机关公文写作知识 - 范文无忧网

[关于公文函的分类及格式介绍]今天为大家整理带来关于公文函的分类及格式介绍，欢迎大家阅读，希望内容对您有帮助。公文函可以从不同角度分类： (一)按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的...+阅读

上款，抬头顶格写发往部门，一种是笼统写法，如“各区、县、局”；一种是具体填写各发往单位的名称。发给个人的是称职务还是称同志，看会议性质决定。

正文主体写开会的根据、目的、日期、地点，派什么人参加，会议的内容、议程（保密性的会议不写）。需要汇报、发言，带论文、材料的，以及开多久、几时报到，带何证件和交通食宿等问题，都在正文或附件中写明。

普通会议简略一些，只写时间、地点、会议内容等。

落款，在正文后右下方写下召开会议单位的机关全称和年月日，加盖公章。标题上已写明单位的，只写年月日盖公章。

日用通知很简单，落款后贴出即可。有的打打电话通知亦可，但要写下再打，免得遗漏事项。

写会议通知的注意事项：信息开门见山，交代七个要素（会名，会期，时间，地点，范围，凭证，筹办单位），注明开会准备，保证限期送到。

通报

1、含义和性质。

“通报”是表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况的一种公文文体。

“通报’亦属发布性周知性公文。与“布告、公告、通告”相比，有一定范围，多用在机关体系内部，与“通知”相比，并非以上对下，不能有所部署。

2、类别及其写法。

①表扬通报。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、决定三部分内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定。

②批评通报。批评事故，正文要包括经过情况、原因和决定（包括防止办法）。批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍，合理的因果分析和正确指示决定。一般有附件。

③情况通报。传达重要情况和要各机关知道的事项，以情况为主，可以有分析，提一点要求。领导人的重要讲话精神，亦可作为情况通报发布。

3、写作注意事项。

“通报”的标题与一般公文相同，正文一般包含事实、说明和决定三部分。需要注意的是以下三点：①时机要合适，注意与全局布置、大气候协调，但又不是超浪头“反啥有啥”“要啥有啥”。②态度要诚恳、严肃。③事实要扎实，用词要恰如其分。总之，要达到表彰起感召作用，批评起教育作用。

第四节报告、请示

一、报告

1、含义和性质。

“报告”，是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问或要求的公文文体。

报告是写给上级、主管部门的呈报性上行公文。党政和群众团体都使用。是沟通上下级关系、实行领导关系以使机关体系运转的主要工具，我党我国一向重视报告制度。

2、类别及其功用。

①例行报告：即下级机关由于工作任务、物质的需要，定期向上级写的报告。分日报、双日报、三日报、周报、旬报、半月报、月报、季报，一旦按需要定下期限后，就必须在固定时间上报。年度报告也就是正式总结报告。例行报告不能变成“例行公事”，“把破帽年年拈出”，而要随着工作的进展，反映新情况、新问题、写出新意。不需要例行报告的，不要定下出例行报告。

②综合报告：全面汇报本机关工作情况，以便于上级了解全局、进行全面指导的报告。要注意反映的情况、问题得全面，可以和总结工作、计划安排结合起来。要有分析，有综合，有新意，有重点。

③专题报告：指向上级反映本机关的某项工作、某个问题、某一方面的情况，要求上级对此有所了解的报告。应上级要求或机关主动报都可以。大致是做了某项工作，有了某种成就或经验（中心工作报告），发生了什么问题或出了错误捅了漏子（紧急情况报告或检讨报告），召开了会议解决了某一问题等（会议报告）。要迅速及时，一事一报。呈报、呈转要分清写明。

3、基本格式和写法。

标题，包括事由和公文名称。上款，收文机关或领导人。正文，结构与一般公文相同。特别要注意：情况确凿，观点鲜明，办法明确，口吻得体。呈报的，文末要写“以上报告当否，请指示”等。呈转的要写上“以上报告如无不妥，请批转各地参照执行”等语。然后写发文机关、日期。

