第四章常用公文的写作要点

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一、公文写作的原则

1合法性(1)符合党的基本路线和国家的宪法、法律；(2)符合本系统、本机关主管业务方面的有关法规、规章；(3)了解同层次有关系统、机关的重要决策并与之保持一致。2实效性。(1)根据需要发文，反对形式主义与文牍主义。(2)公文的内容务求符合客观实际。(3)注重时效。

3规范性。要求主题明确，结构

完整，格式规范。

4严谨性。要求用语庄重严谨，简明通顺，平实得体。

二、公文写作的程序

1写作前准备：(1)明确要求：(2)确立主题；(3)选择文种；(4)收集资料；(5)选择表达方式。

2撰拟文稿。(2)安排结构；(3)拟写提纲；(3)撰写文稿。

3审核修改。

三、选择文种的依据公文文种主要根据下列依据进行选择：

1国家关于公文处理法规中有关文种的规定；

2发文者与受文者之间的工作关系；

3制发机关的职责地位；

4行文目的。

四、公文开头(导语)的主要形式

1文体制发根据和目的；

2概述制发背景

3揭示全文主题

4阐明基本观点；

5以提问的方式写明公文的结论；

6表明批准、批转或转发执行的态度；

7表明贺意、谢意、敬意。

五、公文结尾(结语)形式举要

1使用专用词语、总结全文；

2概括与深化主题；

3再次强调行文目的或陈述具体要求；

4发出号召，提出希望要求；

5说明公文生效、施行时间或宣布原公文废止以及处罚措施等有关事项。

六、书写文稿的要求

1撰拟文稿应用具有规范格式的发文稿纸。

2文字、图形、符号均应写在图文区内。

3使用碳素墨水、蓝黑墨水、墨汁等，原则上不使用圆珠笔和铅笔。

4对人名、地名、时间、数字、引文必须准确具体。

5引用公文须先引标题，后引发文字号。

6日期应写具体的年、月、日并使用国家法定计量单位。

7结构层次序数依次为"

一、

(一)、1(1)"。

8文内使用简称一般应先用全称，并注明简称。

9公文数字，除成文时间、部分结构序数和作为词素的数字必须使用汉字外，都应使用阿拉伯数字。

七、规范性文件的特点：

1文件所针对问题具有普通性。

2文件内容具有强制性。

3生效程序严格。

4语言运用规范。

5效用上具有独立性。

八、条例、规定、办法的结构

1标题。一般由内容加文种构成，必要时可在文种前加"暂行"、"试行"、"实施"、"补充"等限定词。

2发布或通过或生效日期。标注于标题之下用圆括号括入。

3正文。(1)总则，阐明制定目的、依据、适用范围，有关定义、主管部门。(2)-分则，阐明具体的规范内容(3)附则，阐明施行程序与方式、施行日期、有关说明事项。

九、规范性文件的写作要求

1维护文件的高度一致性。"

2维护文件的高度严密性。

3维护文件的条理性。

4维护文件的简明性。

5维护文件的稳定性。

6维护文件的连续性。

十、命令(令)的适用范围

命令(令)用于国务院发布行政法规；国务院及其各部门、省、自治区、直辖市人民政府以及省、自治区政府发布规章；国务院及其各部门，县级以下(含县)人民政府采取重大行政性强制措施、奖惩有关人员、撤销下级机关不适当的决定。

一、命令(令)的特点及结构。

1特点：(1)具有法定的强制力(2)限定发布权限。

(3)限定内容

2结构：命令(令)的总体结构由标题、正文、发布机关名称、发布日期、印章或领导人签章五部分构成。标题由发文机关、内容和文种构成，根据不同的内容性质"命令"、"令"、"嘉奖令"、"特赦令"、"通令"等。

