信息时代民办本科院校的行政管理

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信息时代民办本科院校的行政管理

【摘要】随着改革开放进程的不断深化，现代化对人们生活的方方面面都产生了巨大的影响。

特别在信息背景下高校办学规模的扩大，民办高校也作为一支重要的力量参与进来。

但相对于公办学校来说，民办高校有着其自身的特点。

【关键词】信息时代;民办本科院校;行政管理

随着信息时代的到来，计算机技术被广泛应用到各个领域，也对高校的行政管理工作提出了新的要求。

高校的行政管理直接服务于教学、科研，在学校管理系统中起着承上启下协调左右的作用。

随着民办高校办学规模的扩大和办学层次的提升，办学水平的提高以及内部管理体制的深化，行政管理的地位、作用更加凸显，工作任务日渐繁重和复杂不断变化的新形势对民办本科院校的行政工作提出了更高要求，行政管理规范化、科学化的问题显得越发重要。

一、提高民办本科院校行政管理效率的必要性

行政管理作为高校管理的重要组成部分，行政管理效率的高低直接影响着高校管理的效率，同时也是保证高校管理有效运行的重要保障。

作为民办本科院校，在办学规模、管理体制、运行机制、教学投入等都与公办学校有着很大的区别，但无论是公办还是民办的高校，行政管理的效率都是体现高校管理质量和水平的基石，为高等院校实现、优化其教学科研、培养人才和服务社会等职能起着重要的保障和支持作用，因此提高行政管理的效率尤为重要。

伴随着信息技术的广泛应用，高校管理模式也随之发生了巨大、深刻的变化，行政管理的职能范围不断扩大，管理事务的内容、难度迅速增加。

在这样的时代背景下，民办高校管理模式从传统的手工模式向半手工半自动或者全自动的管理模式变革，高校行政管理效率的高低成为高校管理发展的制约因素，提高民办高校行政管理效率有利于提高教学质量，教学质量是高校生存的根本，对于民建本科院校来说提高行政管理效率有着非常重要的意义。

二、民办本科院校行政管理存在的问题

高校行政管理是高校管理链中最重要的一环，承担着综合协调、检查督促和后勤服务等多种职能，在管理工作中发挥着不可替代的重要作用。

在民办本科院校中，行政管理存在以下问题：

(一)对硬件设施投入大于软件设施投入

相对于公办高校来说，民办本科院校的经费大多数是自给自足，没有政府作为投入和支出的支撑。

教育经费的投入更倾向于有形资产，如校园面积、教学大楼、图书馆、运动场、实训室等，校董对软件设施的投入较少，在观念上更倾向于传统的行政管理模式。

随着办学规模的扩大，发现传统的手工管理模式已经不能适应学校的发展，对信息化的行政管理方式有一定的需求，也在逐步缓慢完善，但在行政管理运行的过程中，依然对传统的行政管理模式依赖性较强，手工或者半手工半自动的管理方式为主。

(二)管理系统功能单一，不全面

以前的民办高校在日常行政管理中，信息传达手段主要依赖电话、QQ、飞信，这三种方式虽然有着快速、及时、跨越地域空间的优点，但却不能简化行政手续的办理，在具体事务的办理过程中一样要到各部门办理审批手续。

尽管当今的民办高校一般都配备了教务、协同OA系统，但因为费用投入不够，在功能上不是根据民办高校自身特有的特点进行模块设置，导致系统功能不够全面。

同时，教务系统在运行的过程中，发现问题要经过跟后方管理人员协商之后才能逐步完善功能。

很多时候因为系统功能的不完善，同一项行政工作重要反反复复，导致行政管理效率的低下。

协同OA系统从字面理解协同应该是协助、共同参与的意思，但目前民办高校的协同OA系统没有发挥其应有的功效，大多数用来发布公告、通知等，如请假手续不能通过OA系统完成审批手续，需人到各部门完成审批手续。

(三)观念落后

信息化对高校行政管理带来深刻的影响，传统的行政管理方式已经不能适应高校行政管理工作的发展，作为一线的行政管理人员，对于行政管理方式、内容的变化，不能主观上做出调整去迎接，有时甚至还带有抗拒情绪。

