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1.活动间的等待：在传统采购业务中，只有当生产车间填写订购单后采购部门才能开始询价等工作；只有在采购部门发出询价后各供应商才有机会了解企业需要、提供产品价单。这些均会造成活动间等待时间的不必要延长。

2.重复活动：在传统采购业务中，涉及票据账单众多，比如请购单、订购单、发票、验收单、凭证等，而各个票据账单中大量信息被重复填写，造成企业效率低下。

3.反复检查：生产车间填写请购单后生产车间负责人审批；采购部门接到请购单后核对请购单并填写订购单；仓储部门收到货物时核对实物、订购单、请购单，核对无误后开具验收单；财务部门根据订购单、供应商提供的发票和验收单编制付款凭证。在这个过程中请购单、订购单、发票、验收单等被反复检查，导致企业效率低下。

4.跨部门的协调：传统采购业务里链条包含多个部门，如生产车间、采购部门、仓储部门、财务部门等，部门间存在职能交叉和重叠且其利益出发点不同，在职权责方面的沟通增加企业成本。

通过利用正航采购管理系统建立共享数据库，采购业务涉及的各个部门都可以同时取得想要的信息，减少活动间的等待，并可提前做好工作准备；由于所有相关信息仅需一次性输入共享数据库，因而减少重复活动和反复检查；各部门通过共享数据库获得所需信息也避免了部门间的协调工作，大大提高采购业务的效率。

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