工程档案管理制度

[工程施工管理制度]工程施工管理制度（一） 1、保证工程质量，施工管理应当认真贯彻国家有关工程质量的方针政策和施工验收规范； 2、组织施工单位认真贯彻保证质量的各项措施与管理办法； 3、制定学校...+阅读

档案管理制度修改记录：序号修改内容日期编制修改审核 1 首次发布 2005年2月 2 3 目的对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为完整、系统的现行有效版本。范围用于公司各部门、各项目所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。职责项目部的档案管理员负责对项目资料和竣工资料的收集、整理和管理，工程完工后，负责把项目资料和竣工资料移交总裁办统一管理。项目经理负责对移交总裁办的档案进行审核。内容 4.1 项目资料的控制 4.1.1 收集、进库和保管 4.1.1.1 做好收文发文登记 4.1.1.2 工程项目过程中，总裁办统一收集的所涉及该项目的上级批文、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同（包括设计合同、监理合同、施工合同等）以及各类证书在产生后，及时把复印件送至项目档案管理员保管，工程竣工前，再把相关资料的原件移交项目部，准备办理竣工验收。

4.1.1.3 工程项目竣工后，项目部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料和电子文档，归纳、整理、附上移交文件清单，经项目经理审批后，移交总裁办统一管理。 2 归档工程项目过程中，项目档案管理员对所接收的项目资料，应按不同专业和文件类别进行分类、编号、装盒标识，并分别存放。 4.1.2.1 公司所开发的项目均有项目名称，且档案盒使用统一的标识。 4.1.2.2 文件类别：1土地合同类，包括上级批文、合作协议、土地合同等，2政府批文类，如计划批文，3“五证”，包括用地许可证、规划许可证、投资许可证、预售许可证、开工许可证，4合同类，包括施工合同、设计合同、监理合同等，5项目发展类文件，包括项目进行过程中的各种中间报建报批文件等，6施工资料和监理资料，包括真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况的文件，7竣工验收类，包括专项验收8证，8图纸类，包括项目的各专业图纸及CAD电子文件、设计变更、签证、洽商等。

4.1.2.3 编号项目档案管理员对所接收的项目资料，在专业不同的基础上分类后按接收的先后顺序进行编号，并在首页打印出目录表。 4.1.2.4 标识对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。 4.1.3 借阅项目建设过程中，各部门如需借用相关资料，应到项目部档案管理员处办理借阅手续，填写借阅登记表，使用完后，立即归还。 4.2 工程资料的控制 4.2.1 工程竣工资料的范围政府部门所要专项工程项目均应做竣工资料工程竣工资料的验收条件工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件： 4.2.2.1 建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕； 4.2.2.2 全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。 4.2.3 工程竣工资料的验收程序 4.2.3.1 工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的档案按照有关规定进行自检，填报《工程竣工档案情况申报表》，报送项目经理部。

4.2.3.2 项目经理部汇总监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和《工程竣工档案情况申报表》后，由项目经理部对各单位报送的和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核和自行验收，向主管城建档案部门填报《建设工程竣工档案专项验收申报表》。 4.2.3.3 工程竣工档案专项验收在建设工程现场进行。由建设单位组织本单位、设计、监理、施工单位技术负责人和档案管理人员参加，由主管城建档案管理部门验收小组主持。验收工作进行完毕，由验收小组提出初步验收意见，各单位应根据正式的《建设工程竣工档案专项验收意见书》认真进行整改，并确保符合规定要。 4.2.3.5 工程通过竣工验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送主管城建档案管理部门复核审查。

4.2.4 工程竣工档案的移交 4.2.4.1 工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向主管城建档案管理部门移交一套完整的建设工程档案。 4.2.4.2 项目档案管理员在接收承建方的竣工资料时，应检查所移交资料是否符合规定要、在确保与原件一致的前提下，向各单位出具《接收工程项目档案登记单》。承建方均应向建设单位移交竣工资料一式两份。 4.2.5 归档项目档案管理员对于所接收的竣工资料，应按项目进行分类、编号和装盒标识。 4.2.6 移交竣工资料一式两份，一份由项目档案管理员移交给物业管理公司且在移交清单上签收，一份移交给公司总裁办统一管理。同时移交所有的移交目录清单。 4.2.7 借阅 4.2.7.1 公司各部门、各项目借阅竣工档案，应办理借阅手续。 4.2.7.2 公司之外的单位借阅档案，需经总裁办负责人的批准。

4.2.8 销毁对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经项目经理部确认，方可销毁，销毁清单应予以保存。 4.3 档案立卷的要 4.3.1 文字资料立卷要 4.3.1.1 档案材料归档时，以A4（即210mm x 297mm）规格为标准，不足A4规格的应用A4白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格。 4.3.1.2 档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。 4.3.1.3 文字材料组卷时，厚度不得超过2cm，一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。 4.3....

