简单概述公文的基本格式

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公文基本格式

为规范各单位的行文格式，现把公文的基本要求作一介绍，请各单位能按此执行。（普通文件资料也适用）

一、格式

公文名称：置于首页上方，一般用红色套印。（即红头文件）

秘密等级：分为机密、秘密两种，注于公文首页右上角。

发文字号：包括机关代字、年份、序号，置于文件名称之下并居中。年份和序号使用阿拉伯数字。年份写在[]内，序号不编虚位（即1不编为001），不加＂第＂字。如＂嘉文广[2008]23号＂。

标题：一般应标明发文机关名称、公文主要内容和公文种类，标题中除了法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如＂嘉定区文广局关于加强档案工作的意见＂。

主送机关：应当使用全称或者规范化简称、统称。应置于标题之下、正文之上，顶格写。

正文：每自然段前空两个汉字。文中有结构层次的，第一层为＂一、＂，第二层为＂（一）＂，第三层为＂1、＂，第四层为＂（1）＂。

无正文说明：文章排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施，务使印章与正文同处一页，不得采取标注＂此页无正文＂的方法解决。

附件说明和附件：有附件的公文，应在正文之下、成文日期之上标明附件顺序和名称，或在正文相关处用括标注＂见附件＂等字样。但正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、发布的文件的，不加附件说明，也不标注＂见附件＂等字样。附件应在用印页之后另起一页，并尽可能与正文装订在一起。

生效标识：包括印章和成文日期。用印应端正、清晰，上不压正文，下压成文日期4至7个字（视印章的大小而定）。

成文日期以领导同志签发的日期为准。

二、字体

公文名称红头用小初号黑体字；正文和附件的标题均用二号黑体字（不加粗）；正文采用小三号仿宋体字；文中要突出层次的，第一层＂一、＂＂二、＂…的用小三号黑体（不加粗），其他层次的用小三号仿宋体字加粗。

除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，公文中的数字应使用阿拉伯数码。

三、排版

1、页面设置：公文文字从左至右横排，每自然段前空两个汉字，一般每页二十四行，每行二十八个字。行距28磅。上页边距为3.0cm，下页边距为2.5cm，左页边距3.2cm，右页边距2.8cm，以留出左侧装订的位置。此类操作可在＂文件-页面设置＂中进行设置。

2、独字不成行：文中如果有单个字的不能单独成一行，可在＂格式-字体-字符间距-间距-紧缩＂中作调整。

3、序号排列：正文中如果需要分几个方面来说明事件的，会用到＂一、****......＂＂二、***......＂等，此时在写完＂一、****…….＂，按回车键后会出现电脑自动编号的现象，此时须在工具栏内按一下＂撤销键入键＂，然后自己再打上＂二、***……＂，这样就会出现正常的文字排版了。（＂1、….＂＂2、…..＂同样操作。）千万不能用计算机自动生成的序号排版格式。

4、插入页码：凡超过两页的公文，都需居中插入页码。

5、正文和落款、日期的距离：通常以空三行为准。

6、附件：与正文空一行，顶格写所加附件的标题。

7、日期写法：正式文件需使用中文日期，如上报的计划、总结、请示、报告等，其他一般的文字材料可以用阿拉伯数字来标明日期，如通知。