怎样组织质量分析会

[学校关协组织网络化如何体现]随着信息技术的飞跃发展，信息的传递不必再遵循自上而下或自下而上的等级阶层，就可实现部门与部门、人与人之间直接的信息交流。企业内部的这种无差别、无层次的复杂的信息交流...+阅读

质量分析会议的一个解决复杂问题的程序；在咨询活动中每个问题的出现实际上代表了一个机会，并且这个机会是我们能够为客户解决问题，带来价值的机会；质量分析会议就是一个程序，一个工作步骤，能够帮助客户和咨询解决问题的工作程序。质量分析会议工作流程：完成一个良好的质量分析会议需要事先进行充分的准备，整个质量分析会议一般包括如下几个步骤：会议前的准备；会议中组织；会议后跟进；本文将对以上几个步骤进行详细说明。

会议前准备在进行一个质量分析会议之前，需要事先准备《质量分析会议准备清单》，内容一般包括：会议设备准备；会议地点安排；会议议程安排；会议反馈表格；会议后勤安排；并且要对每个与会人员发送《质量分析会议邀请函》，并确认实际上能够参与的会议人员，并排好人员座次位置。会议中组织：Step1：组建辛迪加小组在质量分析会议过程中，需要设计辛迪加小组（syndicate team），依据每次会议讨论不同的论题分别将来自不同的领域的员工组织起来进行讨论。

在组织辛迪加小组时，重点关注不要将具有相同背景的员工安排在同一小组中，避免讨论过程中意见一致，没有分歧，在讨论过程中我们主张有分歧；Step2：对发现的问题进行讨论这个步骤是整个会议过程中非常重要的步骤，作为会议组织者需要引导与会人员围绕会议议题将自己的发现描述出来，在讨论过程中严格遵循头脑风暴原则。会议室准备一些白纸、记号笔、粘胶等，每个小组将自己所讨论的发现用简单、明确的语言描述在白纸上，并推举一位发言人对本小组的意见进行解释和说明。

备注：在这个过程可能各个小组会讨论出很多的问题或发现，可能很多的问题或发现本质上是一样的，只是语言描述不同而已，因此，会议组织者必须将这些看似不同的问题或发现用大家能够接受的语言重新描述一下。同时，也便于以后的工作的开展。整个会议可能会提出很多的问题的发现，我的经验认为一个会议就讨论1-3个问题和发现就可以了，不要太多，否则将导致整个讨论繁杂而没有重点。

Step3：对发现问题的原因进行讨论各个小组就会议组织者提出的1-3个问题或发现进行讨论产生这些问题的原因，在这个讨论过程中可以采用鱼骨图或问题树等方式来进行。各个小组讨论的时候，需要会议组织者或小组领导作为引导，引导小组成员按照预先设计的议题进行，而不要偏题。同样，也需要将讨论的结果写在白纸上。在具体的实施过程中，可以自己设计一些小软件来辅助进行鱼骨图讨论。

实际上，这个过程也是与会人员掌握管理工具的一个良好过程，这在实际的咨询过程中已经得到了很好的验证。Step4：对发现问题的解决方案进行讨论任何会议不能够总是要得到一定的成果，这一点非常的重要。为了提高会议的效率，或获得的实施方案更加的有操作性。我们在实际进行质量发行会议过程中，可以在STEP3就休会，要求各个会议成员在以后一段时间内就会议所发现的问题以及获得的共识可能的解决方案进行讨论，并且提出自己的解决方案，对于解决方案的提出，可以遵循以下原则：简短化，不要冗长和难以理解；可操作性，结合本公司现实环境来进行问题解决，不需要非常完美但实际操作成本高昂的解决方案；经济性，所有的解决方案需要考虑整体的预算安排，任何超出预算的解决方案获得通过的可能性都比较小；在讨论解决方案过程中也要遵循头脑风暴的有关原则，以期望获得全面的信息以评估各个解决方案的实施可行度，并且考虑公司的预算安排。

Step5：排列行动计划确认各个解决方案，从上述的分析过程中经过重要性选择，确认进一步需要采取的行动，并对行动进行重要性排序，这种排序可以遵循以下工具来进行。在具体使用该工具时，可以将战略制订小组分为几个小组，并由每个小组分别使用易事贴等在自己认为的各种行动计划依据该矩阵贴于不同地方，最后将不同小组的意见汇总就可以得出共同同意的行动计划。

所有的会议成果都将由会议组织者安排专门人员进行记录。会议后事项：在进行质量分析会议过程中，需要关注以下几个问题，能够有助于你很好的组织整个会议：会议主题的集中，在整个会议过程中将出现很多的热点或兴奋点，要求会议组织者引导会议人员集中于事先规划的主题进行，避免出现跑题、偏题等现象；会议主题不要太多，每次会议都集中1-3个主题进行，不要太多主题，否则将出现时间严重超出预算的情况；会议人员的合理分配，在会议讨论中要将所有部门成果打乱分配，避免一个辛迪加小组只有一种声音；在整个公司内部要形成一个正式或非正式组织来监督整个会议结束后实施方案的执行情况，并需要随时进行反馈。

并且将质量分析会议形成一个制度，在公司内部持续的进行下去。