如何管理文件档案？详细说明怎样管理

转载文件档案立卷归档制度1.1立卷归档范围及整理方法 1.1.1文件（包括印刷品和音像制品等）归档范围 1.1.1.1凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料均应归档。 1.1.1.2不宜由各部门保管，应直接交存档案室的文件材料。 1.1.1.3公司项目发展、建设、经营业务中产生的法律和政策文件，包括章程、合同、证书、执照、政府批文、规章、制度、法律案件处理文件、会议纪要等。 1.1.1.4公司发展战略、经营规划等有重要意义的文件。 1.1.1.5本公司的科学技术专业文件。 1.1.1.6工程建设设计、施工、竣工等过程中形成的文件和图纸。 1.1.1.7各类财务资料由财务部门负责归档保管。 1.1.2档案整理方法 1.1.2.1各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理和移交，在积累过程中要做好原始文件的登记工作。

1.1.2.2各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工作计划和管理标准，列入有关人员的职责范围，并作为考核的依据。 1.2档案立卷归档流程1.3档案分类与归档范围 1.3.1分类说明凡牵涉到具体工程项目的立项申请、批复、有关证照及合同、协议等均归入所属基础资料档案，但有关公司、分部的此类文件归入文书档案、合同档案。 1.3.2文书档案的编号标准1.3.3声像档案的编号标准1.3.4档案密级分类 1.3.4.1密级档案是指依照法定程序确定的，在一定时间内只限一定范围人员知悉的档案。 1.3.4.2非密级档案是指不宜在社会上公开只限于公司内部员工查看的档案。 1.3.4.3档案的密级分为四级绝密级、机密级、秘密级、和非密级档案 1.4归档要 1.4.1归档文件材料的质量要 1.4.1.1必须是原件、正本，符合文件格式 1.4.1.2必须签字、审批手续完备，字迹清楚，图面整洁 1.4.1.3必须齐全完整、装订整齐、并经适当的整理 1.4.1.4是传真件的应复印后以复印件归档 1.4.1.5要用耐久的字迹材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止采用圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等易退色的字迹材料。

2 档案整理及维护制度 2.1档案整理工作原则及内容 2.1.1档案整理工作的原则 2.1.1.1档案的整理应该充分利用原有资料作为整理的基础。 2.1.1.2档案的整理必须保持文件之间的历史联系 2.1.1.3档案的整理必须便于保管和利用 2.1.2档案整理工作的内容 2.1.2.1系统排列和编目 2.1.2.2局部整理 2.1.2.3全过程整理 2.2档案维护的要 2.2.1维护档案的完整性（质量上的完整和数量上的完整） 2.2.2维护档案的安全性（物质的安全和法律的安全）3 档案借阅和复制管理制度 3.1档案借阅审批权限和借阅范围 3.1.1绝密级档案除公司领导批准外一般不能查阅。经公司领导批准，借阅人可按批准内容分别进行查阅、摘抄、复制或借用。 3.1.2机密级档案须总经理或其授权人员批准方可借阅或复制。 3.1.3秘密级档案和非密级档案由一级部门主管批准方可借阅或复制。

3.1.4所有合同档案的借阅或复制除一级部门主管签字外还须总经理或总经理授权人员批准。 3.2档案借阅与归还程序 3.2.1借阅人员填写《档案借阅登记表》。 3.2.2按审批权限报领导审批。 3.2.3借阅人员持经批准的《档案借阅申请表》到档案室或本部门档案员处借阅，并在《档案资料借阅登记表》登记、签字。档案管理员同时将借阅情况输入电脑中，并将《档案借阅申请表》存入档案所在的卷盒中。 3.2.4借阅人员归还所借档案时，档案员应进行清查，确认无误后在《档案资料借阅登记表》和电脑中注销，同时将《档案借阅申请表》从卷盒中抽出。《档案借阅申请表》要按月装订，保存一年后销毁。 3.3档案复制管理 3.3.1借阅人员需复制档案应事先在《档案借阅登记表》上注明，并呈领导审批。

