浅论前端控制思想对电子文件的应用价值

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文章标题：浅论前端控制思想对电子文件的应用价值

“前端控制”是电子文件管理中非常重要的指导思想。国外一些档案专家把电子文件的生命周期划分为设计、形成和维护三个阶段，并认为设计阶段对其全程管理具有决定性意义。归档范围、归档要求、保管要求、利用要求、必要的背景信息采集等都事先在电子文件管理系统中给予设定。近年来我国推行的

文档一体化管理，实际上就是前端控制思想的体现。

一、什么是电子文件?

1、电子文件（ElectronicRecords）是通过数字电脑进行操作、传输和处理的文件。目前电子文件所采用的存储介质主要有硬磁盘、软磁盘、磁带和光盘，这几种介质的存储容量和读取方式都有所不同。完整的电子文件包括内容、背景和结构三要素。国际档案界电子文件专家认为，完整的电子文件由文件内容信息与元数据组成，并形象化地将文件与元数据比作信的内容和信封，文件是用元数据封装起来的对象，元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件。

2、电子文件的种类（1）根据电子文件的信息结构和用途，可以大致划分为文本文件（Text）、命令文件（Graphic）、图像文件（Image）和数据文件（Data）四种类型，各自具有不同的生成机理、存在形式和作用。（2）按文件的功能分类。可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。（3）按文件的生成方式分类。可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。

3、电子文件的特点的主要特点包括：（1）非人工识读性电子文件以编码形式存在，脱离相应的软硬件环境就无法识读，因此为了能够使用电子文件，首先要保证其可读性。（2）系统依赖性不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。要保证电子文件可读性的一个必要条件就是，为电子文件配备合适的系统环境。（3）信息与特定载体的可分离性电子文件信息可以毫无损害地从一种载体转移到另一种载体上。为此对原件的概念提出质疑。档案的真实性问题被提出讨论，档案管理仅依靠载体管理的方法已经不能达成预期目标（4）易变性信息容易变动可以不留痕迹，电子文件产生后不可能不改，为此要防止电子文件信息受到误改或篡改——这成了解决档案真实性问题的关键。（5）信息存储的分散性一份电子文件，其信息可能来自其他多个文件，其内容、结构和背景信息被分散保存，为此档案完整性的问题也被提出。（6）信息的共享性跨越时间和空间地存取同一文件，档案的安全性将如何保证？电子文件技术特点的影响了信息的生成、处理、传递、保存，虽然利用方便快捷，但信息的真实、完整、可读、安全遇到了挑战。我国现正处于电子政务的初期，在这种环境下各级政府产生的文件已是电子版本，大部分都是通过网络传输和处理。由此使以保管文书档案为主的档案部门的职能重点从实体管理转向信息管理、知识管理，从物理控制转向智能控制。针对当前的时代特点，结合我国文档管理的现实状况，遵循文件生命周期理论来指导电子文件管理，不仅有利于树立全新的管理理念，而且有利于建立新型的管理机构。全新的管理理念即全程管理与前端控制的协调统一。电子文件（档案）与传统文件（档案）管理的最大区别在于传统的文件与档案的接口是归档，而电子文件与电子档案的分界很难区分。电子文件具有很多自身的特点，因此对电子文件生命全程的管理和监控应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中，提供系统的功能需求，从而实现电子文件的前端控制。

二、前端控制思想对电子文件的应用价值的主要表现

1、由于电子文件与传统纸质文件有许多不同特点，因而前端控制理念指导机关电子文件与传统文件管理的具体表现有所不同。如果将传统文件的运动过程分为现行、半现行和非现行三个阶段，在这一过程中，现行阶段属于前端。因此，对于传统文件而言，前端控制主要表现为机关档案部门和人员对文件形成和现行利用的阶段实施控制，确保这一阶段的管理功能尽可能在这一阶段实现。但电子文件的前端控制与此表现不同。国际档案界将电子文件的生命周期分为设计、形成和维护三个基本阶段，表明电子文件运动过程的前端已延伸到了电子文件管理系统的设计阶段。因此，电子文件的前端控制主要表现为对电子文件管理系统的设计阶段实施有效控制，尽可能把电子文件全程管理的所有要求设计在系统之中，从而设计出功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。这说明，电子文件的前端控制比传统文件还要12全文查看更加超前，机关档案部门和人员介入电子文件管理的时机需要更加提前。

