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一、发信对象 仔细确认收件人，并将Cc：（「副本转送」）人数降至最低
二、电子邮件标题： 标题要求要明确且具描述性，字数控制在50个汉字以内，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。尽可能避免出现类似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重标签字样（RE/FW标签有助于邮件检索）。
三、信件内容应简明扼要 电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。具体请参照本文档最后的范例。
四、邮件内容格式 邮件正文格式统一遵守以下规则： 字体：宋体（日文下为Simsun）； 大小：10 ； 一行最大文字数：不超过30文字
五、落款： 落款要清晰明了，注明发信者身份，具体请参考下方范例的落款。
六、附件： 所发送的附件根据重要等级选择是否需要加密，发给客户的重要信息一定要加密，密码必须在6位以上，且必须是大小写字母，数字，特殊字符组合。
密码不可以写在邮件中，可以通过其他方式（如电话）通知客户。 附件体积不能太大。如无特殊情况，附件体积尽可能控制在5M以内，大于这个数字的，通过FTP或者是网络空间传送。 附件最好都打一下包，因为某些邮件收发程序和防火墙、病毒监控软件甚至你的邮件服务器会拒收带有可能包含破坏性代码的exe,doc,jpg,js,scr等等格式的附件。
七、发送前的注意事项。 电子邮件发送前应仔细检查收件人，抄送人，主题，所添加的附件等是否正确无误，正文内容是否清晰合理，标点符号是否遗漏等，如果客户端有多个电子信箱，还要确认所使用的的邮件服务器是否正确，不要混淆了内部信箱和外部信箱。
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