商务英语信函语块的写作原则

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由于商务英语信函具有语块性特征，语块是地道商务英语的基本单位，而能否写出地道的商务英语信函关键在于有无使用地道的语言，因此语块与信函写作原则之间存在着密切的关联性。从某种意义上讲，使用语块性语言就是严格遵循信函写作原则，遵循信函写作原则也就是在撰写商务信函时最大程度使用那些语块性语言。这是因为语块性语言都是约定俗成的语言，能够确保信函的完整、简洁、清楚、具体、正确、礼貌和体谅。而且，使用交易双方都熟悉的语块性语言，能够最大限度地减少读者阅读时间，减轻阅读所耗费的精力投入，能够迅速获取信函所传递的信息。

商务英语信函是贸易各方开展国际贸易业务活动的重要媒体，一封完整的信函肯定更有助于表达交流意图;有助于建立和表达友善的关系;有助于防止出现信息遗漏而导致损失或诉讼。信函的语块完整性包括下面几种情况：

(1)信函格式的完整性

一封信函作为一个篇章类语块，必须确保格式的完整性。无论商务信函的目的如何，其必备的要素语块是不可或缺的，而且位置、写作都有明确的规定。不能漏掉或部分漏掉必要成分，把必要成分的顺序颠倒，把其中的每个成分适度展开，这就保证该信函的语类保持完整，能够以适当的形式传达主要信息(张德禄，马磊 2002)[5]。细微的错误或缺失都将造成不良影响。

即使是那些可选择要素语块，也有助于信函的交际目的实现。例如，事由或主题行属于可选择要素语块，写在信函的抬头和正文之间，用来表明信函的主要内容，用下划线表示。

(2)信函结构的完整性

商务英语信函属于实用性文体，程序化程度比较高，在结构上形成了一定模式。比如说，一般的信函包括开头句、正文、结尾句三个部分，第一部分为起因，第二部分为信函的主体，第三部分为结尾，每一部分都有相应的固定套语或者程序性话语即语块。

(3)信函内容的完整性

商务信函主要是商业组织之间和个人之间的信息沟通。一篇合格的信函，必须对读者提供所有需要的信息，或者答复读者所提出的一切问题和要求，务必使所有的事情得到阐明和论述，所有的问题都得到答复和解释。根据发盘是否对双方构成法律约束力，将明确表示受约束的发盘，称为实盘;将未表明受约束或者保留和限制条件的发盘，称为虚盘。因此，在发盘的时候一定要写明是实盘还是虚盘。假如卖方已经写明所报的是实盘，也应包含准确的商品品名货号、单价、付款方式、数量、转运条款、以及确认此报盘的有效期等。