备用金的含义及其在会计上的管理

[备用金管理制度]备用金管理制度 1.本公司各部门零用周转金的划拨采取定额式，各部门划拨1 000元，以供日常零星开支之用。 2.各部门的备用金限用于购置消耗性文具用品及事务性临时开支，其余购置...+阅读

备用金的含义及其在会计上的管理

1，备用金的含义：备用金是采用先领后用，用后报销德办法。它属于其他应收款德范畴，是企业财务部门预付给本企业内部有关单位和职工用于日常零星开支德款项。备用金属于下级单位借款的性质，随用随报，一直保持着余额不变，年底时交回，年初时再借。 2，备用金在会计上的管理：备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。

本制度规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求。

备用金借款和报销手续

工作人员需临时借用备用金时，先到财务部办事处索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式本站，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经项目主管经理签字同意，再由财务负责人签字批准后，方可到财务部办事处办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

借款人员完成业务后应在三日内到财务部办事处索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管经理审批后，再将“报销单”返回财务部办事处，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。

借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

备用金的管理

因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部办事处根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。

财务部办事处应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部办事处发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部办事处将从下月起直接从借款人奖金中抵扣，不再另行通知。

跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借款。

关于企业备用金的

为简化核算工作，贯彻重要性原则，企业可实行定额备用金制度。该制度的要点在于： 1.事先根据日常零用现金开支需要，为有关部门核定备用金定额，并定期拨付给该部门。 2.该部门人员使用保管备用金均由该部门指定专人负责，不通过企业会计部门核算。 3.该部门凭使用备用金取得的原始凭证，编制分类报销单据，定期或定额向会计部门报销，补足备用金定额。但在会计处理上不通过定额备用金科目，也不必退回借款余额。 4.平时，定额备用金科目不记录领用事项，除非发生调整或收回备用金定额的业务。会计期末，必须向会计部门报账。这一制度省略了由企业会计部门逐笔审核每项备用金借款的手续，实现了分权管理，可以把核算重点放在审查报销环节上，可大大提高会计核算效率。

下面以甲公司为例，说明定额备用金的核算流程：（l）甲公司采用定额备用金制度，为某职能部门核定的备用金定额为1000元。则拨付该项定额备用金时的会计分录为：借：定额备用金——某职能部门1000 贷：现金1000 (2)某职能部门有关人员使用备用金用于日常业务支出时，会计部门不进行账务处理。（3）假定企业采用定期报销的方式，则到报销日，某职能部门凭有关购买办公用品的原始凭证，以及经分类整理的报销单据共计800元向会计部门报销，补足其定额，会计部门应作如下分录：借：管理费用——办公费800 贷：现金800 (4)若经重新核定，会计部门确定某职能部门的备用金定额应调整为1500元，则增拨定额的分录为：借：定额备用金——某职能部门500 贷：现金500

备用金的两种管理制度有什么不同

为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。

一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。

二、备用金范围

1、采购员零星采购备用金；

2、个人因公出差零星开支备用；

3、经常性的零星开支备用金；

4、项目兼任财务人员备用金；

5、其他备用金。

三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。

四、备用金借款和报销手续程序

1、工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式两联，借款人按规定的格式内容填写借款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管领导审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续。

3、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。

五、备用金额度

1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元，超过5000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购，必须按照工程部制度规定，走合同审批程序采购。

2、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。

3、各工程项目备用金，视各项目情况不同，备用金额度暂定为每周1万—5万。特殊情况，需由项目经理提前向总经理说明情况，予以审批。

4、其他借款，根据实际情况核定金额。

六、备用金使用审批权限备用金使用由部门负责人签字批准，部门负责人为备用金借款的第一责任人。

七、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

八、借用备用金的人员应在两周内冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。

九、所有各种备用金，必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。

十、本制度由公司财务部负责解释和修订。十

一、本制度自下发之日起实施。