如何解决基层国土所档案管理中存在的问题

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如何解决基层国土所档案管理中存在的问题

基层国土资源档案是对所辖区域内涉及国土资源管理具有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录，是维护历史真实面貌的一项重要工作。认真做好新形势下基层国土资源的档案管理工作，关系到档案管理工作的规范化，关系到土地资源的科学合理利用，关系到国土资源管理效率的提高。笔者就国土资源档案管理中的存在问题及如何解决，谈谈自己的看法。一基层国土资源档案管理中存在的问题

（一）基础设施不完善，无法满足实际需要。由于基础设施投入不足，普遍存在档案室设备简陋、设备陈旧的现象，部分单位不能修建专门的档案室，控温降温设备不健全，导致很多档案损坏，不能维护历史本来面貌，给查找利用带来诸多不便。

（二）资料归档不完整，不能实现统一规范化管理。档案管理员在归档过程中，往往只重视业务层面的档案收录，忽视了工作总结、创建材料、各类责任状、会议记录等材料的整理归档，没有形成档案管理的完整意识，甚至有些单位在装订档案的过程中，缺乏时间观念，大量档案积压，再加之没有案卷交接记录，存在遗失问题。

（三）档案信息化管理缺失。有的基层所缺乏网络管理设备，没有安装国土资源档案管理信息系统，许多档案仍实行手工查阅，浪费了大量时间。

（四）档案管理者的素质有待进一步提高。档案管理工作是一项专业工作，档案管理者必须具备较好的专业素质才能胜任。一些单位安排文化层次低、年龄偏大的属于“安置型”人员担任，再加之管理人员对档案管理工作的重要性和责任性认识不够，对档案管理规范缺乏深入细致的分析，存有应付了事的现象，思想观念和管理水平跟不上发展的要。二如何强化基层国土资源档案管理

（一）完善档案管理制度，建立统一集中的档案管理网络。加强和完善《档案资料保管制度》、《立卷归档制度》、《档案查阅制度》、《档案员岗位责任制度》等，做到制度上墙。可以根据档案管理的实际情况，制定管理细则，从归档范围、保管期限、分类方法等方面建立档案管理分类大纲。成立专门的档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，形成全系统统一管理的模式。充分利用各种机会和场合宣传档案管理工作的地位和作用，提高系统全体人员加强档案管理、保护利用好档案的意识。

（二）加强档案硬件建设，加快档案信息化建设。加大档案管理投资力度，根据基层国土所规范化管理的要，必须建立专门的档案室和阅档室，配备档案密集架、温控设备、计算机、扫描仪、光盘刻录机等硬件设备，提高科学管理水平。要加快国土资源档案管理数字化建设，安装统一的国土资源档案管理信息系统，充分利用计算机网络的功能，建立电子影像档案数据库。可以适当探索通过相关网络平台，形成地区之间数据的共享，有条件的单位可以采取身份识别触摸屏自动查询。

（三）拓宽档案搜集渠道，确保档案收集完整规范。从实际情况看，基层国土档案主要分为综合类、地籍管理、建设用地、执法监察、矿产资源、土地利用规划类等。其中声像材料类很容易被忽视，这类文件因为数量不多，查阅的频率相对不高，档案管理人员很容易忽视。因此，档案管理人员要及时将需要归档的材料做好交接记录，根据每一类所确定的归档范围，将各类交接材料进行分类整理，及时完整地将材料装订成册并录入档案信息管理系统，以便查阅。

（四）强化档案管理业务培训，提高档案管理人员素质。档案管理人员要自觉树立爱岗敬业、无私奉献的意识，培养高度的责任感，严肃认真的工作态度，严谨细致的工作作风。要明确档案管理人员的职责和任务，在做好档案收集的同时，为阅档者提供优质的服务。在选派优秀人员担任档案管理工作的同时，要对上岗人员进行专业的培训，组织与其他档案管理员的经验交流，取长补短，共同提高。要注重专业人才的培养，要其掌握档案管理知识的同时，还要掌握一定的计算机知识，能够熟练操作档案管理信息系统，从而提高档案管理水平。要实行岗位责任制，明确其职责范围，并建立严格的考核奖惩制度，最大限度地调动档案管理人员的工作积极性。基层国土档案是贯穿于整个国土资源管理全过程的一个记录簿，反映到每项工作，每个环节，所以档案管理工作显得尤为重要，我们要从思想上高度重视，采取积极稳妥的措施，不断提高档案管理人员的素质，努力实现档案管理的信息化和现代化，最大限度地提高档案开发利用价值，从而促进国土资源管理事业又好又快发展！

档案管理学的知识

一、档案收集

1、档案收集工作的意义：档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其他各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，作好档案收集工作对整个工作都具有重要意义。

