怎样在word里面制作正式公文

[怎样用Word制作标准格式公文操作实例]下面，我们就以山东电建二公司《关于表彰 2006 年投产机组突破 500 万千瓦功臣集体和功臣个人的决定》这份公文为例，展示一下用 word 制作标准格式公文的全过程。（一）页面设...+阅读

怎样在word里面制作正式公文

主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。

1.公文标题。一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成，如《**省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定》、《**省人民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知》等。公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整，排列居中对称，间距恰当，做到既有美感，又要避免产生异义。除法规、规章名称加书名号外，公文标题一般不用标点符号。

2.主送机关。指公文的主要受理机关，书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，必须同时报送几个主送机关的，可以用抄送形式；下行文可以有两个以上的主送机关，但是，如果主送机关过多，则一般用规范的统称，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部门：”等。标识位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

3.公文正文。标识在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

4.附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，如“附件：1******、”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

5.成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写（“零”写为“O”）。成文时间标识时，右边要空4字。

6.发文机关印章。按照《**省实施细则（试行）》“公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外，其他公文一律加盖印章。单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2mm~4mm。，以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合行文的印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时间。这里需要注意的是，新《办法》规定，联合上报的公文，由主办机关加盖印章，而旧《办法》只是规定，联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章。

7.附注。指需要说明的其他事项。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示”文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

如何用Word软件制作常用公文

方法/步骤

将光标定在新文档的开头，鼠标点击“插入——分隔符——连续分节符”将正文与文头区域分割成两节

单击“文件”——“页面设置”，在对话框中选择“版式”选项卡，在“页眉和页脚”标签下“页眉”设置栏内填写适当数值。这个数值表示的是“页眉”区域顶端到页面上边界之间的距离，由实际测量得来。在“预览”标签下“应用于”下拉框中选择“本节”这个数值表示的意义是以上的设置只对本节起作用。

单击“章节”——“页眉和页脚”，选择“页眉和页脚”，并且光标在页眉区域为闪动状态。此时，用鼠标选择页眉区域内唯一的段落标记，

然后点击“页面布局---页面边框，在出现的对话框中选择”边框“，线型选择单实线，颜色红色，宽度3磅。

单击表格，插入表格，输入文字，调整好字体之间的间距和行宽，如下图所示

修改字体及表格尺寸，然后选中表格，鼠标右键点击，选中边框和底纹，取消表格实线

将光标定位到第2节正文区域内，单击“文件”→“页面设置”→“文档网格”→“指定行和字符网格”→“字符”→“每行28”→“行”→“每页22行”→“预览”→“应用于整篇文档”

鼠标单击“字体设置”→“字体”→“中文字体”→“仿宋GB2312”→“字型”→“常规”→“字号”→“三号”→“确定”

最终显示效果

怎样用Word制作标准格式公文操作实例

下面，我们就以山东电建二公司《关于表彰 2006 年投产机组突破 500 万千瓦功臣集体和功臣个人的决定》这份公文为例，展示一下用 word 制作标准格式公文的全过程。

（一）页面设置—— 1. 新建一个 word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为 A4 ; 2. 选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上 37mm ，下 35mm ，内 28mm ，外 26mm 。最后点“确定”。

（二）制作发文机关标识—— 1. 在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距都设置为 71 磅，即 25mm 。 2. 在文档的第二行输入“山东电建二公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体” 选择框中，选择“小标宋” （如果电脑中没有，可以从网上下载安装，或者用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是 62 磅，也就是 22mm ，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距” 选项卡，在“缩放”选择框中选择“68%”，使单个字的宽度缩小为高度的 68% ，即 15mm 。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。 3. 选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62 磅”，单击确定。

（三）确定并标识发文字号—— 1. 在文档的第三行和第四行分别输入大小为 3 号字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16 磅”，即 3 号字的高度值，这样就根据《格式》的要求，在发文机关标识下面空出了两行的位置。 2. 根据公文内容拟定发文字号，比如“鲁电〔 2006 〕 26 号”，用 3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。 3. 选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

（四）标注红色反线—— 1. 在文档的第六行，输入一个大小为 11 磅即约 4mm 的回车符； 2. 选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 3. 在第六行回车符的下面插入一条长度为 156mm 宽度为 1mm 的红色反线：单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择 “颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”，线条虚实为“实线”，线条粗细为 “2.8 磅”，即 1mm 。单击“确定”，完成线条格式设置。

（五）设置标题—— 1. 在文档的第七行和第八行分别输入一个 3 号字大小的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16 磅”； 2. 在文档的第九行和第十行输入公文的标题，（因为该公文标题较长，需占用两行的位置）并设置成 2 号小标宋，居中排布。同时，把两行的行距设置成“固定值”“33 磅”。因为 2 号字的高度是 22 磅，把行距设置成 33 磅，就是使用了 0.5 倍行距，从视觉效果上看比较美观。

（六）设置主送机关—— 1. 在文档的第十一行输入一个 3 号字大小的回车符，并把这一行的行距设置成“固定值”“16 磅”； 2. 在文档的第十二行输入主送机关名称，并设置成 3 号仿宋体，居左顶格排布，后标全角冒号。 / 考·试·大 / 然后，把这一行的行距设置成“固定值”“16 磅”；

（七）设置正文—— 1. 自文档的第十三行起，输入公文的正文，每自然段首行左空 2 字，回行顶格。 2. 输入完毕后，选择全部正文，设置成 3 号仿宋体字，行距为“固定值”“28.8” 磅。根据公文格式标准一般情况下正文每页排 22 行，每行排 28 个字的要求，正文的行距应该设置为 28.8 磅。

（八）设置成文日期—— 成文日期的标注位置需要经过计算。对于单一机关发文来说，成文日期的标注位置应该满足加盖印章时“印章上距正文 2mm ~ 4mm ，下压成文日期”的要求。由于一般机关或者企事业单位的印章直径都是 45mm ，加上与正文的距离 2mm ~ 4mm ，这就要求成文日期的下边缘与正文最后一行的下边缘之间的垂直距离保持在 47mm ~ 49mm 之间。这个距离减去成文日期字符本身的高度 16 磅，即 5.6mm ，则需要在正文的最后一行与成文日期之间空出一个 41.4mm ~ 43.4mm 的距离，换算成磅值，就是 117 磅~ 123 磅。因此： 1. 在正文最后一行的下面输入一个高度为 117 磅~ 123 磅的回车符，然后把这一行的行距设置为与回车符高度相等的“固定值”； 2. 在空行的下面输入成文日期，并设置成 3 号仿宋体字，采用右对齐方式； 3. 把光标放在成文日期的最后，连续输入 8 个空格，以满足《格式》中单一机关发文成文日期“右空 4 字”的要求。

（九）设置印发机关和印发日期—— 把光标放在公文末页的最后一行，输入印发机关和印发日期，并设置成 3 号仿宋体字，印发机关左空一字居左，印发时间右空一字居右。印发时间使用阿拉伯数码标识。比如输入印发机关“山东电建二公司办公室”，“2006 年 12 月 31 日印发”。

（十）标注主题词—— 1. 根据公文的标题、...