3.3.2档案复制由借阅人员持经批准的《档案借阅登记表》到有关复印员处复印。 3.3.3密级档案未经相应审批人员批准，复印员一律不得进行复印。 3.4人员的要 3.4.1严格遵守公司保密制度有关规定，保守公司档案秘密。 3.4.2对所借的档案要精心保管，不得丢失，不得在档案上乱画、拆散、抽出、修改、折叠、拍照或转借他人。 3.4.3档案借阅时间不得超过10天。确因工作需要不能按时归还者，应办理延期手续。 3.4.4出差、请长假（半月以上）或辞职者应把所借档案及时归还，每年春节前夕所有外借档案一律归还档案室。 3.4.5因工作需要（如档案更改、报废）档案员通知归还档案时，应在24小时内归还，如不及时归还，所造成的后果由借阅人员负责。4 声像档案的存档要及保管制度 4.1对于声像档案的存档要 4.1.1归档的声像材料必须是原件、原版，各部门或个人不得私留声像档案。

4.1.2归档声像材料必须声像清晰、完整、准确。 4.1.3归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物。 4.1.4归档的照片底片，必须详细说明发生的时间、地点、事件内容。 4.1.5归档的照片入库后，照相费用方可报销。 4.1.6归档的录音带，录像带必须注明每盘带内录入的内容。 4.1.7归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本、或标明备份数据名称及备份时间。 4.2声像档案的保管制度 4.2.1按不同类别和载体使用不同的装具，分别排列保存。 4.2....

如何进行建设项目的档案管理

（一）依法治档，增强项目档案意识，加强对基本建设项目档案工作的领导基本建设项目档案从动态和静态两方面记录、反映了工程建设过程和建设成果，是项目建设的真实记录，是项目建设、管理、生产（运行）、维护的重要依据和条件。同时基本建设项目档案是工程质量责任追究的重要凭证，建立健全项目档案也是工程质量管理的重要内容。

各基本建设项目单位及相关单位都应当以对国有资产负责的精神，充分认识基本建设项目档案工作的重要性，加强对基本建设项目档案工作的领导，切实将档案工作纳入基本建设管理程序，纳入项目质量领导责任制。基本建设项目档案是国家的宝贵财富，任何人不得据为己有。各基本建设项目都应当依法建立健全项目档案工作，建设项目单位、施工单位、设计单位、监理单位应该建立档案工作集中管理机制，建立完善项目档案规章制度，明确规定技术人员、管理人员对项目文件材料形成、积累、整理及提交档案的职责。

（二）档案工作要与项目建设同步进行坚持档案工作与工程建设“三同步”是我国基本建设项目档案工作的一条重要经验，也是基本建设项目档案工作是否能达到预期效果的关键。一是项目建设前期阶段就应及时建立档案工作，加强对前期阶段产生的文件材料的管理，在建设合同中要明确提出对文件材料的编制、整理及提交的具体要。

二是在检查落实建设项目的实施过程中，要同时检查落实档案工作的情况。三是在工程竣工验收时，要同时验收工程档案情况，在竣工阶段，必须按要认真进行项目整套竣工档案资料的汇总、编制、整理工作。要按国家要组织竣工档案资料的专项验收。

（三）建立健全管理制度基本建设项目档案管理制度是保证项目档案工作质量的前提。

各基本建设项目都应根据国家、行业有关文件、规范、标准，结合本项目的实际建立健全档案管理制度。必须建立归档制度，明确归档范围、归档时间、归档要及归档责任人。建设项目单位还应编制档案分类大纲，以指导竣工档案的编制、整理工作。

（四）要严格按国家规定编制好竣工图竣工图是整套竣工档案的核心，它真实地反映了工程竣工时实际状况，是项目生产（运行）、维护和改扩建的重要依据。

各基本建设项目必须认真按照国家有关规定进行竣工图的编制工作，确保竣工图质量。竣工图必须准确反映项目竣工时的实际情况，做到图物相符，数据准确，签署完备。

（五）把好竣工档案专项验收关齐全、完整、准确、系统的档案是项目生产（运行）、维护、改扩建的重要依据，也是项目竣工验收的必备条件。每项基本建设项目都应按照国家有关规定，进行项目档案竣工验收工作。

对于没有按照国家规定编制竣工图或档案资料存在重大缺陷的项目，不能给予验收。各基本建设项目单位都要以对国家高度负责的责任心和使命感，确保每一项基本建设项目（工程）都有齐全、完整、准确、系统的竣工档案资料，以便最大限度的发挥档案在经济建设、社会发展中的巨大作用。各项目主管单位、各县（市）区档案局要切实负起责任，依法履行好对基本建设项目特别是对重点建设项目档案的指导、监督职能。

市档案局将在适当时候对全市重点建设项目档案管理工作进行一次检查或抽查。