（1）收集工作是档案工作的起点；是档案业务基础工作中的基础；档案的收集，就是整个档案馆（室）取得和积累档案的一种手段；

（2）从组织整个国家档案工作来说，档案的收集工作是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和首要的具体措施；

（3）从收集工作质量高低的影响来说，它直接关系到档案工作的其他环节。

2、档案收集工作的要：

（1）丰富馆藏；

（2）加强馆外调查和指导；

（3）推行入馆档案的标准化；

（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。

3、机关内文件的归档

二、档案整理

1、档案整理工作的内容：

（1）在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要整理移交的案卷。

（2）对整理不善的档案进行局部调整。

（3）零散文件的整理。

2、档案整理工作的原则：

（1）档案的整理必须保持文件之间的历史联系；历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。

（2）档案的整理应该充分利用原有基础；原有基础指，第一，充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要，来要轻易打乱重整；第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

（3）档案的整理必须便于保管和利用。

3、全宗：

（1）概念：全宗就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案的整体。

（2）意义：区分全宗是档案整理工作的首要环节。全宗不仅是个整理方法问题，也是一条原则、一种理论，称为全宗原则和全宗理论。全宗理论是在档案集中管理过程中产生的，是随档案工作的发展而不断完善的。

全宗理论的确立，对档案室、档案馆档案的管理，有重要的组织作用。全宗理论发展的历史，是与档案整理的不同原则联系在一起的。

4、全宗构成的条件和立档单位：形成全宗的机关，称为立档单位，又称全宗的构成者。一个机关就是一个立档单位，一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。

（1）构成条件：第一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；第二，是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；第三，设有管理人事的机构或人员，并有一[定的人事任免权。

三个条件是统一的，是从不同侧面反映一个单位的独立性。最基本的是第一个条件。在分析或研究一个组织单位能否构成一个立档单位时，应当明确，机关的大小和档案数量的多少，并不影响它成为立档单位。有的组织单位也可能不完全具备上述三个条件，但它实际上却是一个独立的机关，或由于某种特殊需要，它所形成的档案也可以构成一个全宗。

（2）立档单位。

5、立档单位的变化和全宗的划分：机关单位的增设、撤销、合并以及机关名称的改变、职权范围和隶属关系的调整等各种变化。这些情况，有的会影响全宗的划分，有的则不涉及全宗的变化。研究某一立档单位是否有根本性的变化，主要应该从立档单位的政治性质、生产关系性质和基本职能等几个方面去考察。

6、人物全宗：就是社会知名人士（如社会活动家、科学家、作家、艺术家、教育家等）在其一生活动中形成的档案整体。

人物全宗包括个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人（包括家族、家庭）社会活动的全部材料，还包括别人所写的和收集的与人物全宗构成者个人、家庭、家族有关的材料，以及直系亲属能够说明立档单位情况的材料。

7、全宗的补充形式：

（1）联合全宗。是若干独立机关形成的档案，由于混在一起难以区分立档单位而联合组成的一个全宗。

（2）全宗汇集，就是由档案数量极少的若干全宗，按照一定的特点组成的一个全宗集合单位。

（3）档案汇集，就是由不明所属全宗的零散残缺文件，按照一定的特点集中起来的混合体。

8、全宗群：整理和管理档案，不仅要注意全宗的完整性，还应该注意全宗之间的相互联系。

10、全宗的编号与排列：

（1）通常涉及档案管理中的三个环节：A全宗的编号一般是在档案馆接收全宗时，于全宗名册上登记编定的，它属于统计工作的一个具体的技术项目；B全宗在库房内如何排列存放，属于保管工作的范畴；C全宗号的编定，它作为档号的组成部分填写于案卷封面，全宗的系统排列等也属于档案的基本编目和系统化的课题。

（2）全宗号的编制和使用方法：A按国家档案全宗的三部分各依全宗进馆的时间顺序分编流水号；B按本馆全宗的时间、地区、性质等分编流水号；C所有全宗一律按进馆顺序统一编定流水号；D按全宗的重要程度编号；E按全宗群连续编号；F按全宗群留空统编全宗号；G分组单编全宗号；H多级分类单编全宗号；I编大全宗号；J对一部分全宗实行等级分类编号，另外一部分全宗实行序时流水编号。

尽管十多种具体的编号方法各不相同，但就其主要特点来说，可概括为两种类型：序时流水编号法和体系分类编号法。前者也可简称流水法，后者可简称分类法。流水法，无...

编写档案管理制度

给你个参考版本，希望以上对你有帮助。文件资料管理制度为实现文件、资料管理的规范化，使公司整体管理工作有案可理，有章可循，避免无序和混乱，结合公司的具体情况制定本制度.

一、一般规定

1、公司文件资料是载有公司经营管理所需内容且公司决定对其予以管理的文书、图表和音像制品.

2、文件资料管理，是指对公司文件资料的撰制或取得、使用、保管过程所进行的系统控制.