二、请示

1、含义和性质。

“请示”是向上级机关请求指导和批准的一种公文文体。

请示是下级机关写给上级机关、主管部门的报请性上行公文，党政都用，专为请求指示与批准的，体现了领导关系。

2、功用和类别。

一个机关在既定的职权范围内，上级方针政策已经明确规定的问题，不必请示即应自行处理。要请示的，或是有关政策、法令中有不正确、不清楚的问题，本机关本系统发生了按原规定难以处理的重大问题，或因具体情况而需变通处理。对新任务和其他财款动用的要求等，要上级批准而使行动合法；或是要求将好的作法批转到一定范围贯彻或指导。

①建议请示。发现问题却牵涉全局，向上级建议，请示批准或批转。

②求批请示。凡需上级批准才能实施或涉及到本机关无权解决的问题，而请求审批的。

③求助请示。。工作中遇到无力解决而又需要解决或群众要求解决而请求上级帮助的。

④探讨请示。对上级决策、文件从实际出发请示重新考虑决定或请示的内容有普遍意义请求批转的。

3、基本格局和写作注意事项。

标题一定要写明“请示”，事由要概括准确，发文单位可以在标题写明，也可以不写而签署在正文后边。标题下，正文前，要顶格写明接受请示的单位或领导人的名字。正文要开门见由写请示问题的原由，接着着重写请示的问题（顺序也可倒过来），然后提出意见建议，以供上级判断、抉择。正文之后要另起，写明请求批示。请求批准、批复要求明确表态，则写“以上请示当否请审查批示”、“望予批准”、“请及早批复”等；请求批转则写明：上述请示，如无不当请批转到什么范围执行或参照执行。最后在右下方签署机关名称或领导人的名字，下面写上日期。

必须事先请示，不能“先斩后奏”；必须一事一请示，不能许多事搅在一起；要向主管部门请示不要越级请示，不要多方请示，如系牵涉到几个单位或领导，要呈报主管领导机关或个人，抄报其他机关、个人；几个机关因同一件事需请示，要统一意见，联合行文，会签印报。

第五节批复，函

一、批复

1、含义和性质。

“批复”是答复请示事项的公文文体。属批答性下行公文，是上级机关或业务主管部门对请示、报告的答复，党政都用。

2、格式和写法。

标题，何机关、关于何事的批复。上款受文机关即请示、报告的发文机关。正文开头要写明是对于何时、何号、关于何事的请示的答复，时间和“请示”的发文字号可以省略；主体是答复问题，意思要明确，语气要适当，什么同意，什么不同意，为什么某些条款不同意、注意事项都要写清楚；结尾，如同意，可写要求，不同意，可提供其他解决办法。最后写“此复”，落款。

二、函

1、含义和性质。

“函”是机关之间商洽工作、询问和答复问题、向有关部门提出请示的公文文体。它是询答性公文，多用于平行或不相隶属机关之间，不具呈报与指示作用。但又是郑重的公务，所以才称“公函”。是正式文件，要单编发函号，按程序制发、归档。与日用文书中的“便函”，象介绍信、慰问信、表扬信、批评信、贺信等不同。

2、类别。

①商洽、询问、请求批准的。②知照性的，即主动告知一件事，不需要答复。③答复问题、回复请求的。

第①②两种是主动发出的。叫“发函”，第③是受动答复的，叫“复函”。

3、格式和写法。

“函”的写法和书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体。要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻，粗暴的语气。

①函头：印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。②标题：写发函机关，涉及事项，文种要写明是函还是复函。③上款：受函机关或领导人。④正文：“发函”大体是开头提出问题，说明什么事或针对、根据什么。主体表示要求，商洽什么，告知什么、请求什么，即要对方做什么。结尾，要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予×××是何”，“望能同意”，“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等等。有附件要写明，为送物品材料的附函，主体上写了，函尾可不再写。“复函”开头说明针对的来函，如“×月×日×号来函收悉”，有时有必要概括函的内容写进去。主体写对来函所谈事项的态度主张。结尾，如同意可写希望，不同意可提供另外的办法，也要用礼貌语词。⑤下款：发函机关，年月日，公章。⑥函尾，抄送机关。

