要写英语报告书，怎么办

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E-mail一般使用非正式的文体，因此正文前的称呼无需使用诸如 Dear Mr. John之类的表达，Dear 的使用通常在书信或初次传递邮件的对象。在同辈的，亲朋好友或是同事间可以直呼起名，但是如果是你的上级或是长辈，最好使用头衔比如：Mr. Smith, Thank you for your enquiry / e-mail.（谢谢你的提问/邮件。）

这是一句通常正文的开头。在商务邮件中，虽然看信者不一定会仔细的注意你的语法。但是也应减少拼法，文法及内容等错误。以免引起误解。以快速取胜的邮件，更重要的是避免错误信息流出。以下列举常见错误：

很多人常犯的错误是把e-mail写成复数e-mails或an e-mail。 mail是信件和名信片的总称，故为不可数名词。如果需要可以加上message之类的单词。变成：send me an e-mail message 或者 send me an e-mail letter来表示。另外不要忘了inter要加the，是表示世界上独一无二的专有名词。经常是大写并加the。例如：discuss on the Inter 等。还有一些错误句子：Thank you for these information. I need to improve my vocabularies. Let's discuss about it later. 等应分别改成this ，vocabulary， discuss it。

商务电子文件不同一般的信件，只叙述重点和相关事情。因此简洁是最重要的，尤其是在电子布告栏中的使用。

比如：

To put you in the picture regarding silk carpets， we would like to give you the following information.（为了让你了解有关绒毯的情况，我们提供下述情况。）

报告书的目的就是为了提供资料，汇报情况。报告的正文开头一般用一段话概括基本情况，点出依据和原因，然后用现将有关概况报告如下的来承上启下起主干部分。或者像上句we would like to give you the following information来引出下面的内容。如果分支有好几点，希望可以分段用数字或(●)来表示。让人一目了然。

电子邮件的英语虽然不是很正式，但是也绝对不能没礼貌，这是沟通的原则。使用婉转表达方法对于由礼貌地沟通起到较好的效果。例如对事情无法断言可以采取保留的态度，具体的方法是以：I think I wonder if 等起头。使用否定句会比肯定句委婉。比如 Will you Wont you? Could you 比Can you 更好。再者注重简洁的电子邮件不喜欢过于婉转，因此表示适当的礼貌和恰当的长度就可以了。

商务信件简洁明了，姓尾客套话常常只须一个词，如美式英语常用Thanks: Best，regards，sincerely，英式英语则为 yours truly，yours sincerely，Best wishes。称呼和正文之间、段落之间，正文和结尾客套话之间一般空一行，开头无需空格。