机关文字秘书如何起草汇报材料

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有些工作开展起来在时间上是交叉的，有的在内容上也会出现一些重叠等，起草汇报时，怎样才能将几项不同工作或者同一工作在不同地方的进展情况，如实、客观、全面、准确地反映出来？关键是要选择好侧重点。可分别介绍成绩、做法、体会、思路甚至下一步的打算，而不必把每一项工作都从开始部署罗列到最后取得成绩。这就是说，汇报工作要坚持有什么说什么，不要用相同的时间去交待每一件事情，也不要用相同的标准去衡量同一项工作。总之，不必时时、事事、处处齐头并进，这也是汇报工作的要害所在。一般地讲，对实施时间比较长、取得成绩比较突出的工作，重点讲取得的成效；对各单位都下力抓又都取得明显成绩的事情，就重点说说自己抓这项工作的具体做法和特点；对上级特别关心、本地也真正抓出了成绩的工作，则以体会的形式将深层次思考谈出来；对刚刚安排的一些工作，主要汇报工作思路；对有些在本地还没有完全铺开或没有做好的工作，交待清楚原因即可，尤其要交待工作未能开展起来的主观因素。

第四，不能沿用讲话口气。无论是向上级汇报工作的领导同志，还是机关的文秘人员，日常工作中大量运用的是对下的讲话，比较起来，对上的汇报要少一些。由于这个原因，汇报材料里最常见的问题是受习惯的影响，容易把讲话中对某项工作进展情况的分析、取得成绩的概括甚至对下级的指示和要求等自觉不自觉地带到汇报中去，让人感到汇报者骄傲自满、目中无人。这是长期起草“讲话稿”的人在起草“汇报稿”时必须首先克服的问题，实际操作起来也是最难的事情。我觉得一个有效的办法就是起草者多作换位思考，假如是自己去听汇报，看这方面应该汇报什么，自己最想听的话是什么。把这些搞清楚了，也就把“准”了起草汇报材料时应当突出的重点和可以采用的语言的“脉搏”。在具体起草中，要注意语言的运用，既要生动，又要准确；既要大量运用规范的通用语言，又要适当照顾地方方言，同时还要充分考虑听汇报者的处事风格、思维特点、语言习惯，等等。但不管怎么说，在起草汇报稿时，应当追求朴实平和、生动鲜明的语言风格。

第五，不能言之无物。事实胜于雄辩。汇报工作，顾名思义就是要汇报全面工作或者某项工作的进展情况、主要成绩和存在问题，一定要注意用事实说话，并且要把话说得中听些。我们起草汇报稿，既要说清总体情况，又要有一些鲜活的第一手资料，不能只讲面上的宏观情况，更不能用大话、套话、空话去应付差事。起草这类材料往往是时间紧迫、任务繁重。在较短的时间内能完成一份高质量的汇报，要求秘书人员平时必须注意收集、掌握每项工作进展情况，加强对各类动态工作信息的积累，占有第一手材料，否则写起来会摸不着头绪，无处落笔，甚至出现“言之无物”的问题。