怎么才能做好接待工作

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怎么才能做好接待工作

接待工作是各级机关的一项常规性工作。接待工作水平高低能够集中反映一个地方一个部门的整体形象，能够展示出接待人员的素质和能力，同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。接待工作主要由各级机关的办公室来承担。总体要求是：热情周到，耐心细致，规范有序，客人满意。在具体操作中应注意把握好以下几个环节。

一、认真细致地做好接待前准备接待前做好充分的准备是保证接待工作质量的前提。首先，要沟通情况，了解意图。在接到上级机关或对方的明传电报或电话后，要立即向有关领导汇报，并主动与对方取得联系，了解清楚上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等，还要掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式等等，以便安排好餐饮、住宿、车辆，确定参观或座谈地点等各项工作。其次，要周密考虑，制定方案。在了解掌握以上情况后，要制定好接待方案，主要包括所需材料的准备、迎接引导、座谈汇报、食宿宴请、参观考察、安全保卫、照相留念、宣传报道、纪念品赠送、结束送行、注意事项等。方案中的每项任务、每一个环节都要细化到单位和责任人。制定方案时要注意上级机关与兄弟单位的区别，因人而宜，根据需要妥贴安排。方案制定之后，要送有关领导审阅，待领导审定后，及时通知有关人员或召开专题会议详细安排，让每个参与人员都明确自己的职责和任务。接待方案在执行中要根据需要随时调整，并及时通知有关工作人员。

二、热情周到地做好接待中服务在具体接待工作中，要安排好迎接、座谈、食宿、参观、送行等工作，并注意搞好协调配合，使各个环节衔接妥当。

（一）迎接引导，沿途说明。对接待者来讲，来访的都是客人，要尽好地主之谊，尽量为客人提供方便。迎接时要根据客人人数安排好接待车辆，参加迎接的人员要与客人在级别或身份上对等或稍低一点，并提前到达与客人约定的地点。接到客人后，沿途要主动向客人说明景观或接待安排情况，征求意见，让客人对此次活动有大体的了解，特别要注意别冷场，要显示出热情。迎接引导客人还要注意引导客人时自己行走的位置、问候握手时的动作、说明双方领导的顺序、乘坐车时的礼节等。

（二）座谈交流，服务周到。接待活动中如有座谈，要根据人数提前安排好座谈的地点。房间安排要适中，人少房大，显得太空落；人多房小，显得太拥挤。座谈地点要注意悬挂横标、座次摆放、茶水供应、花草、音响照明、材料摆放等事项。

（三）食宿宴请，妥善安排。住宿要根据需要进行安排，事先打印好房间号，与日程安排、作息时间、就餐地点等一并发至客人手中。就餐要严格按照接待标准，突出地方特色，根据客人习惯安排就餐方式，特别要注意饮食卫生。宴请时当地参加人员应与客人对等或高半格，并安排好座次、致词等。

（四）参观考察，精心准备。参观考察要提前安排好车辆，人多时注意将车辆编号，引导客人按顺序乘坐。根据需要前面可安排引导车辆，交待清楚行走路线。每个参观点要提前准备好茶水或矿泉水，并要有专人做情况简介，同时要安排好休息地点、方便地点等。

（五）注意送行，善始善终。活动结束后应安排好送行，不能来时热情迎接，走时冷冷清清，导致整个接待效果大打折扣。工作人员可先帮助客人订好车票，届时做好送站工作。送行时要到客人住地送行，等客人乘坐的车辆启动后再离开。

三、及时全面地做好接待后总结整个接待活动结束后，接待人员要对本次活动进行认真全面的总结，看看哪些方面是客人最满意的，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。要通过总结不断提高接待质量和效率，使今后的接待工作责任分工明确，头绪层次清楚，既让客人满意，又能降低接待成本。此外，接待中如安排有留影照像，要及时将照片寄给客人。一个地方或部门能不能给客人留下良好的印象，除了这个地方的典型工作、城市建设和景点之外，接待人员的素质也是一个重要因素。这就要求接待人员要十分注意接待礼仪，在接待时要衣着整洁得体，言谈热情文雅，举止庄重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到朴实、真诚、热情，使客人有“宾至如归”的感觉。同时，工作人员要注意平时的学习积累，了解掌握各方面的知识，特别是对本地本部门的情况要了如指掌，以便更好地做好接待工作。湖南会议接待服务中心提供

