第一步要将文件输人到电子计 算机中，即借助于编辑录人软件，将文字通过计算机键盘输入计算机，这个过程叫做录入。第 二步是要借助于排版软件，将已录入的文字进行排版，这里将要用许多排版指令来确定整个 文件的全貌，如标题的设置、字体字号的选择、尺寸大小、行间距离、另行或另页等，这个过程 叫做排版。 第三步是通过显示软件，在计算机屏幕上将排好版的文件显示出来，这时，编辑人 员可直接对其进行校对修改。

如果需要多人对此文件进行校对，也可通过打印软件，利用打 印机或激光印字机将文件打印出来。第四步是将准确无误的文件，通过照排软件将其传送到 照排控制机，最后在激光照排机上输出，形成相纸或软片。 至此为止，可以说电子照排系统所 担负的工作就全部完成了。下一步将通过晒版、上版、胶印等一系列印刷工艺流程将文件转 化成精美的书刊或报纸。

电子排版系统的功能是相当齐全的，上面介绍的只不过是它最基本的操作过程和最简单 的文字处理工作。在实际应用中，电子排版系统还可以进行广告设计、封面设计，直接出四色 片进行彩色印刷等，当然，这需要再增加一些必要的外置设备。 利用电子排版系统进行广告 或封面设计，其效果是人力所不及的。首先它具备十分庞大的资料库，可随你所需选取任意 材料进行加工处理；其次是设计手段丰富，可采用柔焦、淡化、变形、移位等各种各样的手段来 营造不同的氛围或效果，令人叹为观止。

中国的电子排版系统发展速度相当快，已经具备和 出版大国相抗衡的能力，其前景是十分光明的。