2、前端控制思想对电子文件的应用价值主要表现在两个方面。首先，前端控制是确保电子文件真实可靠、完整归档、安全利用和长期可读的有效策略。由于电子文件具有易流失、易更改等特点，文件内容乃至文件本身出现差错的可能性比纸质文件要大得多，其中

很多差错及其造成的后果是难以挽回的。只有把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程，方可有效地防止对电子文件的损伤和破坏。因此，电子文件管理系统的设计应事先设定采集文件元数据的功能，以支持文件的证据性、真实性和可靠性；应事先确定文件的归档范围、采集时间和方式，以保证归档文件的完整性；应事先控制文件的利用权限，以确保电子文件的信息安全；应事先考虑文件的存储格式、软硬件环境以及相关参数，以确保文件长期的顺利读取。一句话，档案部门和人员只有在系统设计阶段实行前端控制，才能真正确保电子文件的生成和管理质量。其次，前端控制是电子文件管理系统优化管理功能、提高管理效率的有效措施。电子文件管理系统不能仅对手工管理流程进行简单地模拟，相反应在整个管理过程中合理安排、并且重新构建业务流程，以尽量减少和消除管理环节的重复和疏漏，从而使电子文件管理达到更加科学、合理和有效的目标。前端控制正是实现上述目标的必要保证，因为它可以在通盘规划电子文件全程管理的基础上，将分散在各业务环节的、带有一定重复性的工作提前实施，从而大大减少重复工作和滞后工作，最大限度地提高管理效率。档案部门和人员对电子文件从源头进行前端控制，以保证管理的质量和电子文件的确实生成。在电子文件的整个生命过程中始终贯彻全程管理的思想，确保电子文件的确实生成、合理运转、安全保管和有效利用。正如加拿大当代著名档案学者特里•库克所说，在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件将很可能不存在，或至少不可能被鉴定、保存、编目和提供利用。

三、前端控制的管理理念在当前电子文件时代具有特别重要的现实指导意义。

（一）西方国家普遍建立的文件中心已经成为文档一体化管理的有效组织形式文件中心产生是美国海军部出于经济上的考虑，设立了临时库房来集中保存平时已不常使用的大量文件。由于这种库房及其设施造价低廉，既适应了战后的经济形势，又能满足各联邦机构的相同需求，因而很快在全美推广。后来，其他西方国家受美国启发，纷纷建立了文件中心或类似机构来解决半现行文件的保管和处置难题。到目前，文件中心被普遍视为经济、有效的文档一体化管理机构。文件中心之所以受到西方国家的青睐，不仅是因为它为机关节省文件保管费用，使机关无需专设文件保管机构，具有经济实用的优点，更重要的是因为它符合文件的价值转化规律，可有效地连接机关与档案馆并确保进馆档案的质量，成为一种富于效率的文档一体化管理的组织形式。而这正是国情各不相同的西方国家普遍推崇文件中心的根本原因。