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二、命令(令)的分类与各类令的撰写要点

1发布令。用于发布行政法规与规章，赋予所发布的法规、规章以立即生效并予以施行的法定效力。

2行政令。用于采取重大强制性行政措施，实施行政领导和指导。

3任免令。用于发布任免事项。一般以"令"的名称颁布。

4嘉奖令。用于嘉奖有关人员。

5惩戒令。用于惩戒有关人员或撤销下级机关不适当的决定和命令(令)。

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三、决定的特点与结构

决定是国家行政机关用于重大事项或重要行动作出安排时使用的具有规定性与决策性的公文，决定有三大特点：即规定性、指导性、稳定性。

结构一般由标题、成文时间、主送机关、正文、制发机关几大部分组成。

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四、决定的写作要求

1决定的内容要求合法并符合实际。

2决定的结构必须合理，文字必须精炼。

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五、决定的分类与各类决定的撰写要点

1对重要事项(事件)作出处理或安排的决定。撰写这类决定，要求主题集中，重点突出；根据充分、事实准确；观点明确、入情入理；词语概括、简要。

2对重大行动作出安排的决定。撰写这类决定，首先要讲清形势；其次要具体清楚地阐明重大行动的方针政策、原则、措施和步骤；最后要求层次分明，词语严谨

、庄重，词义明确，语气肯定。

3规定重要管理原则、办法的决定。撰写这种决定，一般按条款形式安排内容，重点写明应当做什么和怎样做，词语概括庄重，准确有力，语气坚决肯定。

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六、指示的适用范围和特点

指示用于布置工作，阐明工作活动的指导原则，是上级领导机关制发的指导性公文。

有如下特点：

1法定作者广泛，不限定制发范围。

2具有强制约束作用。

3内容广泛、具体

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七、指示的结构与写作要求

指示的结构由标题、主送机关、正文、制发机关名称和成文时间构成。

指示的写作要求是：

1有明确的政策依据和法规依据。

2从实际出发，具有明确的针对性。

3指示的内容要求明确具体，即工作原则明确政策界限清楚，措施与方法具体；文字表述简明易懂，条理清晰。

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八、通告的适用范围及其特点

通告，用于在一定范围内公布需要各机关、团体、企事业单位广大人民群众需要遵守或周知的有关维护社会主义国家秩序，加强经济建设与行政管理的政策、措施与行为规范或其他需要引起警觉与注意的事项。具有两大特点：一是具有知照性与约束力，二是具有专业性。

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九、通告的结构与写作要求

通告的总体结构由标题、正文、发布机关名称与成文日期构成。

其写作要求有三：

1内容明确具体.

2分条列项表述,用语简明易懂

3勿滥制发通告,维护其严肃性.

二

十、通知的适用范围和特点

通知，是机关常用的公文，主要用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文；要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

其特点为：

1应用广泛，使用频率高。

一是不受内容轻重繁简的限制；二是通知的作者广泛。

2内容单纯，行文简便。

3具有执行性。通知多用于下行文。

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一、通知的写法

1指示性通知。写作时，要求明确交代制发通知的政策依据、法规依据及行文目的，并说明需布置的工作任务与执行要求。在写作上与指示的区别是，一般不用命令和告诫的语气。

2知照性通知。在写作时要求将说明的事项简要而周密地原原本本交待清楚，不必予以议论评价和阐发意义。

3转发公文的通知。有两种写作方法：(1)以简要的文字写明所转发公文的制发机关、标题与转发机关的原则要求。(2)结合实际工作情况，对受文单位提出如何贯彻执行的指示性意见。

4批转公文的通知。在撰写时，也有两种方法：

(1)对批转的公文表明态度或作出评价与简要批示。

(2)在表明态度之后，还要针对批转公文的内容，作进一步的阐述与论证，指出意义、执行重点与执行要求以及注意事项等。

5发布规章的通知。在写作时一般需要说明印发的意义和施行的要求，用以履行发布生效的程序。

6会议通知。在撰写时一般有三种形式：

(1)人数较少的一般性会议、只需简要写明会议的名称、目的、时间、地点、与会人员、准备事项即可。

(2)内容比较复杂、日期较长、与会人员较多的会议，要写清楚名称、期限、报到时间、地点、与会范围、差旅费报销方、准备事项与注意事项、入场凭证、联系单位、联系人、联系电话号码等。

(3)对于十分隆重的会议，在会议通知之后，还应附上会议日程安排和有关证件。

7任免与聘用干部的通知。在撰写时，需以简要文字分条列项写明任免的机关(会议)、日期与被任免、聘用人员的姓名与职务。

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二、通报的特点及结构

通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。其特点为：

1具有教育性质。

2通过事实与数据来表达作者的观点和意图。

3具有较强的时效性。

其结构为：

1标题。由发文机关、事由、文种三部分构成。

2主送机关。(有时可以省略)

3正文。开头写明批评或表彰对象的基本情况；中心部分写明需批评或表彰的事实；结尾部分写明批评或表彰的决定，同时提出希望、要求。若情况通报则写明针对情况所提出的对策。

4通报的日期

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三、通报的写作要求

1内容必须典型。

2材料必须真实

3应使用说明与叙述的表达方式，叙事平实具体，分析入情入理。其中：表彰性通报，重在把事迹写深写细；批评性通报除要求平实准确之外，还要注意不良影响；情况通报，应写明通报的情况，应采取的对策和希望与要求。

