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2适用于与质量管理体系有关的文件控制，包括外来技术文件、管理文件、标准、法律法规等。 3 职责 3.1总经理负责质量手册的批准； 3.2管理者代表负责质量手册的审核及程序文件的批准； 3.3品管部负责质量手册的编制，负责程序文件、作业指导书的发放、回收、销毁及原稿的保存； 3.4研发中心负责与企业产品相关的国际、国家、行业技术标准最新版本的收集、整理； 3.5行政部负责公司相关资质证明材料原件的保存与管理；负责相关法律法规的收集、整理； 3.6各部门负责本部门第三层次文件的编制、使用、保管； 4 程序 4.1文件的分类及保管（从文件层次来分 三层） 4.1.1质量手册为公司第一级质量管理体系文件，由品管部备案保存；各部门对本部门的质量手册进行保管。
4.1.2 程序文件汇编为公司第二级质量管理体系文件，由品管部备案保存； 各部门对本部门的程序文件进行保管。 4.1.3 公司第三级质量管理体系文件分为两类： a） 部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：管理标准（部门管理制度）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；作业指导书（检验规范、工艺流程卡等）；质量记录文件等由各部门自行保存并报品管部备案存档； b） 其他质量管理文件：技术标准（国家标准、行业标准、企业标准等）；针对特定项目、产品或合同编制的质量计划或设计输出文件等，由各相关部门保存、使用并报研发中心备案存档。
4.1.4 公司外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由行政部保存。 4.2 文件的编号 质量管理体系文件的编号规定： a） 质量手册 公司名称代号/质量手册-发布年份 例如 JY/QMS-2009:JY-金亚科技股份有限公司，QMS-表示质量手册；2009年发布年份。 b） 程序文件 公司名称代号/程序文件 序列号-发布年份 例如 JY/QP001-2009: JY表示金亚科技；QP表示程序文件，01表示文件编号，2009表示发布年份。
c） 质量记录：质量记录代号-标准条款号-质量记录编号 例如 J-4.2.3-01:J表示质量记录；4.2.3表示标准条款号文件控制，01表示文件控制中的第一个质量记录表格。 d） 公司其它文件： 企业代号/部门代号 文件顺序号-编制年号 例如 JY/PG001-2009,JY表示金亚科技；PG001表示品管部发放的第1号文件，2009表示发布年份。 表一：各部门代号规定如下： 部 门 名 称 代 号 部 门 名 称 代 号 国内营销部 YX 品管部 PG 研发中心 YF 生产部 SC 行政部 XZ 资产管理部 ZC 人力资源部 RL 物资管理部 WG --- --- --- --- 4.3 文件的编写、审核、批准、发放 为使公司的质量管理体系文件是充分和适宜的，公司所有的质量管理体系文件在发布前必须得到批准： a）质量手册由管理者代表组织编写，经管理者代表审核，总经理批准后发布，品管部负责发放、回收、备案保存； b）程序文件由品管部负责组织各相关职能部门编写，编写部门主管审核，管理者代表批准后发布，品管部负责发放、回收、备案保存； c）各部门工作手册由各部门主管组织编写，分管总监审批，各编制部门负责发放、回收并提交品管部备案保存； d） 外来管理性文件、标准和法律法规文件由行政部负责登记、发放并备案保存； e） 技术标准（国家标准、行业标准、企业标准）、质量计划、设计输出类文件由研发中心负责登记发放并备案保存； f）文件发放部门填写填写“文件、资料发放/回收记录表”将文件发放到指定范围；各文件使用部门在接收受控文件后编制 “部门受控文件清单”，对文件版本、受控状态等信息进行如实的记录； g）文件版本与修订状态：文件版本用大写英文字母从A开始标注，换版后依次为B、C…；文件修订状态从0开始标注，文件修订5次后需更换版本。
4.4 文件的受控状况 本公司的质量管理体系文件分为“受控”和“非受控”两大类。 a）受控文件：主要指与质量管理体系运行紧密相关的文件。主要控制此类文件的编制、发放、修改、回收、作废等；所有受控文件应在该文件封面加盖“受控”印章，并注明分发号。对于组织无权进行更改控制。如国家的法律法规、标准及设备仪器的说明书、手册等文件，组织只能进行标识、分发和控制使用，并及时跟踪相关文件的最新版本。
b）非受控文件：用于投标、顾客非现场使用及其他特殊发放的文件，不要求对其更改进行控制，对此类文件应作为明确标识。 4.5 文件的更改 a） 质量手册、程序文件由品管部主持更改，填写“”文件更改申请单”，经管理者代表审批后更改。 b） 其他文件的更改由各相应主管部门负责人主持更改，填写“文件更改申请单”，经分管总监审批，再由各相应部门指定人员进行更改。
c）设计文件的更改由技术总监审批。 d） 受控文件由各发放部门按“文件、资料发放/回收记录表”进行收回和重新发放，被更改的原文件和更改后的文件各职能部门保存，以确保有效文件的唯一性。同时保留文件更改内容的记录； 4.6文件和资料的领用： 4.6.1当因文件和资料严重破损而需申请领用时，分发号不变，并回收相应旧文件和资料。
因丢失而补发的文件应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；文件发放部门作好相应发放签收记录并...
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