商务信函的格式是什么样的

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同国外进行经商的业务往来信函，常用英文书写，按英文信函的习惯用法，由信头、日期、收信人姓名地址、称谓、正文、结尾、签字和其它等8个部分组成。

（1）信头信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。

（2）日期日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如Mail,1998（美式写法）；1,May,1998（英式写法）。

（3）收信人的名称及地址与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co。之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。如果收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr。（先生），Mrs。（夫人），Miss（小姐），Hon（用于称呼市长、部长、大使等），Pres。（总经理、会长、总统等），Prof。（教授）等等。收信人地处的书写格式与信封相同。

（4）称谓在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dearsirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams,Ladies；无具体收信人姓名用DearSir称呼收信者。

（5）正文正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

（6）结尾英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：YoursTruly,TrulyYours,Yoursfaithfully等；若收信者为个人，则常用：Yourssincerely,Sincerelyyours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。

（7）签署签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：ChairmanoftheBoardofdirectors（董事长），President或Genera1Manager（总经理），Director（董事），StandDirector（常务董事），Manager（经理），HeadofDepartment（职员），Manageress（女经理），HeadofaDepartment（处长），Sectionchief（科长）等。需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。

（8）其它商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn。 (Attention的缩写)字祥，也可在字下划横线表示。②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。 ④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用P。S。(Postscript的缩写)引导。对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：日期May,20,1998，收信人Mach&。 Welson，地址340CamedleAveKemlworttl,N。T，注意一ManufacturersTELEPHONES信头HEMPSTSRepresentatives一Importers(516)292一1750Sauco393FRONTST 称呼DearSirs。 ThankyouforyourinterestintheMEYLANlineOfstopwatches,timingdevice,etc。信文：WeareleasedtoinformyouthatweactasextensiveexportrepresentativesforMEYLANCORP。 P1easeadviceifyouareinterestedinreceivingourfullcatalogandpricelist。信尾谦称Verytrulyyours，公司名称SCHRTFMANBROS。INC。签字写信人姓名MichaelSeharfmah写信人职务Manager发信人及打字员MS/am附件Encl。 One。