谈谈怎样做接待工作

办工室是一个单位的“窗0”。A们透过这个门办理；或提请领导解决。但，在未征得领导同意“窗。”，可以看到这个单位的五颜六色，由第一之前，不得擅自允许来访者进入或带到领导人办公印象评估其工作状况。从事办公室工作的秘书人室凡来访者要求办的事情不符合规定的，就要耐员，都要承担大量的接待工作：有来自上级的，来心讲明政策，作好解释工作，劝其放弃不合理的要自外单位的，来自本系统所属各部门的、来自广大求；对一般问事者，只要不涉及机密，就要尽量给基层的群众，都要接待。同时，这些来人的身份，于满意的答复，不能借口推读，敷衍了事。使命又各不相同，与此相应，诸如接待规格，接待那么，怎样才能做好接接待工作呢？看具体情事项也自参差各异。

但是，不管是什么层次的接待况应区别对待，我们认为应从以下几个方面去做：工作，都须认真做好。一、接待上级机关来访者接待工作是十分烦琐的，但对每个单位来说，在上级领导或上级机关的工作人员来访时，接又是不可怠慢的。通过接待工作，可以联络内外，持人员应立即放下手中的工作，招呼对方坐下。...

在接待新员工时应该怎么做

在接待新员工时，应先给新员工发送几张关于公司的材料，然后结合这些具体的材料再给以讲解。比如结合第一张材料讲解公司的基本情况，所做的项目，正在研究的产品，公司的前景，等等。然后让新员工提出材料中的疑问，如果没有疑问，也对公司有了初步的认识，可以考虑带新员工到每个部门会面一下，说明同事相识，然后带他到具体的工作地点，这样，一个引导的过程基本完成了。但应该注意的是，必须提前准备好新员工的办公用具，如桌子、椅子等。如果让新员工第一天没有自己的工作位置，或等到新员工来时再准备，这都是不礼貌的行为。下面说明一下具体给新员工发放的资料：

（1）第一张是公司的信息资料。比如列有公司的具体名称、具体地址，邮政编码、总机电话号码，传真机号码，网址、电子邮件信箱号码等。因为在工作中这些信息是常常用到的，不能让新员工自己去慢慢收集这些信息。

（2）第二张是公司的组织结构图、公司各部门的电话号码单。包括从总经理到各部门职员的职务、部门、姓名、电话分机号码等，并且最好把新员工的电话号码也列上，以及公司的目标、公司对外宣传口号。

（3）第三张是列出一些简单的服务信息（如果各种制度比较详细，可以择要列出，或这一部分内容可以省略，直接给新员工看公司制定好的各种制度）。包括：冬季、夏季公司上下班时间；出入大门打卡的制度；中午吃饭、休息地点、办理会客的手续；休假制度；出差制度；报销制度；办公用品发放制度；发放工资、福利的时间以及标准，加班费的计算；务种物品的摆放地点（如传真机、复印机、信箱等）、私人物品的保管地点；对公司工作提出合理化建议的奖励，工作时间着装的服饰准则以及公司的一些特殊的规定，比如禁止在工作时间抽烟、禁止在工作时间干一些于工作无关的事情，禁止在工作时间去各个部门闲聊，等等。总之，这部分内容应该尽量详细一些，这样新员工就会很快了解公司，尽快减少不适应性，也减少工作出差错的机会。

（4）最后一张是关于新员工岗位职责的描述。包括岗位名称，岗位所处的部门，部门领导，岗位具体描述，需要完成哪些工作，需要向谁汇报工作等等。还应列出与这个岗位接触最多的其他部门的员工名称、职务、具体所管事项。比如财务部会计、出纳的名字，所分管的工作，行政部各文员的名字及所分管的工作，等等。以上所做的这些，也仅仅是一些经验，在实际工作中，针对职位的不同，应该着重说明某一部分的内容，所以不见得每一个新员工的接待方法都是相同的。