文秘工作会议会议纪要

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会议纪要

X集行中会〔XXXX〕4号

会议名称：XXXX年集团文秘工作会议

会议时间：XX月XX日(17：00-19：30)

地点：集团本部培训室

会议方式：现场+视频+电话

召集人：XX

与会人员：集团行政中心XX副总监、集团各高管秘书/文员、集团本部/各区域/各项目/各部门文员

记录人：XX

本次会议有两个议题，其中：集团行政中心AA副总监从行为规范角度宣讲了怎样做一个合格的文秘人员，对集团的文秘人员本身及集团文秘工作提出了要求;集团行政管理部ZZ就集团本部公文近期常见病例等和与会人员进行了分享。纪要如下：

一、XX副总监宣讲文秘工作要求

X总指出文秘工作是公司沟通的枢纽，文秘人员是集团的机要工作人员，起着很重要的作用，在工作中须遵照公司的规章制度，找到自己工作的依据。集团《机要工作人员管理制度》之前只适用于董事局成员身边的工作人员，本次会议后集团行政管理部要对其进行修订，以适用于集团整个文秘系统，为大家开展工作提供更为具体的指引和规范。

会上，X总从形象礼仪和工作纪律两方面介绍了集团对文秘工作人员的要求，并以文秘人员考核表为基础，向大家介绍了文秘工作的职责及履行这些职责所必备的技能，向大家明确传达了公司对文秘工作的期待。

(一)集团对文秘工作人员的形象礼仪要求

X总首先通报了集团行政管理对集团各有关人员接听电话和在集团本部进行的办公纪律检查的结果，要求文秘工作人员尤其要在接打电话和着装上注意自己的形象。

X总要求集团的所有文秘工作人员不能错位和越位，大家要树立服务的领导不是自己的领导，而是自己的顾客这样一种观念，不论自己服务的是部门领导，还是项目领导，抑或集团领导，也不论服务对象的级别有多高，他们都只是自己的服务对象，文秘工作人员一定要防止狐假虎威的现象出现，具体到实际工作中，就是在上传下达的过程中，与同事讲话、接打电话时态度要谦虚，语气要注意规范。

在穿着上，文秘人员的形象在一定程度上代表着公司形象，因此文秘人员在工作中要随时注意自己的衣着，禁止露背，露脐装，衣着应表现得职业和得体。

(二)集团对文秘工作人员的工作纪律要求

X总提醒集团所有在领导身边工作必须随时注意自己的行为规范，并重点强调了保密要求。A总指出，在最近对大家接听电话的测试中，不仅发现了以上提到的礼仪问题，部分人员对接听电话的反应也暴露了其保密意识有待加强。

X总要求，文秘人员应坚守自己的职业操守，要求大家避免在工作中和私人交往中泄露公司秘密。针对高管信息被泄露问题，要求大家对高官的私人信息守口如瓶，尤其在转接电话中不能照单全收，应先过滤来电，再把安全的、有用的电话转接给领导，防止无意间泄密;针对文印室文件随便乱扔的现象，要求大家充分认识到公司里的任何一份文件，哪怕是已失去效用的文件，尤其是工程、装修、材料报价的文件，对我们的竞争者来说都是很重要的，我们的资料一旦被泄密给了竞争对手，对我们公司造成的将不只是物质上的损失，更重要的是名誉上的损失，要求在平时的工作中如果有不再使用的文件一定要用碎纸机碎掉。

(三)集团文秘工作人员应履行的职责

X总以文秘人员考核表为依据，要求集团的文秘人员履行商务沟通、办公室事务管理、文书工作、会议管理、商务活动、信息档案管理的六大职责。

X总指出，以上六大职责中，目前发挥得不好，或者说整个文秘系统的软肋在于文书工作和信息档案管理这两项，要求大家认识到：文秘人员如果不能完成这两类工作，那么只是手脚被使用，充其量是一个劳动力;只有能完成两类工作，脑力、智慧被使用，才是脑力劳动者，也才是真正的文秘。因此就要多练习，熟能生巧，尤其是公文写作、发言稿的撰写。X总还要求文秘人员会使用Outlook，尤其是会用该软件中任务管理与会议管理功能。

二、文秘工作分享、介绍OA发文规则。

本次会议，集团行政管理部刘闯就集团本部公文近期发现的一些普遍性错误、公文的规范语言、公文格式和OA发文规则和与会人员进行了分享。会议归纳集团本部公文错误类型中频率较高、错误较明显的有以下几种：

(一)文种

通知和函混用，要求熟悉各种文种的使用范围，依据公文的实际内容来选择文种。

(二)文件编号

年份号两边的括号选用错误或者编号为个位时流水号错误。年份两边的括号应选〔〕，不用()、【】等;流水号为个位数时，前面不编虚位。

(三)标题

标题过长或标点中使用标点符号。除了书名号外在标题中一般不用其它的标点符号;标题应简短，由关于+事由+文种构成，要避免把标题当正文写。

此外，标题还存在文不对题现象，例如，明明是一份会议通知，却把标题写成了《关于确定XXX会议的事宜》，一次会议确定不确定是相对主办者和承办者来讲的，这与邀请别人参会完全是两个不同的概念。

(四)主送部门、发文部门

把文件主送给不存在的部门或公司已撤销、更名的部门，写发文部门搞不清本部门名称。要求文秘人员熟悉公司的架构，按照公司组织架构的标准名称来写主送、发文部门。

另外，还要注意在公司公文发文单位中最低一级应是集团、区域的二级部门和项目的一级部门。