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慰问信是组织、部分群众以及某个人向有关集体、个人表示慰劳、问候、致意的书信。所谓有关集体或个人,可以分作两类,一类是在“两个文明”建设中作出了重大贡献的,一类是由于某种原因而遭到暂时困难和严重损失的。慰问信对前者表示慰问,鼓励他们戒骄戒躁,乘胜前进;对后者表示同情和安慰,鼓励他们加倍努力,战胜困难。慰问信的格式如下:第一行正中写“慰问信”三个字;如果写成“致慰问信”,那么“慰问信”三个字可移至第二行写在中间。
接着换一行顶格写受慰问的单位或者个人的称呼。写单位要写全称;写个人,要在姓名之后加上称呼如“同志”“先生”“师傅”之类,后边用冒号。在个人姓名前边,往往还要加上“敬爱的”“尊敬的”“亲爱的”等字样,以表示尊重。然后另起一行,空两格起写正文。正文的内容,应该先说明写慰问信的原因,或是因为对方在四化建设中取得了成绩,或是因为对方遭到了暂时的困难和挫折。
其次叙述对方的模范事迹或遇到的困难时表现出来的高尚品质,并向对方表示慰问。再次,写一些鼓励和祝愿的话。接着在正文后面或是另起一行空两格写“祝”“此致”,然后在下一行顶格写“节日愉快”“取得更大的成绩”“敬礼”等。署名要写在另起一行的右半行。如果写慰问信的单位、个人不止一个,也都要一一写上。日期写在署名的下边,年、月、日都要写上。
写慰问信要注意下面两点:一 要根据所慰问的不同对象,确定信的内容。对在四化建设中有贡献的集体和个人,应侧重于赞颂他们的巨大成绩;对遭到暂时困难的集体和个人,则应侧重于向他们表示关怀和支持。二 字里行间要洋溢着同志间深厚感情,要充分体现组织的关心和温暖,使受慰问者在精神上得到安慰和鼓励,增强克服困难的勇气和继续前进的信心。
慰问信的抒情性较强,语言亲切、生动。
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