许多民办高校行政管理人员，秉着多做多错不如少做少错的观念开展工作，缺乏全局观念和服务意识。

他们在较大程度上仍受惯性思维的影响，高校行政工作处于消极状态。

(四)不重视行政管理人员队伍建设

1、行政队伍素质不均衡

在民办高校中，高层管理人员认为行政人员是负责学校琐碎事务的一群人，可有可无，或者是认为行政管理工作是任何人都能做的，工作内容无难度，机械上传下达。

在岗位招聘过程中降低了对行政岗位人员的要求，从而让一大部分没有受过专业学习和培训的人员加入到行政队伍中来，他们中有年老的离退休人员，有刚刚踏出校门步入社会的没有任何工作经验的大学毕业生，也有从其他单位转入教育行列的外行人员，这样的畸形组合使得行政队伍总体素质水平偏低。

2、对行政管理人员的奖惩不当

在日常的行政管理过程中，强调的更多是奉献和惩罚，奖惩不得当。

民办高校的行政人员工资待遇较低，加上在重教学轻管理的体制下，行政管理人员的积极性、工作热情不高，人的主观能动性没得到发挥，行政管理工作效率自然没办法得到有效提高。

3、行政管理人员工作积极性低

现实中部分民办高校的投资者和管理者为了节约成本，减少开支，在工资薪酬、福利待遇、劳动保护等方面重视不够，导致民办高校的教职工总感觉低人一等。

长此以往导致包括教职工对民办高校没有安全感和归属感，无法把学校的兴衰与自己紧密联系在一起。

再加上领导和决策部门在职务评聘、进修深造等方面都大幅度向教学倾斜，更是极大挫伤了行政人员的工作积极性。

三、提高民办本科院校行政管理效率的建议

针对目前民办高校行政管理工作存在的诸多问题，我认为可以从以下几个方面去着手解决：

(一)注重管理系统投入、功能的开发和完善

管理系统的投入、功能的开发和完善必须在综合考虑学校信息化建设的现状与需求的基础上，整体规划高校信息化建设。

同时，注重培养学校的信息技术管理人员的队伍建设，为管理系统的开发、后期维护提供技术支持。

(二)设置合理的机构，明确工作职责

在许多民办本科院校中，实行的是校一院二级管理，在参照公办行政机构设置的同时，应考虑民办本科院校的实际情况，把大部分权利下放二级学院，使得机构设置更加合理化、规范化、科学化，明确校级和院级的各行政部门和行政人员的工作职责，科学分工，避免出现同一个事情各部分之间相互推诿、扯皮，从而提高行政管理效率。

(三)更新管理观念

在传统行政管理模式向新型行政管理模式变革的背景下，行政管理人员应该主动做出调整，主观上接受改变，主动学习信息化的管理方式，遇到新问题主动交流和学习，把新式的管理方式作为提高自己工作效率和质量的有利手段。

同时，要注重培养和内化行政管理部门、行政管理人员的服务意识，在日常的管理工作中摆正自己的姿态，不要高高在上，不要把老师和学生当作是物一样来管理，要多发挥主观能动性。

(四)重视行政管理人员的队伍建设，建立归属感、认同感

管理的关键是人，一支高质量的行政管理人员队伍在民建本科院校的行政管理工作中会起到事半功倍的效果，因此应重视行政管理人员队伍的建设，首先应从观念上改变行政管理人员是高校附属品的观念，给予行政管理人员应有的尊重;其次改革原有的管理法规和工作制度，明确划分权利和责任，做到奖罚分明，从而充分调动行政队伍的工作积极性。

再次，建立多渠道的晋升、交流、学习机会，缩小与教师的差距，以达到提高行政人员的综合素质和实践技能的目的。

最后，允许行政管理人员在一定范围能轮岗，体会不同的工作岗位，意在找到自身能发挥最大作用的岗位。

当前如果民办本科院校不能解决员工的归属感和认同感问题，那势必高校员工流动性大这个头痛问题将会成为制约民办本科院校发展的重要因素。

应关心和解决行政人员的生活和待遇问题，尊重每一位教职员工，缩小等级分化，建立学习和晋升的平台，让员工自觉把自己与学校的荣辱与共联系起来，让每一位员工乐于奉献、甘于奉献，在平凡的工作岗位上发光发热。