如何写座谈会的流程

[座谈会邀请函]尊敬的_______：为了解_____________________的有关情况，研究在金融危机下进一步促进_______产业健康发展、保障大多数群众_______的政策措施，_______拟组织__________________...+阅读

座谈会运作流程：？负责督导详细了解通知书/甄别问卷﹡ 项目通知书包括项目编号，项目类别（如广告测试/产品测试等）组数，分组要求，详细的配额要求（如某一产品使用者的数量要求，收入，学历，设备要求，笔录递交日期，及其他有关要求）特殊要求应特别说明。？负责督导及时与客户沟通。﹡ 应就有关要求及注意事项与客户进行电话培训/沟通，确保所有要求/内容得到准确理解，任何不确定/不明确的问题应与客户沟通。

？受访者招募﹡ 依据不同的项目要求及运作时间的长短，一般不提供详细（具体）的招募条件给联络员，而且一定要根据以往的工作记录，合理分配不同的联络员参与招募并严格控制其招募的受访者人数比例（每组不得超过2人），一般每组需要招募11—12人（依照要求最后出席人数而定）。﹡ 上述项目招募信息的发布可以通过电话或面对面形式进行。

﹡ 一般情况下，每一组同一联络员招募的合格受访者人数不得超过2人；同一项目同一个联络员招募的人数不得超过3人；同时确保受访者之间互不认识。﹡ 特殊项目个别处理？联络员反馈受访者个人资料 ﹡ 联络员需要在规定的时间前向督导提供有关候选受访者的基本个人资料，并尝试提供受访者个人身份证号码。对于时间紧迫的项目，督导应主动与联络员联系，以尽快获取受访者资料。

﹡ 联络员有责任提醒受访者出席座谈会时必须带好身份证原件，否则，按无效联络处理（即使联络的受访者件合格，也不会让其出席会议，因此，将不支付联络费，受访者本人将酌情给予礼品）。？受访者甄别/甄别问卷 ﹡ 所有受访者均需通过甄别问卷，甄别主要以电话形式进行，一般情况下必须由该项目的督导本人负责.若组别多且招募时间较短项目确实需要增加人员帮助进行甄别工作的，这些人员必须由督导进行全面培训，并监督上述人员进行甄别，确认符合要求后才能让其单独执行甄别工作。

除了项目甄别问卷所要求的内容外，甄别时必须先了解到受访者的身份证号码及受访者姓名的正确书写并记录在问卷上方。所有的甄别问卷都必须完整地由专人或项目督导保管，保存期至少为12个月。 ﹡ 任何情况下均不得由联络员完成招募甄别问卷。？受访者电脑资料库/身份证号码核对。 ﹡ 受访者资料库应至少包含以下内容：（须包括所有合格的且到现场的受访者）姓名/身份证号码/年龄/性别/家庭月总收入/职业/文化程度/单位/联系方式/婚姻，注明是否参加的项目名称/编号/参加调查的日期/产品（品牌）/使用频率/其他。

﹡ 正常情况下，所有参加过座谈会/深访的受访者资料应在项目完成后7天内及时输入数据库。﹡ 所有通过甄别问卷的受访者必须首先与电脑储存的受访者资料库进行核对，核对的主要内容为身份证号码和姓名。核对无误的受访者才能发出座谈会书面邀请函。？合格受访者背景资料/招募过程中的沟通﹡ 正常情况下，项目督导应将经问卷甄别和身份核对的合格受访者个人资料汇总后每天提供给统筹督导。

﹡ 若研究员对受访者的资料汇总有任何疑问应第一时间与项目督导（或统筹）沟通。？邀请/提醒受访者﹡ 给予受访者的邀请函应包括明确的开会时间（须提前至少15分钟到达指定地点）/具体地址/主要交通工具/联系人/联系电话/办公室地形图。﹡ 对于已发出邀请信的受访者，督导应在开会前1 天再次与受访者电话确认，同时应请联络员协助督促或提醒受访者准时参加。

？现场甄别﹡ 所有受访者必须凭邀请信在前台办理登记/核对手续。﹡ 督导必须检查受访者身份证（与甄别时能获得的身份证号码进行核对）及照片，没有带身份证的受访者一律不得出席座谈会，同时也将不向有关的联络员支付联络费。﹡ 完成的自填问卷须与甄别问卷的个人资料进行核对。﹡ 将有关受访者资料交主持人，由主持人决定参加座谈会的人选。

﹡ 开会前需将已经确认合格的受访者资料交给主持人和客户。﹡ 向客户提供受访者座位表。﹡ 受访者铭牌需事先准备好。？会议设备/其他准备工作﹡ 项目督导需在开会前一天认真调试会议设备，发现问题应立刻保修。﹡ 根据通知书的要求，准备好磁带/录像带/记录纸等物品。﹡ 提前预约其他辅助人员（笔录员/翻译员）。﹡ 其他事项（如产品采购/资料准备/食品）。

？项目结束后的其他事项﹡ 整理受访者资料﹡ 检查笔录质量，呈交电子版笔录、录像带、录音带。﹡ 联络员招募质量评估。