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四、报告的适用范围及特点

报告，是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议及答复上级机关的询问的使用的陈述性公文。

根据内容可分为工作报告、调查报告、答复询问的报告。其特点如下：

1使用普遍，适用面广。

2报告不需要批复。

3报告一般使用叙述的体裁。

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五、工作报告的写作要求

1宜采用概括叙述的表达方式。避免逻列具体事实与数字。

2重点突出，中心明确。

3报告的内容应具有信息价值。

4点面结合。

5实事求是。

6不能夹带请求事项

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六、调查报告正文的写法及要求

1写法：

(1)开头部分。

①说明调查工作的基本情况；②概述调查对象的情况；③以议论、提问的方式揭示全文主题。

(2)主体部分。①按内容分列若干问题或若干方面，分别叙述；②按时间顺序或工作发展阶段安排层次；③按照对比的方式安排层次；④综合两种方式安排层次。即纵横结合式。

(3)结尾分。①以简要的文字概括全文，进一步点明主题；②展示前，寄托希望，发出号召；③对报告内容作必要的说明；④不写结语，让报告自行结束。

2写作要求：(1)深入地进行调查研究。(2)在调查研究中提炼正确的主题(3)必须真实而准确地反映事物的本来面目。(4)文字表述要求灵活、生动。

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七、答复询问的报告的写作要求

答复询问的报告，是下级机关答复上级机关询问时使用的文种，写作要求如下：

1在开头处照应有关询问的内容和来文日期。

2内容集中。有针对性地回答上级机关询问的问题。

3内容准确。不夸大成绩，不掩饰过失。

4用语简明、得体、分寸适宜。

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八、请示的特点与结构

请示，属于下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性公文。其特点如下：

1是一种使用比较广泛的上行文。

2属于要求领导机关必须予以回复的公文。

3内容属于本机关职权范围内无权处理或难以处理的问题或事项。

4表达方式上采用叙述和说明，忌用议论。

请示由标题、主送机关、正文、附件标记、制发机关名称与成文时间五大部分组成。

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九、请示的写作要求

1观点明确，申请的理由与事项清楚具体。

2层次清楚，文字表述明确具体。

3主题集中，一文一事。

4正确选择主送机关，不要多头主送。

5文字表述简明、简体。

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十、批复的特点及写作要求

1特点：(1)权威性。(2)被动性。

(3)针对性。

2写作要求：(1)行文前认真地进行调查

(2)批复的意见应明确、具体可行。

(3)批复的内容必须围绕请示的事项逐一答复。

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一、批复的结构

批复的总体结构由标题、主送机关、正文、制发机关与成文时间四大部分构成。

1标题。标题要写明发文机关、内容和文种，与其它公文的不同在于，批复一般在标题中标明作者对所请示问题的态度。

2主送机关。

批复的主送机关与请示的发文机关对应。

3正文。开头部分写明来文(请示)的日期和内容。中心部分写明批复的内容。结尾部分，用专用语结束全文。

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二、函的特点结构

函，指公函，用于平行或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函具有以下等点：

1灵活简便

2种类多、使用的频率高。

3具有公文的法定效用。

函的结构包括标题、主送机关、正文、发文机关与成文时间几大部分

1标题通常写明发文机关、内容与文种。

2主送机关是对函负办理或答复责任的机关。

3正文一般包括三部分内容：(1)制发函的根据与理由。(2)商洽或询问(答复)以及请求批准具体事项。(3)结尾。

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三、函的写作要求

1以简要的文字、将需商洽、询问(答复)、申请、知照的事项(问题)明确、具体地交待清楚。

2用语谦和，讲究礼节。

3函是正式公文的文种，必须行文郑重。一切按正式公文的格式进行。

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四、函的分类与各类的撰写要点

函按内容可分三大类：

1商洽公务的函。这种函在写作时先写制发函的根据或理由，而后陈述需要商洽的具体事项。最后提出予以复函或予以尽决办理的具体要求。

2询问或答复问题的函。即问函或复函，前者要求集中询问一个问题，方便对方尽快答复。

复函要求针对来函内容给予确切答复。先明确表明意见，然后说明理由或提出具体的处理的办。

3请求批准的函。用于向平行或不相隶属的主管机关请求批准有关事项。撰写时，要求理由充分，事项明确清楚。并在最后提出具体要求。

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五、会议纪要的特点

会议纪要，用于记载和传达会议情况与要求有关单位共执行的议定事项。是机关贯彻会议主要精神与议定事项的重要依据，也是检查议定事项执行情况的凭据。

它的特点是：

1会议纪要制成于会议后期或会议结束之后。

2会议纪要具有一定的约束力，要求与会单位或下属单位予以遵守或执行。

3具有知照性、参考性、规定性、协议性、指导性等多种性质。

4会议纪要的结构由标题、成文时间、正文三大部分构成。成文时间一般标注于标题的正下方，外加圆括号。

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六、会议纪要的分类及其正文的定法

会议纪要，可以为例会、专题性业务会议、座谈会、现场会以及布置全面工作的会议的纪要。

其正文可分为三大部分：

1会议的基本情况。各类会议纪要的写法分别是：①专题性大型会议适合用归纳叙述法。②例会适合用分条列项法。③座谈会可在分述发言内容之前，概括介绍有关基本情况。

2会议讲座与决定的事项。①专题会概括成若干层次，按小标题分项叙述。②座谈会先按逻辑关系分列问题，再按发言顺序分别叙述。③例会按会议讨论的顺序整理纪要。

3写明会议的希望，要求或号召。

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七、会议纪要的写作要求

1要求真实、准确。写成后应提请会主持人审核与签发，重要会议的纪要，应经与会者讨论认可。

2要求突出重点，简明精炼。

3要求层次分明，条理清楚。

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