机关文件材料不归档范围包括哪些内容

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机关文件材料不归档范围包括哪些内容

根据《规定》第四条，机关文件材料不归档范围包括四个方面，一是上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；二是本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；四是下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。需要注意把握的是，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿虽不归档，但重要的法律、法规的历次修改稿、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的稿本应属机关文件材料归档范围。

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文件归档分为哪几大类？分别怎样归档

中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则 DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施 -------------------------------------------------------------------------------- 1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。？本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2 定义本标准采用下列定义。 2.1 归档文件？立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2 归档文件整理？将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.3 件？归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4 质量要求 4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 5 整理方法 5.1 装订？归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 5.2 分类？归档文件可以采用年度-机构（问题）-保管期限或保管期限-年度-机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 5.2.1 按年度分类？将文件按其形成年度分类。 5.2.2 按保管期限分类？将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3 按机构（问题）分类？将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。 5.3 排列？归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 5.4 编号？归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。图示中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。 5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。 5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 5.4.4 件号：文件的排列顺序号。

？件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从＂1＂开始标注。馆编件号按进馆要求标注。 5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。 5.5 编目？归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 5.5.1.1 件号：填写室编件号。 5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 5.5.1.3 文号：文件的发文字号。 5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加＂〔〕＂号。

5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。 5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。 5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长*宽为297mm*210mm）。 5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 5.6 装盒？将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 5.6.1 档案盒 5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm*220mm（长*宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。

（见图A4(a))。 5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。 5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。 5.6.2 备考表？备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。 5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。

这些如何归档及归档期限

归档范围是决定文件能否归档的依据，每一机关单位应首先根据国家档案局制定《文件材料归档和不归档的范围》，结合本单位的职能和业务流动情况的实际情况，来详细确定归档文件的种类和范畴。归档时间的确定也很科学。归档过早，文件尚处于运行和办理中，有的文件甚至还未天生，这样势必干扰和影响办公、治理和业务部分的工作，这样既得不到办公业务部分的配合，又不利于档案文件的齐全完整。归档过晚，文件就会长时间的停留在办公及业务部分，轻易造成失密、泄密事件的发生，加上办公治理部分缺乏档案治理的库房前提和档案治理轨制，又会造成文件的丢失和损毁，极大的影响到档案的完整和质量。因此，归档时间必需科学的掌握。档案治理部分和文件产生部分应紧密亲密配合、共同研究，科学的确定每种文件的归档时间，既保证业务工作和归档工作的顺利进行，又保障归档文件的质量。

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