第四章日用文书

在机关应用文章的三类中，除专门文书是在专门机关、领域使用外，一般机关里用的就是公文和日用文书。而日常处理公务时，不可能也不必要时时、事事正式发文、使用正式公文，而更多的是使用处理日常事务、交流信息情报的简便的日用文书。这一类文字材料的使用频率高、作用广泛、手续简便，在文字工作中占很大比重。使用得当、写得好，有助于提高工作效率、推动工作、加速改革；等闲视之，粗制滥造，往往成为文山会海的主要质料、费时无益的“肮脏的废纸”是，有许多人却往往不大重视这些日用文书的写作，觉得见得多了，谁都能写，因而不讲究、不用心、不把关，致有滥写滥发现象。其实它在机关工作中具有重要的独特的作用和意义，国家机关的公务人员都应懂得它、把握它、写好它，让它发挥积极作用。

第一节概述

一、机关日用文书的含义、功用及其类别

1、含义和功用。

机关日用文书，又叫机关日常事务文书，是机关办理公务的文书中，一些非正式文件的统称，是机关体系处理日常事务的应用文体。具体指简报、调查报告、按语、计划、总结、规章、介绍信、礼仪函电、图表等等。因为它们是处理日常事务所应用的，因与《办法》和《条例》规定的正式公务文书有种种区别，所以叫它“日用文书”。

日用文书，是机关日常办理具体事项、传递各种信息、联系工作、总结推广经验、维系和处理机关之间和机关内部关系的一种轻便文字工具。文体、效能、制发、格式等，是在机关工作中约定俗成而由机关自身确定的，不象正式公文那样经法定文件规定下来。因而，在经由法定机关批准或作正式公文发布之前，不具正式公文的法定效能，只在发放机关批准或作正式公文发布之前，不具正式公文的法定效能，只在发放机关范围权限之内有一定行政效能。

2、日用文书的类型、类别。

日用文书种类繁多，没有法定的规定，也没有标准的分类法。现在机关里日常应用的文字材料，大体有三个类型，日用文书正是如此。

①文章型的：具有篇章结构形式的文章。包括简报（快报）、调查报告、按语、计划、总结、会议报告和讲自豪感稿等。

②条款型的：按照条款格式结撰而成的，象机关里一般的规章制度、章程、公约、守则等。

③表格型的：即有固定格式的简单文字和报表，多系事先印好表格或特定项目，然后逐项填写的。象统计表、介绍信、条据、请柬等类就是。

二、日用文书的特点

日用文书是机关应用文章中最为灵活机动的一类，它与正式公文有分工而相辅相成。它具备了新闻文体的某些作用，却又能不超出机关范围。

1、事务性与简便性。

日用文书快速传递信息等性能，和新闻相近。其中有的文种，如调查报告，既是机关应用文体，又属新闻文体，除了有保密内容或属于组织、人事方面者外，也可以在报刊上发表；有的文种，稍事改动，即可成为消息见报，有的可作按语或改作短评；有些文种，可以报道或公布，等等。但是，它和新闻的不同就在于事务性，它是用来办事的，办理机关公务。这一点和正式公文相同，但它是处理日常事务性的公务，手续简便、使用方便，与正式公文的郑重、用以处理较重大事务、有严格制程序、需领导人签发是不同的。

2、适用对象和读者范围的特定性。

新闻是面向全社会的，而机关日用文书有自己特定的发放、适用范围和读者对象。就是说，它只在机关内部和机关体系一定范围内使用，每一份都有特定的读者对象，同时，也有它使用的目的。如传递信息的简报，有发放范围，而并非面向社会，如果在报刊上发表，就需要有公开发表的意义而又在无需保密的情况下才行。日用文书本身不是新闻，即使在政务公开的情况下，也必定有一些不宜或不必公开发表的。

3、参考性与引导性。

日用文书在机关应用文章中的特点，首先是它没有法定的权威性和强制执行作用，而只对有关部门的工作具有参考性或引导性。有时只是通报信息或情报，不是正式行文。诚然，日用文书在自己的实施范围内，有的也具有行政约束力。

