浅谈如何做好实物档案管理工作

[浅谈新时期如何做好企业团工作]团员青年是企业的未来、是“生力军”，是企业党组织的助手和后备军。他们善于接受新鲜事物，思维敏捷，思路开阔，是一个活跃的群体，他们的聪明才智在企业的工作中起着不可估量的作用...+阅读

浅谈如何做好实物档案管理工作

陡河发电厂档案室曾多次获得中国大唐集团公司、大唐国际和地方政府的许多荣誉，在2008年又获得中国大唐集团公司档案工作目标管理标杆示范单位及一级企业称号。但实物档案管理工作却一直远远落后于其他档案门类的管理，而且较文书、科技、会计档案的收集数量、整理等存在差距。实物档案是指记录和反映本企业有关生产、基建、科研技术、经营管理及其它各项工作中形成的奖杯、奖状、奖牌、证书等奖励材料，赠送给企业的具有保存价值的锦旗、重要纪念品等材料。实物档案以物质实体为载体，具有形体直观、形状多样特点，它直接反映了本企业的发展和各方面工作取得的业绩，不但具有较高的查考利用价值，而且具有良好的宣传教育功能，是文书档案的重要补充。

一、实物档案管理工作状况1.收集工作相对规范，但不能保证档案收集过程中的齐全与完整。实物档案作为特殊载体的一种档案门类，其独特的形成规律成为保障档案齐全、完整的一个瓶颈。众所周知，实物档案（特别是荣誉类实物档案）的形成具有明显的偶然性，这是它在形成过程中不同于其他门类档案的突出特性之一。

如何管理档案

档案管理制度

1、各种档案按组卷要，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要借阅。

4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。档案统计制度

1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。

2、及时、准确地登记档案的移交和接收，作到帐表相符。

3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。

4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。

5、有专人负责档案统计工作，按要填报档案统计报表，并做到迅速、真实、准确无误。档案安全保密制度1 、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。

2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。

3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。

4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。档案查阅借阅制...档案管理制度

1、各种档案按组卷要，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要借阅。

4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。档案统计制度

1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。

2、及时、准确地登记档案的移交和接收，作到帐表相符。

3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。

4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。

2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。

3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。

4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。档案查阅借阅制度

1、外单位查阅档案时，必须持有说明信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。

2、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。

3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。

4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。

5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。

6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。

7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。档案库房管理制度

1、档案库房是保存档案的重要基地，非本室工作人员严禁入内。

2、库房内严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。

3、库房门窗要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。

4、库房内要保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。

5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。机关档案归档制度

一、凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、以及人事、保卫、专业、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进进整理、归档，并定期向本机关档案室移交。

二、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。

三、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后，三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。

四、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原则，由本科室进行整理、立卷、归档。

五、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案，并办理移交手续。

六、机关财务部门应把会议档案保管二年期满后，在三月末之前移交本机关档案室，并办理移交手续。国土资源专业档案立卷归档制度为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。

1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则，由形成部门统一立卷。

2、要保证归档材料齐全完整，坚...

如何做好学校文书档案的管理工作

如何做好学校文书档案管理工作

一、高校文书档案管理中存在的问题

1、文书档案立卷质量不高高校档案整理的目的就是为了保存学校在各种工作与活动中所形成的有保存价值文件材料中的原始记录，可以为后人提供借鉴的经验、查考凭证，也为编写校志等提供宝贵资料，所以全宗档案的真实、齐全、完整极为重要。档案收集得齐全，就能准确、系统地反映出学校工作的历史原貌；反之，档案残缺不齐，就不能很好地反映一所学校的工作原貌，如严重不齐全的，反映的将是支离破碎的情况，直接影响将来的编史修志等工作。

2、档案材料归档措施不到位近年来，随着科技进步的加快，高校办公自动化程度不断提高。电脑、复印机、扫描仪等科技产品迅速普及，极大地提高了文书档案材料的收集与处理效率。但利用现代化办公设备形成的一些文书档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。目前，高校文书档案资料归档存在着两种倾向：一种是只存于软盘、硬盘和光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的；另一种是只存文字性资料而不存软盘、硬盘等电子版材料，也不利于重要文件档案的保存。

3、管理工作人员积极性不高有些高校档案管理工作人员由于缺乏档案意识和责任心，或者缺乏文书档案管理方面的知识，致使文书在立卷过程中不符合原则、要和方法，出现案卷保管期限划分混乱或者造成全宗档案收集不齐全等。例如有些管理工作人员认为一件工作做完了就算过去了，而工作中的资料在工作完成后便随手一扔，认为没有保存的必要，认为档案收集工作是档案室工作人员的事情，与自己无关。

三、解决高校文书档案管理问题的措施针对高校文书档案管理工作中存在的问题，笔者谈一下自己对高校文书档案管理对策的一些看法。

1、加强高校文书工作与档案管理工作规范的衔接文件是档案的前身，文件质量的好与坏直接影响到档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在高校文书部门规范处理文件的基础之上的。文书人员要有非常强的档案意识，做好文书资料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要文书人员要把好文件资料的质量关。比如纸张大小、文体格式要做到规范化、标准化，不能五花八门；严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件资料等等。此外，强化“文书部门立卷”工作也是文书档案管理中的一个重要环节，“文书部门立卷”是《中华人民共和国档案法》中早有明确的一项基本制度，它不仅是文书工作的最后环节，也是档案工作的开始环节，并成为真正意义上的衔接点。因此公文办理完毕之后，文书部门或业务部门必须及时整理立卷及归档。只有这样，才能实现高校文书工作与档案管理的最佳衔接。

2、做好高校文书档案现代化归档工作，杜绝错误倾向办公现代化是当今社会发展的必然趋势。由于计算机和网络技术在工作中的普遍运用和迅速发展，公文中不可避免地将出现大量的电子文件，这些新型文件要归档，就必须借助现代化的管理平台，建设一个全新的电子文件管理系统，同时让这个系统能够与其他信息管理系统实现信息的优化配置与共享，使得高校的文书、档案管理工作纳入到整个信息管理工作中。当现代化的办公设施与传统的档案管理模式发生冲突、出现碰撞的时候，文书工作人员或档案员必须要努力提高自身的认识，更新陈旧的观念，不断研究和探索在新形势新条件下文书档案管理的新路子、新模式，使得文书档案管理工作不断地向纵深领域发展，不仅要继承传统的优秀做法，而且做到开拓进取，与时俱进。

3、提高高校文书档案管理人员的专业技能高校文书档案管理工作人员要不断加强学习，充实和提高自己的档案管理业务和计算机应用能力水平，要积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论。另外，科学技术特别是信息技术的迅猛发展也对文书工作和档案管理提出了新的更高要，管理工作人员要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主动性，坚持素质教育、终生学习的理念，不断提高新的学习目标、任务和要，主动学习信息技术、现代管理等相关专业知识，掌握和提高应用计算机、外语、网络技术的能力和水平，努力打造成为管理型、技术型和复合型的专业人才。

4、提高文书档案管理工作人员的积极性学校首先要重视档案管理工作，建立健全规章制度，加强档案整理工作的检查监督，做好宣传工作，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作；其次要增强文书档案管理工作人员的责任感，把好人员变动关、调入关。要培育文书档案工作人员的工作热情，提高脚踏实地、实事是的工作作风和工作态度，把好业务技能关，要及时对从事档案管理的专兼职人员进行档案业务培训。