谈谈文员在社会中的需求状况及需要具备哪些能力

[妇女生存状况及需求调研报告]昆山市千灯镇是中国历史文化名镇，国家4A级旅游景区，有二千五百年的历史，素有金千灯之美称，是昆曲的发源地之一，也是明末清初杰出的思想家、文学家、爱国学者顾炎武先生的故乡。根...+阅读

谈谈文员在社会中的需求状况及需要具备哪些能力

做一名合格的文员，应具备以下几个条件：

★第一：做为一名文员最基本要懂得办公自动化的操作，熟练处理文字，协助上级处理日常事务。处理好同事之间的关系，以便更好的开展工作。

★第二：文员要经常通过电话和客户联系，所以要有良好的素质和良好的语言表达能力。特别是要注意自己的工作态度，因为我们的态度会直接影响到公司的声誉。因此我们要用我们真诚的心去对待每一个客户，为公司建立更好的声誉。

★第三：作为文员要整理许多资料（公司的、客户的）所以我们要时刻保持清醒的头脑。在处理一些突发问题时，在自己的权限范围内要当机立断，如果超过了自己的范围要及时和上级联系，争取以最短的时间解决的最为圆满。

▲技术部文员职责：技术部文件的归档管理。技术部文件的打印。绘制机械图纸。技术部环境卫生的管理及维护各种沟通信息的传达

▲推广文员职责：收信整理各地广告投放计划、广告预算、广告投放报表及监播资料；与财务核对当月宣传推广品费用及与代理商核对宣传品发入数量；促销员销售报表及促销员管理费、培训费的报销等

▲传媒公司文员职责：管理一个数据库负责把客户的资料分类输入核对存档，负责帮助查找资料，把客户资料和供求信息投入在网上。另协助设计人员排版和处理广告图片。

▲工程文员职责：负责跟客户、业务员、销售人员沟通打样的公差，材质、规格及样品的用途。开打样单，详谈打样的进程，画图纸，查找技术资料并把资料归类存档。

▲电脑公司职务：业务文员职责：负责计算机软硬件售后、调试、维护、操作系统的安装及工具软件的使用，接待客户、接听电话，打印资料，起草合同，负责招聘及培训各学校电脑教师及教授电脑英语的工作。

▲电子有限公司职务：物控兼文员职责：从事与电子产品及库存物品采购，进销存货单据的登记物料控制文员等电脑操作工作及拟订公司会议通知和起草简单的合同。

▲通信责任有限公司职务：客服兼出纳职责：主要从事与铁通相关的安装电话办理长途业务及处理客户投诉、建立客户档案、催缴各代理商长途话费、打印长途话单和统计帐单等工作。主要负责文件与资料的签收发放和登记工作；过期无效文件的作废销毁工作，受控文件的电脑化管理；定期对文件进行有效性检查；文档的日常管理和保管工作。也可以从字面上解释，文控：文件、办公室日常事务管理行业也有行业的特点，但相差不会太大，反而公司的大小，公司事务的分配会影响到文控人员的职责范围。

▲办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责总经理办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。 16. 接受其他临时工作.

▲人事文员职责：1.负责招聘，有复试者来公司时填写部分资料，负责接待。2.整理ISO文件 3.统计本周员工出勤状况，计算薪资，处理员工的投诉，比如饭堂伙食；替员工办理保险，员工离职时办离职及退保手续.....

HR如何做招聘需求分析

一、首先要判断是否真需求，方法如下：1. 工作内容不明确的不招。要招的这个人，打算具体让他做什么，不要笼统的，要具体的工作内容描述；2. 招来没有人管的不招。谁将是他的师傅，师傅是怎么想的，做好准备没有？3. 能内部协调调配的不招。如果不能按计划招到，用人部门的负责人，有什么备选方案，备选方案有没有可能成为主方案？4. 不可能完成的需求不招。

能不能制定出招聘计划，做不出招聘计划的需求，不要说“试试看，想办法”，应该立即调整；5. 简单的换人需求不招。对现有人员不满意，如果只是管理问题，管理问题改善前，不招新人。对上述5句话，后两句可能有争议，这样表达，是为了倒逼用人部门和HR部门一起，不要老想着换人，用新人；要着眼培养人，用人长处，不断提升管理水平，将人才资产盘活。

二、招聘需求分析步骤严格地讲，招聘需求分析尚未形成特别科学和准确的方法，但可以尝试采用以下思路：第一步：岗位信息的采集搜集现有的岗位说明书、组织机构、团队结构、用人机制等资料是岗位信息的重要来源，实地考察、任职者访谈、绩优者分析等是采集搜集岗位信息的有效方法。第二步：岗位信息的整理提炼所有与岗位相关的信息可以被整合成四个方面：1. 岗位职责要求：岗位的关键产出是什么？岗位对人的行为要求是什么？这些要求哪些是对人的，哪些是对事的？2. 工作环境特点：是否要求承担较大的工作压力？工作节奏快慢如何？岗位在公司中的地位如何？任职人所在团队氛围如何？3. 公司文化要求：公司倡导什么样的价值观？公司体现什么样的精神风貌？公司需要体现什么样的工作风格？4. 公司发展需要：公司未来的业务方向是什么？在可预见的未来，业务发展对人的要求将发生什么样的变化？第三步：汇总岗位的用人要求从“知识、技能、经验”、“能力”、“动机/价值观”三个维度，对上述信息加以汇总，形成岗位用人要求。

第四步：有效招聘要素的选择上述岗位用人要求是一种理想状态，但企业需要的是最合适的人，而不是“完美”的人。在招聘过程中，不需要面面俱到，只需要重点选择若干个核心要素作为考察点。考察点的衡量标准如下：1. 培养成本：某项考察点在短期内进行培养的难易程度。易于培养的，作为考察的次要标准或不予考察；不易培养的，则作为主要考察点。

2. 人群区分度：某项考察点在应聘者群体中的差异度和区分度。区分度小的，作为次要标准或不予考察；区分度大的，则作为主要考察点。3. 环境约束度：某项考察点因环境因素对职责发挥的影响程度。环境约束度高的，作为次要标准或不予考察；约束度低的，则作为主要考察点。4. 可衡量度：某项考察点能用现有方式进行衡量的程度。不能或不易衡量的，作为次要标准或不予考察；易于衡量的，则作为主要考察点。