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第一条 学生社团联合会及各学生社团档案统一由社团联合会秘书处负责管理，存入各自的档案盒。

第二条 申请成立的校级学生社团，凡符合《郧阳医学院学生手册》的相关规定，即予以建立相应的社团档案。学生社团注销后，该学生社团原有档案将予以封存。

第三条 学生社团被批准出版自办刊物后，留一份已经审核的刊物存档。拥有出版自办刊物权力的学生社团，需将其每期出版的刊物上交1份至社团联合会秘书处存档。

第四条 学生社团在举办活动前，应上报详细的活动计划。在活动结束后，应上报活动总结，如果举办的活动为竞技类，则需上报获奖人员名单。社团联合会鼓励各学生社团将活动时的照片上交存档。活动结束后，由社团联合会秘书处统一填写 《社团活动考核登记表》一并备案。

第五条 学生社团负责人应在每学期开学后前三周内上报学期工作计划，在每学期结束前两周内上报学期工作总结。

第六条 各学生社团换届时，须按有关规定履行相应程序，同时上报新一届干部名单及联系方式和前一届工作情况及财务 收支情况。

第七条 学生社团的年度纳新须符合相关规定，做好社团年度纳新会员登记（ 包括：姓名、性别、学院、年级、专业、住址、联系电话等） ，纳新结束后上交一份新会员登记表存档。

第八条 各学生社团如平时印发下列文字性材料，也应上报1份存档：

（一）学生社团简介，交流材料。

（二）纳新宣传单。

（三）为增长社员知识，提高社员技能编写的各种材料。

（四）其它用于宣传自己社团和学生社团联合会的材料。

第九条 年度考评时上报的各项材料及社团联合会各部门完成的考核报表将作为考评年度“优秀社团”的重要依据之一 。

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