如何设计职位说明书

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（一）职务分析

•概念——一种对职务的设置目的、主要职责、工作内容、权限范围、机构关系以及工作环境、工具准备、设备等做重要的文字说明的文件。进行科学而有效的职务分析是设计职务说明书的前提。

•程序——职务分析应遵循一定的程序。一般来讲，首先应由专业人员运用一定的调查手段搜集职务信息，进行初步信息处理；然后进行职务现场考察和面谈，进行第二次信息搜集和处理，最后根据正确而适应的信息设计职务说明书，保证了职务说明书符合职务要求和组织目标。

•方法——进行职务分析通常有五种方法：

1、工作特点分析法——主要明确工作的职务职责、种类和完成工作所需要的工具、资料、人员支持；特点分析要依据历史资料、职务要求和组织目标三个要素进行。

2、员工特点分析法——“一个萝卜一个坑”，适人适岗，人尽其才。运用专业的性格能力测试工具来考察员工的素质能力和潜质；还要对每一个员工的视力、身高、体重、知识结构、管理程度等了如指掌并作好书面记录。

3、问卷调查法——问卷设计应邀请管理专家设计和制作，并由专家委员会进行信息分析和处理，并作出结论。这可以在较短的时间内收集到大量的信息，为职务说明书的设计准备资料。

4、职务工作日记法——一般作法是由任职人员自己记录下每天工作和活动的内容。记录没有重要和非重要的区别。真实而全面的记录可生动描述出工作的状态，为职务分析准备有价值的原始数据和信息。职务工作日记坚持10天为最佳，天数过少积累的数据和信息不全面、不准确；天数过多工作量过大且会造成信息重复。

5、关键事件描述法——工作过程会经常出现或重复一些关键事件。在进行职务分析时要收集尽可能多的关键事件并进行定性描述。

特别要说明的是，职务分析是针对工作本身而不是针对某个具体的人，而且上述方法可交叉使用。职务分析完毕后即可设计职务说明书。职务说明书是员工管理、目标管理、职务评估、绩效考核、理顺管理流程的基础工具。

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