（二）文件中心作为文档一体化管理的有效组织形式的优势体现一是文件中心具有过渡性，是机关与档案馆之间的“中转站”，能有效地保证文件的“善始善终”。这一点在文件中心的代表性定义中可得到证明。联合国教科文组织认为文件中心是“在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济地保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构”；国际档案理事会认为文件中心是“为半现行文件在最终处置之前进行廉价贮存、维护和交流而专门设计建造的建筑物”；法国档案学者达布斯克指出文件中心是“在档案主管机关和文件处置系统的控制之下，对若干互为独立的行政机构形成的半现行文件在销毁或移交到档案馆之前，进行经济合理的保存和服务的保管库房”。二是文件中心处处体现了一体化特色，可将机关与档案馆牢牢地串联起来。文件中心是兼具保管、提供利用和处置功能的管理机构，其中，保管是最基本的功能，特色在于经济实用。文件中心既能降低机关保管文件的费用；又能确保半现行文件的安全，为进馆打下良好基础。提供利用是最具吸引力的功能，特色在于适时扩展了服务对象的范围。这样可及早实现文档利用一体化。处置的主要依据是机关提交的保管期限表，为确保文件的历史价值，文件中心还要同时征求档案馆的意见，只有双方认可后才执行具体的处置程序。三是把文件中心划归档案部门管辖，档案馆才能更好地实现对机关文件管理的前端控制。国外的文件中心大致分为三种类型——政府系统的文件中心、特定机构的文件中心和商业性文件中心。其中规模最大、最典型的当属政府系统的文件中心。以美国为例，联邦政府的文件中心尽管数量不多，但总体规模是其他类型文件中心无法抗衡的。联邦文件中心的领导体制明显具有一体化特点。在美国，联邦文件中心不再是机关的内部机构，而是独立于机关之外，成为联邦档案系统的组成部分，均由国家档案与文件署统一领导。作为联邦档案系统的指挥中心，该署不仅负责整个政府的档案工作，而且要监督和指导政府机构的文件管理。更确切地说，美国联邦政府系统实行文档统一管理的领导体制，并有《联邦文件管理法》作为法律保障。加拿大、法国、俄罗斯等不少国家也都建立了类似的领导体制。四是文件中心对机关现行文件直到馆藏档案的整个运行过程实现了前后衔接的一体化管理。文件中心的业务程序中最能体现一体化特点的是接收和处置两项活动。文件中心的处置程序分为四步：首先由文件中心向移交机关寄发信函，开列文件处置清单，提出处置意见；其次由机关文件管理人员会同本机关的有关人员进行商讨，回信表明是否赞同处置意见；第三由文件中心同时给国家档案馆发信，要求馆长提出审批意见；第四由文件中心在征得机关与档案馆同意后，进行具体的存毁。

（三）文件中心对我国的启示我国现存的档案室体系关键是要在我国建立经济、有效的文档一体化管理机构；建立的具体方式不应是重新建立一套文件中心体系或简单地将档案室改名为文件中心，而应结合实际，使文件中心与档案室共存互补。文件中心对我国当前机关文档管理机构改革的启示主要有三点。首先，以“共存互补”为原则指导我国机关文档管理机构的建立。完全撤销档案室的做法并不现实；保留档案室又重建一套文件中心体系更是没有必要。关键要使我国文档一体化管理机构更为经济和有效，为此，我国建立机关文档管理机构的基本原则应是“共存互补”，即文件中心与档案室共同存在、相互补充、各展所长。档案室仍可保留并积极吸取文件中心的优点加以完善，如有必要或条件具备，可以考虑在一定区域、系统和机关尝试建立文件中心。文件中心并非国外单一的文档一体化管理机构，比如一些欧洲国家文件中心与传统的登记室并存，美国也有一些政府机关保留了与我国档案室类似的机构。这证明建立文档一体化管理机构的最终目的是取得最佳管理效果，机构的名称和形式都不必要整齐划一。其次，加大档案局馆参与机关文档管理的力度，确保文件全过程的有效管理。借鉴国外已有经验设计我国建立机关文档管理机构的基本形式。据此，我国建立文档管理机构可采取两种基本形式：一种是政府系统设立非营利性的文档中心，专门面向各级各类政府机关和国有企事业单位等机构提供文档保管、利用和处置服务，它们不再按照档案室的传统方式设置，改由国家统一安排，分级、分区域、分系统设立若干文档中心。每一个文档中心集中保管若干机关的文件和档案，这种文档中心最好能归属各级档案局（馆）领导，一些行业系统的文档中心也可归属专业档案馆领导。另一种是适应当前文档管理的多元化形势设立营利性的文档中心，专门面向有需要的企业、团体或个人提供文档寄存或是保管、利用和处置全方位服务。其设置方式一是以各级档案局馆为依托设置，借助档案局馆的专业管理和人才资源优势，对有需要或不具备安全保管条件的机关或个人提供文档代管服务，既能减轻机关的压力，又能避免国家档案财富的流失。二是允许设置纯粹商业性的文档中心，可加快实现档案的社会化管理，激发良性竞争；同时国家有必要采取一定措施对其加以控制和规范，避免出现盲目追求利益的不良后果。再次，我国主要应对政府系统文档中心和以各级档案局馆为依托的文档中心进行合理布局。我国对需要设置文档中心的地区、部门或机关实行全盘规划和统筹安排。由于纯粹的商业性文档中心将会根据市场需要来建立，因而。一方面，我国目前中小城市和区县的机关建立了一种新型的文档管理机构——联合档案室，即在相同的行业系统或区域，将原来若干“小而全”的档案室以纵向或横向的方式联合起来，组织成为一个综合性的文档管理机构，实行统一领导、统一制度、整体开发、综合利用。联合档案室实际上就是政府系统文档中心的一种新形式。但是，政府系统文档中心的建立还应上下延伸，在大中城市的大、中型机关以及乡镇都推广建立。建立集约化的文档中心，通过设备、人员和资金的集中配备和使用并实现规模化管理，避免各机关在文档管理上的分散投入，提高工作效率和费用－效益比。同样，规模小却基数大的乡镇也适宜建立集约化的文档中心，总体数量可适当减少，每一个文档中心的接收对象可适当扩大。另一方面，我国可重点在经济发达的城市或开发区（如经济技术开发区、高新技术开发区等）建立各级档案局馆为依托的营利性文档中心，然后逐步向有需要的地区推广。如１９９８年，深圳市档案局（馆）针对一些国有企业因产权变动导致档案管理不善、大量三资企业和私营企业文档管理无序等现象，专门设立了档案寄存中心，用于为本市不具备文档安全保管条件或有需要的企业、社会团体和个人提供文档寄存的有偿服务。深圳市档案寄存中心就是以各级档案局馆为依托的营利性文档中心的一种典型，因为，在经济发达的城市或开发区，档案管理的多元化需求比较突出，而且人们的效益观念也比较明显。针对当前电子时代的特点，结合我国机关文档管理的现实状况，遵循文件生命周期理论来指导机关文档的一体化管理，不仅有利于树立全新的管理理念——全程管理与前端控制的协调统一，而且有利于建立新型的管理机构——经济、有效的文档中心。

