监督所公文处理工作规范

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文章标题：监督所公文处理工作规范

为提高监督所公文质量和公文运转效率，根据党的机关、国家行政机关公文处理的有关规定，结合我所的实际，制定《丰台区卫生局卫生监督所公文处理工作规范》，请认真遵照执行。

一、总则

1、根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《北京市党的机关公文处理规定》、《北

京市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》，《丰台区卫生局公文处理办法》，结合本单位实际，制定本规范。

2、本规范适用于××区×××系统的公文处理工作。

3、××区××所公文，是本所实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书；是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告贺交流情况的工具；是×××所在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书；是依法行政和进行公务活动的重要工具。

4、公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

5、××所办公室（以下简称办公室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导各科室的公文处理工作。

二、公文种类

常用的公文主要有上行文（请示、报告）、下行文（决定、通知、通报、批复、意见、规定等）、平行文（函）及其它（会议纪要）。

三、公文格式

1、公文中的要素主要为：发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。

2、发文字号：上行文的发文机关代字为丰卫监文。下行文的发文机关代字为丰卫监发，转发文为丰卫监行发。平行文的发文机关代字为丰卫函。会议纪要的发文机关代字为丰卫会。

3、上行公文必须在文件上标明签发人。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

4、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。

5、主送机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范性简称、统称。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋字标识，名称后标全角冒号。

6、公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文使用3号仿宋字，第一层小标题的内容（即“

一、”），使用3号黑体字。

7、公文附件，指对正式公文具有补充、说明性的附加文字材料。在正文下空1行左空2字处，用3号仿宋字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，适用阿拉伯数码，如“附件：

1、ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，使用阿拉伯数码。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

8、单一机关制发的行政机关公文在落款处不署发文机关名称。

9、公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。用印应当上不压正文，下压成文日期。

10、成文日期，以本机关负责人签发的日期为准；会议决定的事项以会议通过日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，公文成文日期使用汉字。成文时间标识时，距正文2-4行，右边要空4字。

11、主题词，是进行文献标引、存储、检索等工作的工具，位于附注之下，抄送机关之上。每件公文选用的主题词数量，一般掌握在10个以内。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号宋体字，词目之间空1字，最后一个词目加黑。

12、抄送机关，指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称，按照党、政、军、群的顺序排列。在主题词下一行，左空1字，“抄送”用3号仿宋字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。

13、印发机关名称和印制日期，应当在抄送栏之下标明（无抄送机关在主题词之下）。占1行位置，用3号仿宋字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文印制的日期为准，用阿拉伯数码标识。

14、印制份数，使用仿宋4号字，右空1字。

15、公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm*297mm），左侧装订。页面设置要求美观大方，页边距上3.

7、下3.

5、左2.

8、右2.6厘米；行间距一般为固定值23-27范围内；字间距一般为标准1磅。2页以上公文设置页码，奇偶页不同，页码由破折12全文查看号和数字组成，宋体4号字，奇数页右、偶数页左不空格。

四、发文办理

1、公文送所领导签发前，应当填写《发文稿纸》中“主送”、“抄送”、“拟稿单位”、“拟稿”、“校对”、“份数”、“附件”、“标题”等栏，报主管科室领导审核。

2、以本所名义制发的上行公文，由所长签发；制发的其他公文根据所涉及的工作内容由主管领导签发

。签发需用碳素笔或蓝黑钢笔在发文稿纸上签字方可生效，编发文号。

3、公文正式印制前，办公室进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统

一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。

4、公文印出后由拟稿科室装订并发送。发文办理自科室拟稿交到办公室后1个工作日内审核完毕。领导签发后，编发文号和印制文件在3个工作日内完成。一般情况以送文先后顺序办理，如遇急件急办。

五、收文办理

1、收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

2、办公室对收到的公文应当及时登记。登记后及时报所领导批示、阅知，或转请有关科室办理、阅知。对属于部门职权范围内的事项或者经局领导授权、委托由科室办理的事项，应当直接转请有关科室办理；需要两个以上科室办理的公文，应当明确主办科室；紧急公文应明确办理时限。

3、承办科室收到交办的公文，应当及时处理，并将办理情况及时告知所领导和办公室，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本科室范围的，应当及时退回办公室并说明。

4、各科室报所领导的公文，应交到办公室登记后，由办公室呈送相关领导，领导应及时批示。

领导在审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为统一；对没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

5、所领导批示或者转请有关科室提出办理意见的公文，批示或者办理后，不得随意横传，应当及时交回办公室按规定程序办理。

6、科室参加会议带回的文件，一般应交回办公室，按照收文程序办理。

7、各科室对上级文件、所领导批示文件的办理：

（1）凡明确提出办理时限要求的公文，主办科室应当按时限要求及时将执行情况报告办公室。紧急公文应当在1至2个工作日内，非紧急公文应当在5个工作日内将书面意见报送办公室。确因情况特殊不能按时办理完毕的，应当及时向办公室报告。突发事件以及国家法律、法规有规定的事项除外。

（2）对办公室分发或者翻印的上级文件应当认真贯彻。确需由我所行文作具体部署的，主管科室应当结合工作实际，请示主管领导后提出贯彻意见，并拟文稿报送办公室。

8、办公室建立执行公文处理规定的报告制度和通报制度。

9、向区卫生局、市卫生监督所报送公文为一式三份。一般公文不超过3000字。

六、公文归档

1、公文办理完毕后，应及时将公文形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料整理（立卷）、归档。

2、要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

3、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

七、公文管理

1、公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

2、办公室应当建立健全本单位公文处理的有关制度。

3、上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经所领导批准，可以翻印转发。翻印转发时，应当注明翻印转发的机关、日期、份数和印发范围。不得自行转发、翻印国务院文件、国务院办公厅文件。

4、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章，视同正式公文管理。

5、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文废止，视作自废止之日起不产生效力。

6、工作人员调离工作岗位时，应当将个人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

7、不具备归档和存查价值的公文，应当经过鉴别和办公室主任批准，定期销毁。

8、印章的使用和管理，应当严格按照所有关规定执行。

（1）印章的使用：需要使用“丰台区卫生局卫生监督所”印章的公文，必须经所主要领导批准。

（2）使用印章必须在办公室登记后方可使用。

八、附则

本规范执行中的具体问题，由办公室负责解释。

本规范自2005年1月1日起施行。

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