的借阅：

2.1于档案室当场借阅或公司内使用者，直接填写《档案文件借阅登记表》。

2.2因业务需要需带走档案原件或复印件时，需相应部门主管批准并出具“调卷单”，经总经办主任签字后凭“调卷单”向管档人员调阅，并填写《档案文件借阅登记表》。

2.3档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签字确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。

3档案的留存：文件保存期限依下列规定办理：�

3.1永久保存：（1）公司章程；（2）股东名簿；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权状及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存的文书。

3.2十年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存10年的文书。

3.3五年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。

3.4一年保存：结案后无长期保存必要者。

3.5规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

4档案的销毁：对多余、重复、无保存价值的档案，经档案主管部门确认、相关部门协商后，出具文件销毁请示，由总经理审批、执行。总经办填写《档案文件销毁记录》。

从国企出来在私企上班档案应该怎么转

如果你在上海的单位已经投保了，那就简单一些，由本人提出申请，到你上海单位的档案代理中心开具提档说明信，然后凭提档说明信到乌鲁木齐你档案存放处去取就可以了，也可以将此提档说明信邮寄过去，但最好别邮寄，因为很多地方收到了，也不会给你寄出的，最好是找人过去取。申请格式如下：上海XXXX（单位存放档案的机构名称）：现有XXX性别X，身份证号：XXXXXXXX，已被本单位录用，需提取个人档案办理XXXX事宜，请贵处（或贵中心）给予开具提档说明信。需提取档案存放单位或托管单位名称：（乌鲁木齐放档案机构名称），提档人：XXX，性别：X，身份证号：XXXXXX，经办人：XXXX，电话：XXXX单位名称：（盖公章）申请日期：另，你也可以你们公司的人事部，他们应该知道的，或者让他给你打听一下...

民营企业文件材料归档中应注意哪些问题

具体如下

（1）民营企业应制定企业文件材料归档等各项规章制度，将文件材料的形成、积累、整理和归档要列人企业管理工作程序，纳入有关部门和人员的职责范围。

（2）民营企业应根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，结合企业实际，科学界定文件材料归档范围，完整收集不同门类和载体的档案，重点收集资产产权、商业信誉、知识产权、合同协议、企业文化等方面的文件材料，并准确划分保管期限。管理类文件材料归档范围和档案保管期限按《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》附件《企业管理类档案保管期限表》执行，其他文件材料归档范围和档案保管期限参照《企业档案工作规范》附录A执行。

（3）民营企业应收集职工在本企业工作中形成的履历、鉴定、工资、考核、技能评定、奖励和处分等方面的文件材料，并按照中共中央组织部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发〔1996〕118 号）执行。

（4）民营企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要，检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况，验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况，项目总结应同时做好项目文件归档交接。

（5）民营企业档案部门或档案人员应参加企业产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统情况。