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文档一体化管理，实际上就是前端控制思想的体现。

一、什么是电子文件?

1、电子文件（ElcronicRcords）是通过数字电脑进行操作、传输和处理的文件。目前电子文件所采用的存储介质主要有硬磁盘、软磁盘、磁带和光盘，这几种介质的存储容量和读取方式都有所不同。完整的电子文件包括内容、背景和结构三要素。国际档案界电子文件专家认为，完整的电子文件由文件内容信息与元数据组成，并形象化地将文件与元数据比作信的内容和信封，文件是用元数据封装起来的对象，元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件。

2、电子文件的种类（1）根据电子文件的信息结构和用途，可以大致划分为文本文件（T）、命令文件（Grphic）、图像文件（Im）和数据文件（D）四种类型，各自具有不同的生成机理、存在形式和作用。（2）按文件的功能分类。可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。（3）按文件的生成方式分类。可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。

二、前端控制思想对电子文件的应用价值的主要表现

1、由于电子文件与传统纸质文件有许多不同特点，因而前端控制理念指导机关电子文件与传统文件管理的具体表现有所不同。如果将传统文件的运动过程分为现行、半现行和非现行三个阶段，在这一过程中，现行阶段属于前端。因此，对于传统文件而言，前端控制主要表现为机关档案部门和人员对文件形成和现行利用的阶段实施控制，确保这一阶段的管理功能尽可能在这一阶段实现。但电子文件的前端控制与此表现不同。国际档案界将电子文件的生命周期分为设计、形成和维护三个基本阶段，表明电子文件运动过程的前端已延伸到了电子文件管理系统的设计阶段。因此，电子文件的前端控制主要表现为对电子文件管理系统的设计阶段实施有效控制，尽可能把电子文件全程管理的所有要求设计在系统之中，从而设计出功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。这说明，电子文件的前端控制比传统文件还要[]更加超前，机关档案部门和人员介入电子文件管理的时机需要更加提前。

三、前端控制的管理理念在当前电子文件时代具有特别重要的现实指导意义。