如计划、规章，必须执行或遵守，违背了或执行不力要受到行政批评、处分，但与违法渎职不同（后果构成犯罪者除外，那已是超出规章、计划之外的责任事故了）。如超定用车，违背了用车章程，可以批评，给行政处罚，但不构成犯罪。

4、写作上的灵活性

在机关文章中，日用文书没有规定的格式，因而写作上要灵活得多。可以说，它们是机关应用文章中最为自由，最易发挥写作能力，最有创造性的一类，因为它不必死守固定程式，不用专用术语。相反，由于使用多，更忌讳匠气——写出来每一份都一样。而应多一些变化，不可拿一年框子往进里填内容。

三、重视和写好日用文书

机关应用文章对治理国家、管理社会、推动改革、实现四化具有重要作用，而其中的日用文书尤有基础意义和无可替代的作用，因而，被称为“基础性文书”。

1、机关基础工作的一方面，关乎工作效率。

机关的基础工作就是办事，解决问题，要工作就要在各机关之间或内部沟通、联系，从而使整个机关体系运转。日用文书是办理日常事务进行日常联系、沟通的重要工具，如果写得“少、快、好”，办事效率就高，否则就会影响工作。

2、机关决策的基础，关乎决策正误。

日用文书被称为基础性文书，还因为它为决策提供基础、依据。它除了按正式决策精神办事外，主要是提供信息、情况的，或作为决策反馈，或作为“准决策”（如正式批准前的计划）而听取意见、反映。这就是作为基础对机关的正确决策或调整决策作不可或缺的贡献。

3、机关写作的基础，关乎写作水平的提高。

要写好干部常用的机关应用文章和报刊宣传文章，必须有写作的实践和历练。日用文书由于使用多，写作灵活，因而是练笔的好机会，也是提高鉴识和修改文章能力的好机会。这是它被称为基础性文书的又一原因——它是机关文字工作的基础和练基本功的，不仅有助于提高写作能力，而且有助于积累材料、知识、经验，对提高整个工作能力和领导能力、改进机关作风，帮助是很大的。

第二节简报

一、简报的含义和功用

1、含义和性质。

简报是各种机关交流情况、信息和简短书面报告。

简报使用者是机关，但不是正式公文，不具法定效能和行政强制力，只是知照而己。简报是简短地报告已发生的事实的，与新闻报道有相似处，但却只向一定范围报告与机关工作有关的事件。简报是报告单位情况的，但却与调查报告不同。那往往是上级、有关单位进行调查后写的，是从全局看局部，要有分析研究。简报与同以叙述为主要表达方式的小说、报告文学也不同，它不能虚构、假想，虽也要生动，但却不宜抒情和带文学色彩。

2、简报的功用。

简报的主要用途，是在机关系统上下左右向一定范围交流信息情报、经验教训、帮助特定人员掌握情况动向的。对建立现代信息反馈网络具有重要意义。随着各项事业的发展，简报这种简便灵活地交流情况的文体，迅速发展和推广开来。范围上，从中央到基层的党政部门、群众团体，到政治、经济、文教、卫生、工业、农业、交通运输、商业等各条战线，从全国到省、地、县的各类会议。内容上，各部门的动态情况，思想反映，成就、经验、重要活动、科技发明、生产进度、纰漏事故、自然灾害，好人好事、坏事苗头等等，都要用这种简便的形式在机关之间、机关内部迅速交流。现在它的形式、使用已经基本稳定下来，但同时还在随社会发展，办公现代化继续发展。如有些省近几年来兴起的《信息》、《快报》，利用传真机把各地的信息——新情况、新问题、新决策、新经验、新创造，进行交流，形成文字材料，在省、地、县各级主要领导上班之前送到他们办公桌上，对迅速作反应、推动工作作用很大。当然，滥发简报的现象相当普遍，这就削弱了它的作用，降低了它的威信。

二、简报的主要种类

现在许多机关都办了一种或多种简报，种类繁多，名称不一。

1、从办简报的角度分四种：

①长期性综合性简报。主要是反映本系统、本部门、本单位的日常工作和动态，可以定期出，也可以不定期。这种简报包含的内容十分广泛，如对上级决策的贯彻情况，群众反映，思想动态，各种典型，工作进度和经验教训，好人好事或事故问题等等。

