档案管理制度应包含什么

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档案管理制度应包含什么

档案管理制度为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案。一. 公司的档案范围1. 企业行政文书档案。包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；、规划和；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；、人事档案等。2. 企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。3. 企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。4. 档案。包括档案、会计帐簿档案、档案等。5. 企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据等。6. 企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。二、公司档案管理体制1. 公司档案管理机构：行政部统一管理公司各类档案（除外）。

2. 公司指定专人分管公司档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。三、立卷归档制度1.档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。2.归档范围：凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。包括包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。3.归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：3.1.按年形成的文件，第二年上半年归档。3.2.凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。3.3.凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。3.4.工程项目，科研课题，鉴定，后，三个月内归档。4.归档要4.1.材料完整齐全。

4.2.系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。4.3.立卷时，要将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。4.4.在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。4.5.由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。5.部门归档要5.1.编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。5.2.文件按时间顺序排列，最近的在最上面。5.3.一个客户一个立卷，一个档案盒。

5.4.贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的发票流水号放在文件袋里。5.5.定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。6.档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步的整理和局部调整等。7.记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。四、档案管理工作1.档案的管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。2.档案保管：专用文件库保存档案。3.档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。4.档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

五、档案利用工作1.凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、、借阅方式、数量、期限。2.档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料。3.档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。4.依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案。

一份档案管理制度的目录

《档案管理制度》立卷归档制度

一、归档范围：凡是本单位在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何借口拒绝归档。

二、归档时间

1、文书档案：本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，在次年一月底前由档案室管理人员统一组织布置立卷工作，各部门兼职人员负责本部门文件材料立卷工作，按规定要完成立卷任务，经本部门负责人审定后，每年三月份移交档案室集中统一保管。

2、业务考绩档案：职称评定后，按申报类、考核类、成果类及时整理归档。

3、会计档案由财务部门年终立卷，保存一年后，移交综合档案室保管。

4、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置、合同、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料，指定负责人员，收集整理。设备投入使用后及时移交档案室保管。

5、声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。

6、实物档案：所获荣誉奖品、铜牌等按时间顺序随时编号归档。

三、归档要

1、应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出本校工作活动的真实情况，便于保管和利用。

2、归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。

3、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。

4、案卷封面各个项目应填写清楚、准确；卷内文件材料按规定次序排列、编号，并填写“卷内文件目录”和“备考表”。

5、归档案卷要按一定次序系统排列，按照不同门类、载体和不同保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。

6、归档手续，各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，应编制“移交清单”一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。档案保管制度

一、库房是本单位档案集中存放的机要重地，必须加强管理，非档案人员一律不得随意进入库房。

二、库房内应排列有序，按照保管期限或类别，项目以及项目内保管单位顺序，依次从左到右，从上到下排列，便于管理和查找。

三、档案库房必须采取防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等措施，确保档案的完整、安全。

四、做好库房温湿度记录，采取有效措施控制库房温湿度。

五、严格控制和保管库房、箱柜的钥匙，不得随意转借他人。

六、库房内严禁烟火，不得存放有腐蚀性、易燃易爆等其他一切与档案无关的物品，定期打扫卫生、保持库房的整齐、清洁。

七、经常地对库房各项安全措施进行检查，并作好记录，发现隐患及时采取措施。

八、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时修补和复制，库藏档案因移交或销毁时，应注册登记，保存依据。档案借阅保密制度

一、档案工作人员应认真学习《保密法》，自觉遵守保密纪律，坚决维护党、国家的安全。

二、档案工作人员忠于职守，不得利用工作之便私自将有秘级的档案带出档案室，不得摘录、复制或与无关人员谈论机密档案。

三、档案人员应按保密要、保密范围提供档案，不得随意扩大保密范围、降低档案密级。

四、对有密级的档案应注上密级标记、重点保管。根据单位发展、变化情况，不断调整档案的保密范围、密级程度。

五、利用者查阅保密档案，必须经领导批准，在阅档室阅读，确因工作需要带出、摘录或复制，须经领导批准。

六、经常检查档案库房，严格控制和管理档案箱柜的钥匙，重要的机密档案由专人专柜保管，确保档案安全。

七、凡对保守党和国家机密做出重大贡献的人员，应予以表彰和奖励；对泄露机密造成损失者，视情节轻重予以批评和处罚。档案统计、鉴定、销毁制度

一、档案人员必须对单位档案和档案工作的发展情况进行调查研究、统计分析。

二、档案统计内容要健全，主要包括：档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量、利用情况的登记、档案的构成、机构、人员、设施、库房管理等情况的统计。

三、档案统计要正确、及时、科学。如实反映单位档案形成、管理、利用等方面情况，按时上报各种统计报表，不得虚报和伪造。

四、建立档案和档案工作统计台帐，经常核实内容、数量、做到帐物相符。

五、根据上级档案部门关于档案管理的有关规定，结合本单位对档案利用的实际需，正确鉴别和判定档案的价值。

六、建立“档案鉴定小组”，定期或不定期地对档案进行鉴定，确定不同保管期限，剔除不再有保存价值的档案，做好销毁工作。

七、鉴定人员应本着辨证唯物主义和历史唯物主义的观点采用逐件逐张审查的方法，不能只看文件标题和案卷目录来判定。

八、经鉴定需要销毁的档案应编制“销毁清单”，写出鉴定报告、由鉴定人签字，经有关领导审批后，方可销毁。

九、档案销毁由档案部门负责，会同保卫部门指派二人以上负责监销。档案利用制度

一、档案人员熟悉室藏档案内容，了解本单位各部门对档案的需要，积极主动为本单位各项工作提供服务。

二、档...

档案管理办法谢谢！

公司档案管理制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4. 档案借阅者必须做到：

① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。