办公室工作效率低为什么

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办公室工作效率低，为什么？怎么做？

当你在一个大型或小型组织做办公室工作，可能会注意到经理人、主管或是同事，在一天里并不都是神经紧绷的忙工作，他们可能也会做一些浪费时间的事情，可能包括传播办公室八卦啦，照看婴儿啦，或是传看同事孩子的毕业照啦（据说这是美国企业的情况）或是进行一些非生产性会议啦。在科研出版社英文期刊《Open Journal of Business and Management》（企业管理）上，美国俄亥俄州蒂芬大学学者Derrick C. Darden发表了一篇文章（查看原文），表示想要看看这类行为是否也存在于自己的工作场合，然后发现确实存在。

学者进行了并不正式的八小时观测调查，注意到同事们在工位之间走动，进行琐屑、无聊的谈话，范围从最喜爱的体育赛事到头条新闻。经理人、主管受到诸多干扰，比如查看邮件，处理找上门的麻烦，打进来的电话，分配会出现延迟。另一种时间浪费是无聊的非生产性会议。学者注意到存在着一个高峰时间，大多数这类活动发生在早上所有人都到了，到午饭前，以及每个人一天结束准备离开回家的时候。

这些导致生产力减少的活动有哪些呢？又该怎么做呢？学者进行了探讨。研究指出，浪费时间的活动共有三种。第一种是全神贯注于错误的事情上，而不是手头的任务。大多数人都拥有专注力，例如思想、感觉或情感专注。在生活中，我们只关注所爱，除此之外，其他都无所谓，而在工作中，当电子邮件、打电话、娱乐他人干扰了员工或团队，就不可取了。

第二种是管理和主管的人开一些会议，其内容本可以通过发邮件、直接传递给个人。有人说，参加一次无聊、无用的会议就像找医生做直肠检查，或去找牙医拔牙，过于频繁的会议产生了时间上的浪费，建立在日常基础上的认知能力有限。睡眠不足、营养不够，集中处理信息、作出决策的认知能力会变差。如果实在是必要的会议，应该提前一天提供给员工信息，让他们在会前阅读，了解需要关注的问题。会议应不超过一个小时，越少越好。还要创建下一次会议议程。

第三种是员工聊一些琐屑无聊、费时的八卦，甚至管理和主管的人都对此有罪恶感，因为他们也参与其中。

学者提出了三个建议。建议一是有一个计划，古话说得好，“如果你没有计划，就是计划着失败”。这包括不管是退休以后，对待工作，对待婚姻还是开始一个家庭，都要有效、高效的管理好自己的时间。作为一个主管或经理，你要对组织的向前发展负责，同时要与任务计划一致，如整体运营，培训新员工，确保设备和资源的安全。你需要知道组织内的薄弱环节在何处，要制定未来六个月甚至一年的计划，不要等到工作旺季再来培训新人、获取资源，确保资源的安全。有了计划，便不容易专注于错误的事情。

建议二是了解你自己和你手下的人。如果你对他们多加照顾，他们也会给予你同样程度的反馈。你必须了解自己的局限、弱点和强项。如果你连自己都照顾不好，又如何照顾他人？确认那些会拖你后腿的事情，并解决掉。从生理到心理上照顾好自己，不要让自己变成阻碍组织进步的领导者。员工是以个人的形式接受你的管理，在与他们交谈时，不要忙于其他不太重要的事情，因为这是对他们不尊重的信号。这样一方面减少不必要的会议，一方面减少会议持续时间。

建议三是保持专注，专注于与你接触的员工、当下工作出现的问题，以及如何解决问题。如果你这样做，会更容易成功。研究表明真正会一心多用的人并不多，大多数人都更擅长于停止一项任务，专注于一项新任务，之后再回到原先的第一项任务，重新捡起来做。但统计数字也显示这样做时，可能生产力和创造力受到一定影响。理想的状态当然还是一次性专注于一件事情，这样每件事就都会成功。