文件档案管理制度

[文件管理制度]小编在这里分享一篇文件管理制度，希望大家以后在使用文件时要多加注意哦。 (一)总则第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据...+阅读

转载以下资料供参考文件档案管理制度为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位说明信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

企业档案管理制度企业文档管理制度有那位好心的大哥大姐

公司档案管理制度

一、总则إ

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。إ

二、文件材料的收集管理إ

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围إ

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。إ

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。إ

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。إ

四、归档要

1、档案质量总的要是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。إ

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。إ

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。إ

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、本制度即日起开始执行。

上面是一个范本，您根据具体情况做相应调整，希望对您有所帮助！

编写档案管理制度

给你个参考版本，希望以上对你有帮助。文件资料管理制度为实现文件、资料管理的规范化，使公司整体管理工作有案可理，有章可循，避免无序和混乱，结合公司的具体情况制定本制度.

一、一般规定

1、公司文件资料是载有公司经营管理所需内容且公司决定对其予以管理的文书、图表和音像制品.

2、文件资料管理，是指对公司文件资料的撰制或取得、使用、保管过程所进行的系统控制.

3、文件资料所有权属于公司.部门和员工根据工作需要可按照本制度规定在一定范围内对其掌握和使用，但不得占为己有.

4、对文件资料的管理应当严谨有序，不得松懈和随意.

5、文件资料涉及公司秘密的，在管理中应遵循公司《保密制度》规定. 属于合同内容的文件资料，在管理中应按《合同管理制度》执行. 《计算机管理条例》对公司文件资料管理有特别规定的，执行该规定.

6、公司对文件资料的管理采取集中管理与分散管理相结合的方式，一方面由公司文件资料主管部门直接管理主要文件资料并对全部文件资料集中归档，另一方面由业务部门对局部业务技术资料作阶段性的使用和保管.

7、办公室是公司文件资料的主管部门，负责对公司文件资料管理提出规划方案，直接管理重要文件资料和对全部文件资料集中归档，指导检查其他职能部门的文件资料管理工作.

二、办公室的管理职责

1、管理由承办的业务部门送交的或外来的政府职能部门的各项批文.

2、管理公司所有证照，包括营业执照、资质证书、土地使用权证、房产证、他项权利证书等.

3、管理以公司名义对公司外部和公司内部的发文.

4、收管各部门报送公司的公章申请表、合同评审表.

5、保管规章制定和工作计划、工作报告、工作总结、会议记录或记要.

6、保管由其发出的工作催办单和工作任务完成情况报告表、工作联系单、物品领用单.

7、发布和收管公司的各种通报、通知和公告.

8、保管部门和员工提交给公司的申请报告和汇报.

9、接收并保管在项目结束后由业务部门送交的项目设计图纸及其他技术资料.

10、在合同订立后接收并保管合同资料.

11、接收并保管诉讼或仲裁的案件资料.

12、接收并保管财务部送交的财务报表及相关财务资料.

13、制作聘用合同文本，签订并保管《聘用合同》.

14、接收、调取、保管员工档案资料和所邀请的专家有关情况和资料.

15、接收保管公司的获奖证书和奖杯及其他奖品.

三、其他部门的管理职责财务部

1、在贷款合同终止前，负责贷款合同、担保合同和监管协议管理.

2、管理公司财务帐册和凭证.

3、管理公司财务报表和财务分析资料.

4、管理公司其他财务资料. （二）营销部

1、在合同订立前管理合同评审资料，在合同订立后至终止前管理合同资料复印件.

2、在项目结束前管理项目策划资料和新闻媒体发布的公司项目的资料.

3、在项目结束前管理存储的物管、配套、工程等资料.

4、管理顾客投拆和矛盾调处资料. （三）工程技术部

1、在合同订立前管理合同评审资料，在合同订立后至终止前管理合同资料复印件.

2、在项目结束前管理项目设计和图纸等资料和项目配套资料.

3、在项目结束前管理职能部门批文复印件. （四）总师室

1、项目结束前管理职能部门批文复印件.

