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会计档案管理制度 为加强会计档案管理,根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》,结合我单位具体情况,特制定本办法。 一、 会计档案归档的范围: 1. 会计凭证:包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记帐凭证、记帐凭证汇总表,涉及对外对私改造资料,银行存款(借款)对帐单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。 2. 会计帐簿:包括总帐、明细帐、日记帐、各种辅助登记簿等。 3. 财务报告:包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报,月、季、年度会计报表,报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。 4. 其它会计核算资料:凡与会计核算紧密相关的,由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。 5. 增值税专用发票和普通发票。 二、 会计档案的整理: 会计年度终了后,应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷按顺序编号。 1. 会计凭证 (1) 按月立卷:每月末将装订成册的凭证,统一登记案卷目录,每月立卷一份。 (2) 分散装订:根据凭证的多少,分散装订,做到整齐、牢固、美观。 (3) 装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。 2. 会计帐簿:各种会计帐簿办理完年度结帐后,除跨年使用的帐簿外,其它均需整理妥善保管。 (1) 会计帐簿在办理完年度结帐后,只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样,不填其它内容。 (2) 会计帐簿在装订前,应按帐簿启用表的使用页数,核对各个帐户帐面是否齐全,是否按顺序排列。 (3) 活页帐簿去空白页后,将本帐面数项填写齐全,撤去帐尺,用坚固耐磨的纸张做封面、封底,装订成册。不同规格的活页帐不得装订在一起。 (4) 会计帐簿的装订顺序: a. 会计帐簿装订封面; b. 帐簿启用表; c. 帐户目录; d. 按本帐簿页数,顺序装订项页; e. 会计帐簿装订封底。 (5) 装订后的会计帐簿应牢固、平整、不得有折角,掉页现象。 (6) 帐簿装订的封口处,应加盖装订人印章。 (7) 装订后,会计帐簿的脊背应平整,并注明所属年度及帐簿名称和编号。 (8) 会计帐簿的编号为一年一编,编号顺序为总帐、现金日记帐、银行存(借)款日记帐、分户明细帐、辅助帐。 3. 会计报表 会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按月装订成册,年度终了统一归档保管。 三、 会计档案的归档保管: 1. 当年的会计档案在会计年度终了后,可暂由财务部门保管一年,期满后存入档案并由专人保管。 2. 会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。 3. 机构变动或档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原管理人员编制会计档案移交清册,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收。 四、 会计档案的借阅使用: 1. 财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。 2. 凡需借会计档案人员,须经财务负责人或单位领导批准后,方可办理调阅手续。 3. 借阅会计档案人员,不得在案卷中标画,不得拆散原卷册,更不得抽换。 4. 借阅会计档案人员,不得将会计档案携带出外,特殊情况,须经单位领导批准,需要复制会计档案的,须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。 五、 各种会计档案保管期限: 1. 会计凭证保管15年。 2. 会计帐簿保存15年,其中现金和银行存款日记帐保管工作,保存25年。 3. 会计报表保存10年,其中年度决算表永久保存。 4. 发货票保管5年。 六、 会计档案的销毁: 1. 会计档案保管期满,需要销毁时由档案部门提出销毁清单,汇同财务部门共同鉴定后,编制会计档案销毁清册,报经主管经理和上级主管部门批准后,方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权、债务时为止。 2. 按规定销毁会计档案时,应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销,监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章,并将监销情况以书面开式报告有关领导。
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