商务英语函电写作技巧

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商务英语函电写作对企业国际商贸交流,商业事务洽谈以及商业业务开展具有重要作用。本论文主要探讨商务英语函电写作的应用原则和写作技巧的相关问题。摘要：撰写高水平的商务英语函电通常要遵守七个原则，其中清楚原则是最基本的原则之一，但国内以清楚原则为依据进行的应用研究尚不多见。本文针对清楚原则的运用，分别从词语与句子等方面进行了论述。文章认为：商务英语函电应尽量使用简单词语，并注意代词的指代;句子表达要求重点突出，而且要有一定的连贯性。关键词：商务英语函电清楚原则写作商务英语函电是国际贸易的重要沟通工具。撰写高水平的商务英语函电通常要遵守七个原则，其中，清楚原则是七个原则中最基本的原则之一。在现有的商务英语函电研究成果中，以清楚原则为依据进行的应用研究较少看到。为此，笔者拟探讨清楚原则在商务英语函电中的运用，以帮助国际商务人士提高商务英语函电写作水平。

一、商务英语函电的清楚原则清楚原则包含三方面(1)一个句子包含一个意思;(2)句子之间应有逻辑关系;(3)以简单、直接的方法表达。清楚的表达，能避免误会，甚至贸易纠纷。比如说，Fluctuation in the exchange rate after the date of contract signing will be for the buyers account.，fluctuation in the exchange rate包括了汇率的上涨和跌落两种情况。如果不表达清楚，买卖双方就会对汇率的涨落产生纠纷。避免不必要的经济纠纷，商务英语函电撰写的过程中要始终贯彻清楚的原则。上述例子若想表达合同生效后汇率的波动由买方承担，原句子可改为Any increase or decrease in the exchange rate after the date of contract signing will be for the buyers account.

二、清楚原则的运用(1)词语的运用1) 词语的准确无误当你明确了要表达的想法时，要注意选用清晰、简单的词语，准确无误地表达你要传达的信息。避免用一些复杂、深奥的词汇。有些写信人认为复杂、深奥的词汇会让信件看起来更有水平，更重要些。然而，复杂的词汇会增加对方读信的难度，甚至引起理解上的误会。通常，商务英语函电的撰写适合采用简单易懂的词汇。2) 代词的指代注意代词指代的对象和关系代词前后的逻辑关系。一般来说，代词和关系代词用以修饰离它们最近的名词，并且与所指代的名词保持人称上和数量上的一致。但代词的不恰当运用，会引起表达上的歧义。试看以下的句子：They informed Messrs. Smith and Richardson that they would receive an answer in a few days.在这个句子中，第二个they指代谁呢?是整个句子的主语They还是Messrs. Smith and Richardson呢?这里就产生了歧义。如何清楚地表达?比如原意想表达Smith和Richardson两位先生将在近期内得到答复，原句子可改为：They informed Messrs. Smith and Richardson that the latter would receive an answer in a few days.这样的话，the latter指代Messrs. Smith and Richardson，指代清楚，句子意思明确。3) 修饰词的位置同一修饰词在句子的不同位置，句子意思和侧重点将完全不同。试比较以下两个句子：①We can supply 100 tons of the item only.②We can supply only 100 tons of the item.在第一个句子中，only修饰the item，意思是只提供这种项目，没有其它的项目。而在第二个句子中，only是修饰100 tons，意思是只提供100吨，没有更多了。故修饰词在句子中的位置不同，其所修饰的词就不同，意思也将有所不同，书写商务英语函电时一定要注意这一点。此外，修饰词的位置应该是紧跟着或者靠近它所修饰的词语。试比较以下两个句子：①They bought a bicycle in a small shop in Beijing which costs $ 25.00.②They bought a bicycle for $25.00 in a small shop in Beijing. $25.00是修饰bicycle，说明这一辆自行车的价格，应该靠近它所修饰的词语bicycle。第一个句子which costs $ 25.00应移到bicycle后面。第二个句子不用定语从句，直接用介词for带出自行车的价格$25.00，修饰词位置正确，整个句子简洁、清楚易懂。(2)句子的逻辑结构分词的逻辑主语与句子的主语要保持一致。试分析以下句子：Being an expert in international trade，Im sure you he experience of solving this kind of problem.在这个句子中，句子的主语是I，而分词的逻辑主语是you。为保持分词的逻辑主语与句子主语一致，原句子可改为：Being an expert in international trade，you certainly he experience of solving this kind of problem.或者As you are an expert in international trade，Im sure you he experience of solving this kind of problem.。其次，注意句子间意思的连贯性。例如：They wrote a letter. It was addressed to Mr. Woods. He is the sales manager.这三个短句缺乏意思上的连贯性，每个句子都有它独立的意思，读信人很难区分哪个句子是最重要的信息。上述句子可改为：They wrote a letter to Mr. Woods，the sales manager.改写后的句子意思清楚明确：他们给销售部经理Woods先生写了一封信。此外，清楚的表达要求重点突出，读信人不会遗漏重要的信息。我们书写商务英语函电时可以通过调整句子结构，突出要强调的部分。比如：We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 25 by air.该句子包括了很多信息，有①we sent you，②5 samples，③yesterday，④the goods which you requested in your letter of May 25，⑤by air。一个句子包含多种信息，读信人很容易忽略其中某些信息。对此，重要的信息应放在句子的前面，通过句子结构加以强调。上述句子重要的信息有①we sent you，②5 samples，⑤by air。原句子可改写为：We sent you，by air，5 samples of goods which you requested in your letter of May 25 yesterday.经过改写的句子重点突出，句子意思更清晰明确。商务英语函电写作技巧