2、在合同订立前管理委托设计合同的评审资料，在合同订立后终止前管理合同资料复印件. 项目结束前管理设计文件和各类设计图纸原件或复印件. （五）动迁部

1、合同订立前管理委托动迁等相关合同的评审资料，在合同订立后至终止前管理合同资料复印件.

2、在动迁结束前，管理动迁安置协议等资料.

3、在动迁结束前管理政府职能部门的批文复印件.

4、管理收集到的国家及市政府有关房屋拆迁和法律、法规、规章、政策和口径办法等资料.

四、管理的基本程序对自制文件资料的管理

1、公司行政管理类文件资料，由办公室安排人员起草；涉及技术内容的文件资料由业务部门起草.交办公室主任核稿.文件资料需要其他部门会签的，起草人须在其会签后送办公室主任核稿.

2、办公室将审核后的文稿报送总经理审批签发.总经理对部分文件资料的签发已作出授权决定的，办公室应按授权报送有关领导审批.

3、公司文件资料审批签发后，办公室在《公司文稿纸》上应注明主送机关、抄送机关及总印数.

4、办公室根据《公司文稿纸》的发送范围办理文件资料的发送手续，发送时应印制文件发送表格，由发送人将文件资料内容、发送日期、收件部门和人员等逐项登记清楚.其中向外部发送的应收管好发送回执凭证，向内部发送的，则要收件人在收件登记簿上签名.

5、各部门根据本部门研究成果撰写的文稿资料和制作的其他类型资料，一般作为自留资料，由本部门予以登记. （二）对外来文件资料的管理

1、外来文件应由办公室进行收文登记，并填写《文件阅办单》，上报总经理批示（总经理外出时，报常务副总经理批示）.办公室根据领导批示将文件分送有关领导和部门阅办.所有阅办人均须在阅办单上签名.

2、外来资料直接送交或邮寄给公司的，一律由办公室接收、拆封和登记，直接送交或邮寄给其他部门的，收件部门应进行登记，除属于自留资料由收件...

公司文档管理制度制度备忘录请示报告会议纪要

★公司档案管理制度 ■★第一条管理部门 ؤ1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。■★第二条文件点收ؤ文件结案移送归档时，依如下原则点收：ؤ1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。 ■★第三条文件整理ؤ 点收文件后，应依下列方式整理：ؤ1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 ■★第四条档案分类 ؤ1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 2.档案分类应力切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级＂细类＂。如案件不多，亦可仅使用＂部门＂及＂大类＂或＂小类＂二级。3.同一＂小类＂（或细类）之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类（或细类）之后增设＂卷次＂编号，以便查考。4.每一档夹封面内页应设＂目次表＂，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个＂目次＂编号为原则。5.档号之表示方式如下ؤA1A2--B1B2C1C2D1--E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。■★第五条档案名称及编号 ؤ1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后，应编制＂档案分类编号表＂，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 ■★第六条档号编定ؤ1.案件如系新案，应就＂档案分类编号表＂，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。■★第七条归档与档案清理 ؤ1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用＂见出纸＂注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。ؤ ■★第八条保存期限ؤ 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：ؤ1.永久保存：

（1）公司章程；

（2）股东名簿；

（3）组织规程及办事细则；

（4）董事会及股东会纪录；

（5）财务报表；

（6）政府机关核准文件；

（7）不动产所有权状及其他债权凭证；

（8）工程设计图；

（9）其他经核定须永久保存的文书。2.10年保存：

（1）预算、决算书类；

（2）会计凭证；

（3）事业计划资料；

（4）其他经核定须保存10年的文书。3.5年保存：

（1）期满或解除之合约；

（2）其他经核定保存5年的文书。4.1年保存：结案后无长期保存必要者。5.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。■★第九条档卷清理 ؤ1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将＂收（发）文登记单＂第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。■★第十条调卷程序ؤ1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具＂调卷单＂经其部门主管（科长以上）核准后持向管档人员调阅。2.管档人员接到＂调卷单＂经核查后，取出该项档案，并于＂调卷单＂上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。＂调卷单＂则依预定归还日期之先后整...