②阶段性专题性的简报。它特指正在集中完成某项任务时，把动态、情况、典型、做法、经验、问题，向主管部门汇报和向有关部门反映的简报。任务完成了，简报就停止。

③会议简报。

④专门性简报。这是一种专门反映某个专业领域的动态、经验的简报。如《地税简报》，《科技简报》。

2、从写简报角度分两大类型：

①动态性简报。这就是平常所谓“情况简报”，以反映本机关动向、变故、异常现象和所辖范围的思想、动态为目的的。内容主要包括对党的方针政策的反映，思想变化和认识，新发生的值得注意的事件，好的苗头和坏的苗头等。

②经验性简报。即所谓“工作简报”，以报告本机关所墨守成规范围工作做法、进度、经验为目的。内容主要包括：对方针政策、指示决定的执行情况，贯彻的措施打算，做法、经验或问题，表扬和批评。

三、简报的形式和写法

1、一般的形式规格。

一般简报需具备报头、正文、报尾三部分。

①报头，在第一页上方，中间是醒目的简报名称即大字“刊头”。有的只标“简报”，有的前面标明单位、部门或专业、性质，如《×市×局简报》。“刊头”下面是简报期号，可以按年度编号，也可以统一编号、可双用“第十八期”的形式，也可以用（18）的形式。期号下面左侧是主编单位的全称，如：“××办公室编”、“××”会议秘书处等，右侧是印发日期。再下面一条间隔水线。

②正文，在报头下面放标题，正文中间可以另加小标题。一份简报一般登一份材料，也可登几份相类、相关或比照的材料，各份材料要分开，第一页可印上目录。会议简报一般只登一份材料。

③报尾，在末页的最下方，沉底排两条平行的水线，中间空出，注明本期发放范围——报、送、发或加发的单位名称和个人职务姓名。末一行注明本期印发份数，以备查考。也有把主编单位和印同日期放在最后的，有的简报可以不要报尾。

2、一般格局和写法。

简报的写作原则是，怎样能简明地把情况说清楚，就怎样写。它没有一成不变的格式，但是在长期写作中积累了一些可供借鉴的经验。

①拟一个醒目的标题。一是要有内容，使人一目了然，看了标题还想看内容。一是要引人注意。如唤起人们重视，“一个值得注意的倾向”，或提问题“……怎么办？”甚或用形象一点的题目等。

②安排好正文的三部分。首先，有一段“导语式”的总括说明。或是采用概括叙述，或是把结论放在前面。当然，开头和结尾的变化是很多。其次，把主体内容分几部分，按逻辑顺序安排层次、段落。一是纵式结构，按时间顺序叙述；一是横式结构，按空间，即事物的组成方面进行叙述。最后，要有一个好的结尾。补充和深化主要内容，发人深思。亦可戛然而止，最忌套话敷行。

③重视简报的编辑工作。

四、简报写作的特点和要求

1、实。

简报是报告信息、情况的，上级部门可能据此作出相应决策，有关部门也可能采取相应措施，所以必须实！这就是说，必须有事实，而且必须真实，从时间地点、人员情况，来龙去脉、前因后果，特别是数据、引语，必须确凿无误。引用人物语言必须确有其人其语。会议简报的“发言摘要”，一定要送本人核对。用“有人说”也可以，但必须是确有其人其言。第一，要严禁虚构伪造，合理想象，报喜不报忧。第二，要防止主观片面，以偏概全，“主题先行”，“按图索骥”。第三，要注意分寸尺度，既不能全是“比较的”，也不能绝对化。第四，文字上要朴实，准确。

2、精。

简报要少而精，有关领导和人员才以最短时间获取必要信信息情报。“精”是关键。首先指内容精粹。要抓住有意义的情况，是重点、是要害；表达要主题集中，精选材料，概述事件。不能贪多求全，“胡子眉毛一把抓”，写成一篇豆腐帐。同时，精也指文字精练，用最短的文字写尽量多的内容，一句能说明的，绝不用两句，“竭力将可有可无的字、句段删去。”但不要用不规范的缩略语，象“打办”、“双拥”等。简报紧好千字左右，不要超过两千字。