3、文件资料所有权属于公司.部门和员工根据工作需要可按照本制度规定在一定范围内对其掌握和使用，但不得占为己有.

4、对文件资料的管理应当严谨有序，不得松懈和随意.

5、文件资料涉及公司秘密的，在管理中应遵循公司《保密制度》规定. 属于合同内容的文件资料，在管理中应按《合同管理制度》执行. 《计算机管理条例》对公司文件资料管理有特别规定的，执行该规定.

6、公司对文件资料的管理采取集中管理与分散管理相结合的方式，一方面由公司文件资料主管部门直接管理主要文件资料并对全部文件资料集中归档，另一方面由业务部门对局部业务技术资料作阶段性的使用和保管.

7、办公室是公司文件资料的主管部门，负责对公司文件资料管理提出规划方案，直接管理重要文件资料和对全部文件资料集中归档，指导检查其他职能部门的文件资料管理工作.

二、办公室的管理职责

1、管理由承办的业务部门送交的或外来的政府职能部门的各项批文.

2、管理公司所有证照，包括营业执照、资质证书、土地使用权证、房产证、他项权利证书等.

3、管理以公司名义对公司外部和公司内部的发文.

4、收管各部门报送公司的公章申请表、合同评审表.

5、保管规章制定和工作计划、工作报告、工作总结、会议记录或记要.

6、保管由其发出的工作催办单和工作任务完成情况报告表、工作联系单、物品领用单.

7、发布和收管公司的各种通报、通知和公告.

8、保管部门和员工提交给公司的申请报告和汇报.

9、接收并保管在项目结束后由业务部门送交的项目设计图纸及其他技术资料.

10、在合同订立后接收并保管合同资料.

11、接收并保管诉讼或仲裁的案件资料.

12、接收并保管财务部送交的财务报表及相关财务资料.

13、制作聘用合同文本，签订并保管《聘用合同》.

14、接收、调取、保管员工档案资料和所邀请的专家有关情况和资料.

15、接收保管公司的获奖证书和奖杯及其他奖品.

三、其他部门的管理职责财务部

1、在贷款合同终止前，负责贷款合同、担保合同和监管协议管理.

2、管理公司财务帐册和凭证.

3、管理公司财务报表和财务分析资料.

4、管理公司其他财务资料. （二）营销部

1、在合同订立前管理合同评审资料，在合同订立后至终止前管理合同资料复印件.

2、在项目结束前管理项目策划资料和新闻媒体发布的公司项目的资料.

3、在项目结束前管理存储的物管、配套、工程等资料.

4、管理顾客投拆和矛盾调处资料. （三）工程技术部

1、在合同订立前管理合同评审资料，在合同订立后至终止前管理合同资料复印件.

2、在项目结束前管理项目设计和图纸等资料和项目配套资料.

3、在项目结束前管理职能部门批文复印件. （四）总师室

1、项目结束前管理职能部门批文复印件.

2、在合同订立前管理委托设计合同的评审资料，在合同订立后终止前管理合同资料复印件. 项目结束前管理设计文件和各类设计图纸原件或复印件. （五）动迁部

1、合同订立前管理委托动迁等相关合同的评审资料，在合同订立后至终止前管理合同资料复印件.

2、在动迁结束前，管理动迁安置协议等资料.

3、在动迁结束前管理政府职能部门的批文复印件.

4、管理收集到的国家及市政府有关房屋拆迁和法律、法规、规章、政策和口径办法等资料.

四、管理的基本程序对自制文件资料的管理

1、公司行政管理类文件资料，由办公室安排人员起草；涉及技术内容的文件资料由业务部门起草.交办公室主任核稿.文件资料需要其他部门会签的，起草人须在其会签后送办公室主任核稿.

2、办公室将审核后的文稿报送总经理审批签发.总经理对部分文件资料的签发已作出授权决定的，办公室应按授权报送有关领导审批.

3、公司文件资料审批签发后，办公室在《公司文稿纸》上应注明主送机关、抄送机关及总印数.

4、办公室根据《公司文稿纸》的发送范围办理文件资料的发送手续，发送时应印制文件发送表格，由发送人将文件资料内容、发送日期、收件部门和人员等逐项登记清楚.其中向外部发送的应收管好发送回执凭证，向内部发送的，则要收件人在收件登记簿上签名.

5、各部门根据本部门研究成果撰写的文稿资料和制作的其他类型资料，一般作为自留资料，由本部门予以登记. （二）对外来文件资料的管理

1、外来文件应由办公室进行收文登记，并填写《文件阅办单》，上报总经理批示（总经理外出时，报常务副总经理批示）.办公室根据领导批示将文件分送有关领导和部门阅办.所有阅办人均须在阅办单上签名.

2、外来资料直接送交或邮寄给公司的，一律由办公室接收、拆封和登记，直接送交或邮寄给其他部门的，收件部门应进行登记，除属于自留资料由收件...