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费用支出报销制度及流程
1.为加强企业财务管理、规范费用开支、报销行为,有效控制和节约公司的费用支出,制定本制度。
2.本制度中所称的费用指:公司在经营活动中所产生的开发费、推广费、设备采购费、差旅费、行政办公费、应酬费、市内交通费等。
3.控制原则
3.1计划管理、分级负责、层层把关。
3.2由各部门经理负责本部门人员费用报销的真实性、合理性的一级审查,由财务经理对报销票据的合法性的二级审查。
3.3费用报销一律经总经理审核签字后,方可报销入账。
4.费用申请程序
4.1费用的控制实行计划管理,由需要支付的个人先行填写借款单,列明:费用的性质、用途、预支金额、款项预支的时间等要素,先报部门经理审批同意后,报总经理审核签批。
4.2借款不能及时收回的,由部门经理承担。
5.费用过程管理
5.1费用发生过程中,当事人应当充分取得费用的相关单据,如:合约或协议、合法的票据等,如未能取得合法(被税务机关认可)的票据而被财务经理剔除的部分支出,公司原则上不予以承担。
5.2差旅费报销执行公司规定的《差旅费报销标准》。
5.3设备的维修服务费用报销要附《维修服务反馈单》,以此确认承担部门或单位。
6.费用单据整理
6.1费用发生完毕后,当事人应当及时将收集到的费用单据进行整理归类,采用公司统一印制的“费用报销单”规范粘贴,粘贴过程中区分费用的性质(如:交通费、住宿费、招待费、维修服务反馈单等)分类粘贴,便于归类计算和整理。
6.2当事人在填写“费用报销单”时,应遵守“实事求是、准确无误”的原则,将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全、并签署自己的名字,交共同参与的人员复核,并签署其姓名,“费用报销单”的填写一律不允许涂改,尤其是费用的金额,并要保证费用金额的大、小写必需一致,否则无效。
7.费用报销流程
7.1当事人应填写完整、附件齐全的“费用报销单”送交本部门经理进行审核。
部门经理就重点对费用发生的真实性、费用金额合理性进行审核,部门经理审核无异议后,应在“费用报销单”部门经理一栏签署审核意见并签署部门经理的名字。
7.2当事人将取得经过本部门经理审核签署后的“费用报销单”送交财务部门进行审核。
财务经理应重点对“费用报销单”后附的原始发票和单据进行合法性审查,对费用金额的计算进行复核稽查。财务经理审查无异后,应在“费用报销单”财务部门一栏签署审核意见并签署财务经理的名字。
7.3财务部将取得由部门经理、财务部门经理审批签署后的“费用报销单”,报送到公司总经理,由总经理进行最后的审查和审核。
总经理一般仅从“费用报销单”的形式要素上进行审查,看报销审批程序和相关人员的签字是否齐全、字迹是否真实,总经理审查无异议后,在“费用报销单”签署审核意见并签名。
7.4总经理签批后“费用报销单”,交财务部门的出纳员,通知费用报销当事人领取资金、抽借条、还账处理。
出纳员应对“费用报销单”进行审核,重点看报销是否有涂改、费用的计算是否正确,后附的发票单据是否齐全、审批手续是否齐备,出纳员在审核无误后方可付款。
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