3、快。一是发现情况快，二是要写得快，印送快，及时迅速地把这些情况反映到上下左右。如果是“炒冷饭”，或拖拖拉拉，时机一过，等于废纸一张。会议简报尤其如此。

12全文查看公文写作知识（市政府办公室：孙传志）

写作的基本概念：写作，是我们业务干部和从事管理的工作人员不可缺少的能力。不会写作就不能从事管理，不能胜任业务。至少完全可以说，不会写作，就不能做好一个国家公务人员。

写作，有广义和狭义之分。广义的写作，顾名思义，是指写诗作画作文章。我们这里所讲的写作，仅指写公文（当然包

括专用文章）。这种写作，是针对干部的实际情况提高他们作为干部所需要的最基本的写作能力。

写作是一种什么样的能力？

客观事物经过人们的认识活动，成为思想、感情、信息，要是用文字组成篇章把它表达出来，就是写作。

1、写作的基础是认识能力

写作是用文字表达思想内容的，写出的文章好不好，首先取决于意思对不对，应不应该和值不值得写出来告诉别人。

文章的思想内容是从那里来的？来自对客观事物的认识。思想内容正确及深刻与否，决定于作者的认识能力。即，能否对客观事物以及主观的意念进行科学的认识，从而得到正确的思想。这一方面指有敏锐的感受力和精细的观察力，发现别人没有认识的事物、特征、动向及其意义；另一方面，是对丰富的感性认识进行思考，使之进入理性认识阶段，这就需要运用概念、判断、推理，进行分析、综合、归纳，从而形成反映客观事物本质和规律的思想内容。

2、写作的实质是思维能力的体现

写作，从认识开始直到成文定稿，贯穿着思维活动，认识过程中从感性认识到理性认识就要经过思维，从写作角度看，就是鉴别——去伪存真，选择——去粗取精，联想——由此及彼，分析——由表及里，渐次进入构思阶段。从构思起草到修定成文，仍然是思维活动的继续；它贯穿了命题立意、布局谋篇、遣词造句、修改定稿的全过程。换一个说法，事物反映到头脑，即输入信息，只有经过思维活动的加工才能用文字表达成文章。所以，文章只是思维活动的“物化”结果，写作能力实际是思维能力的体现。

要提高写作能力，就要提高思维能力，主要是两个方面：一是要想得合乎思维规律，即合乎逻辑；二是要想出新的路子、新的深度，能解决新问题，想出新办法。这就是开拓性创造性的思维能力。

3、表达能力也是多方面能力的综合体现。前面讲过，写作能力的基础是认识能力，实际是思维能力，但是认识能力和思维能力却又不等于写作能力。我们这里所讲的写作能力是指书面表达能力，即用文字以适当方式把思想感情表达出来，把信息输送出来的能力。

写作要具备七种能力：★审题能力，★表现中心思想的能力，★搜集材料的能力，★系统地整理材料的能力，★修改文章的能力，★语言表达的能力，★选择文章体裁的能力。

列宁概括的“三大要素”：选择主题，论述主题，文字修饰。

选择主题的能力，就是在现实生活中能选准、抓住有意义的主题，命题作文能正确审题并确立正确的主题。

论述主题的能力，就是能选择材料、运用材料、结撰文章来表达主题。

文字修饰能力，指词章修养，即运用语言文字的能力，不仅符合语法修辞规律，又适应文体，而且能发挥文字的表现力，具有健康的文风。

第一章公文、文件

公务文书，即机关应用文章，是指党政机关和群众团体、企业事业部门用来沟通、协调和处理上下左右之间公务关系、办理机关事务的文章。其中最重要的一类是有法定权威性和约束力的正式公务文书。国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》指出：“国家行政机关的公文（包括电报，下同），是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规，报告情况，交流经验的重要工具。”《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》（以下简称《条例》）规定：“党的各级领导机关的文件，是传达党的路线、方针、政策和实施党的领导的重要工具，是指导和商洽工作、请示和答复问题以及沟通情况的重要手段。”党政分开，政府公文和党的文件渐有不同，但都是治理国家、管理社会、开