会议接待前该做什么准备工作

[酒店前厅接待员应符合哪些基本要求]1.大酒店首先外语要过关，有的会严格要求本科生酒店管理相关专业。因为经常会有外宾。 2.五官端正，这就不用说了吧，酒店前台就是代表一个酒店的形象，长相当然是越pretty越好了。...+阅读

文字有点多，但是看完了你肯定能解决问题了，记得给分啊——必须的。

一、会务工作总体思路

（一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。

（二）责任到人：每项任务均有专人负责。

（三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。

（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。

二、会前准备

（一）成立会务组

1、会务组组长：总体负责。

2、文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。

3、后勤保障小组：负责会议的后勤保障事宜。

4、任务分解后形成《会务工作分派表》（附表1），相关责任人签字。

（二）明确会议概况

1、全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：

（1）会议主题

（2）级别与规模

（3）参会人员（与会人员的单位、职务）

（4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）

（5）根据会议概况，按集团本部有关标准预算会议经费，签报集团本部分管领导批准。

（三）选定办宾馆

1、责任人：后勤保障小组。

2、责任：联系几家宾馆（先前最好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包括：

（1）价格（客房、会场及其他服务项目的价位）

（2）设施（客房、会议室、休闲设施、环境等）

（3）服务（办会经验、餐饮质量、服务态度等）

（4）交通（便利与否）

（5）当期有无接待能力

3、综合比较后按优质低价原则选取一家，签报集团本部分管领导批准。集团本部分管领导批准后，立即完成以下工作：

（1）与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣

（2）根据会议预算领取支票

（四）下发会议通知、登录代表名单

1、责任人：文秘材料小组。

2、责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报集团本部分管领导批准后下发各参会单位。通知内容应包括：

（1）会议主题

（2）参会人员

（3）会期安排

（4）会议地点与联系电话

（5）会务组联系人与联系电话

（6）报到日期

（7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等）

（8）会议回执（附表2）(9)会址交通导引

3、会议通知以传真（以后可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登录报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），制作会议名册。登录内容应包括：

（1）单位

（2）姓名

（3）职务

（4）性别

（5）民族

（6）到达航班与到达时间

（7）是否要求接站登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《接站安排表》。

（五）准备会议材料、用品

1、责任人：两组分工协作。

2、材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外，还应包括：

（1）会议代表名单（附房间号）

（2）日程安排，各项活动地点及注意事项等

3、会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：

（1）与会领导桌签（可由宾馆代为制作）

（2）会议代表证（可由宾馆代为制作）

（3）会场条幅（可由宾馆代为制作）

（4）文件袋、笔记本、笔

（5）录音机、照相机、摄像机

（6）便携机、打印机及纸张、投影仪（根据需要）

（7）花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发）

（8）药箱（备常用药品）答案补充六）餐饮安排

（七）会场安排

1、责任人

2、责任：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作：会议室领导临时休息室各次分会的会场布局，包括：大会还是圆桌会座次安排花卉摆设话筒音响灯光摄影、摄像负责人

（八）文体活动安排

（九）房间安排

1、责任人：后勤保障小组。

2、责任：在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间，包括：

（十）《会议册》

三、会中服务

（一）接站

（二）签到

（1）在正式报到前日，应完成以下工作：①将分装好会议材料的文件袋运至宾馆②统一领取代表餐券并分装至文件袋③统一领取代表房间钥匙④在房门上粘贴印有代表姓名的纸张⑤花卉、水果等分发到各房间⑥准备好签到簿、订票登记单等待用

（2）签到工作包括以下环节：①在宾馆门厅悬挂欢迎条幅（或设置欢迎引领标牌）②在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到

（3）代表签到过程包括①在《会议房间安排表》上签到②领取会议文件袋③领取房间钥匙④确认返程日期及订票

四、会后收尾

（一）退房、送站

（二）结账