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电子文件是以代码形式记录于磁带，磁盘，光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。 电子文件的两个基本特征： 第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。

数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。 第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。

从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。 至于管理方案嘛 首先按照使用者建立一级目录，在其中建立以文件类型划分的二级目录，再在二级目录内建立以内容划分的三级目录，必要的话，可以在三级目录下建立以日期为名称的四级目录。 考虑合理安排，你可以分月按日期建立子目录 例如： 2005年1月 张三--Word--计划总结| | |-红头文件 | |-一般文件 | |-个人信息 | |-…… |-Excel |-CAD 李四--Word |-Excel |-CAD 2005年2月 张三--Word--计划总结| | |-红头文件 | |-一般文件 | |-个人信息 | |-…… |-Excel |-CAD 李四--Word |-Excel |-CAD...

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