商务英语函电的用词误区

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摘要：商务英语函电的用词存在赘述、模棱两可和以我为中心的误区，从而影响了语气和友善效果。

本文通过对外贸信函中用词误区的分析，探索如何做到精练语言、明晰语义和言辞达意，以提高商务英语写作的实际操作能力。

关键词：商务函电用词误区赘述模棱两可以我为中心

商务英语函电在国际商务活动中起着举足轻重的作用。

外贸函电的写作目的不外乎传递信息、说服客户，因此写作既要合乎现代社会节奏的要求，做到清楚、简洁、具体，又不能失去应有的礼貌、完整和节奏。

商务英语与普通英语不同，具有独特语境下的词汇特点和风格，要求用词规范严谨。

而在现实生活中，人们由于对外贸函电的特点不甚了解，常常进入误区，影响商务沟通质量。

本文就商务英语写作中存在的赘述、模棱两可和以我为中心的用词误区作一些初步探讨，以期有助于商务英语信函写作。

一、表述误区――赘述

商务英语函电不需要大量华丽的词藻来堆砌。

外贸函电的写作中的用词应力求简明扼要，让人一目了然。

例如，应该尽量少用and，but，however这些让句子变得冗长的连词。

一切空洞冗长、言之无物的词语都应该摒弃不用。

例如，I believe that the best plan is to draw guidelines for situations like this.这句话中的I believe，like this就是冗余的词汇，应该删除。

如果改为The best plan is to draw guidelines for such situations.句子就简洁明了得多。

此外，商务信函还要尽量避免使用过长或生僻的词汇，多使用日常生活中常见的词语，如果可以用一个单词来表述，就尽量不要用词组，才能避免罗嗦，去除赘言。

例如：

从上表中可以看出，若用过多的词汇来表达一个或两个词就能表达的意思，就会使表述内容拖沓冗长，观点模糊不清，浪费读者的时间。

因此，商务写作要尽量使用精练的语言，避用陈词滥调或者拼写复杂的单词。

二、语意误区――模棱两可

外贸函电不同于一般交际文体，假如商务文本中的词语意义含混不清，则有可能会给公司带来直接的经济损失。

因此，商务英语信函的措辞一定要谨慎、准确和具体，任何模棱两可的词语都应当避用，才能使信函意义明确，表达思想更加鲜明突出。

例如，Freight rate increased substantially last month.(上个月运费大幅度上涨。

)这句话中substantially(大幅度)的含义就有些大而笼统，使得语意不够明晰。

若将句子改成：Freight rate increased 35% last month.(上个月的运费增加了35%。

)阅读者就会对增长的幅度一目了然。

基于同样的原因，在商务信函中，诸如about 5，000 metric tons中的about之类的模糊字眼也应该避用。

因为这里的about可能有着不同的释义：可能是2.5%，或者5%，甚至是10%的数量差额。

不确定的释义会为以后的贸易争端埋下伏笔。

又如：to load/discharge in customary quick dispatch.(按惯例快速装货/卸货)其中，customary quick(按惯例快速)一词的意义模糊，让人摸不着头脑，搞不清具体的装卸货时间到底是多久。

这样大而笼统以及似是而非的词语很可能会引发不必要的贸易纠纷。

此外，商务写作的遣词造句也要避用明显有歧异的词语。

如：The damage to paper packages of this nature is unoidable despite they are apparently sufficient at time of loading.(这种纸包装货物即使是在装寄时显然完好，导致损害也是不可避免的事。

)句中的apparently(显然)一词有歧义，apparently的意思到底是clearly(根据事实情况明显无疑的)，还是in appearance(从外表观察)，都无从得知。

但是如果将句子改成：The damage to paper packages of this nature is unoidable despite they appear to be sufficient at time of loading.阅读者就能确定词语的含义了。

又如介绍产品的质量：Our microphone has magnificent quality.(我们的麦克风质量卓越。

)信函中magnificent(卓越)一词太过笼括，卓越的程度难以界定，没有确定的内涵和外延，让阅读者感觉很抽象。

如果改为：Our microphone has clear sound quality.(我们的麦克风音质清楚。

)就能具体体现麦克风在音质清晰上的特质。

三、语气误区――以我为中心

礼貌客气的用词能够给对方营造一个良好的合作氛围。

在商务函件中应避免使用容易激怒或者得罪他人的用语，而多站在对方的角度考虑问题，使用You Attitude(以客为先)，而不是We Attitude(以己为先)。

在语气态度上，任何一方试图凌驾于对方之上都会遭致失败，失去商机。

如在商务函件中You didnt send the receipt to us.(你没有把收据交给我们。)的表述可改为We did request that you send us the receipt.(我们曾经要求您把收据寄给我们。)。

两个句子相比较，前者语气强硬，明显带有指责、居高临下的感觉，不利于对方作出对你有益的举动;而后者语气明显缓和，更有善意提醒的意味，因此更加容易被别人所接受。

礼貌的用语和客气的措辞在商务信函中使用频繁，直接体现了写信人的自身素质，同时还有利于树立企业良好的形象，为业务双方营造良好的合作氛围。

商务写作中宜多用You，少用We/I，这样可以维护对方的自尊，让对方感受到我们是为您设身处地地着想。

虽然自己希望达到赢利目的，但是也要让对方感觉到不吃亏，两方商务关系的建立是一个持久双赢的过程。

如在外贸函电中告知对方：We he received your request for permission to use our warehouse in April.We are pleased to inform you that you may take it.Would you please e and fill out the necessary paperwork before May?(我们已经收到你申请在四月份使用库房的要求。

我们很高兴地通知您，您可以使用您所申请的库房空间。

可否请您在三月之前到这里来填写一些必要的文书?)这组文字过多地强调了我们，从自己的角度阐述问题，没有给予对方足够的尊重，因此不容易引起对方的合作兴趣，不利于进一步作出对你有益的决定。

而如果能在字里行间体现出对商务伙伴利益的尊重，在互利平等的基础上表达自己的意见，这种形式则更容易被对方所接受。

因此，可以运用You Attitude(以客为先)的原则将上面的句子改为：Good news，Lucy!The warehouse you requested will to ailable to use in April.Please e by the office before May to fill out some necessary forms.(好消息，露西!你可以在四月使用之前所申请的库房。

请于三月份之前到这里来填写一些必要的文书。

)第二个例子站在You的角度和立场，让人读起来亲切中肯，感觉舒服。

句中没有使用我或是我们的字眼，避免给对方产生以己为先的感觉。

同样的内容，后者更加符合英语商务写作的规范和目的，而且言简意赅，一语中的。

随着时代的发展，商业英语中的用词日趋简练、平易和坦率。

言简意赅的措辞可以大量缩短发件人和收信人处理这些信息的时间。

一封不合乎规范的商务信函，则会令对方费解，有损公司的形象。

若商务英语函电中用词产生歧义，轻则导致沟通失败，浪费了谈判的宝贵时间，重则带来直接的经济损失。

在惜时如金的快节奏社会中，商务信函的写作应该避免复杂冗长的表达、模棱两可的措辞和以己为先的用语误区，才能使文本言辞达意，合乎规范。

参考文献：

[1]Lane Wood等.新编剑桥商务英语初级(第二版)[M].北京：经济科学出版社.

[2]丁往道等.英语写作手册(英文版修订本)[M].北京：外语教学与研究出版社，1994.