英语信函写作的7C原则

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随着全球经济合作和交流的增多与扩大，世界各地的人们之间以信函为媒介的商务交往也越来越多。优秀的商务信函在我们发展同客户的关系，以及达成新的业务方面起着积极的促进作用。在快节奏的现代商务活动中，写作商务信函最直接的目的就是进行有效的沟通和交流。我们写作商务信函的重点应始终放在效率二字上。严格遵守和灵活运用7C原则，要在不影响意思表达完整、准确、具体、礼貌的基础上，尽最大可能地做到开门见山、直入主体;语言精练、言简意赅。写出一封通俗易懂、简洁、务实、高效的商务信函。「关键词」：商务英语信函、写作、原则、简洁。「ABSTRACT」 With the increase and enlargement of the global economic cooperation, the mercial contact as a media is getting more and more frequently used among people from all parts of the world. Outstanding business letters are playing a positive role in developing a good relationship with customer and prompting new business. In the rush of modern business, the direct purpose of business letter writing is effective munication. When writing a business letter, we should not only persistently focus on efficiency, but also follow strictly and flexibly the 7Csprinciples. Only if ing straight to the point, making the language concise and on the basis of plete, correct, concrete and courtesy expression, can we write out an easy-to understand, concise, pragmatic and efficient business letter.「KEY WORDS」: business English letter, writing, principles, conciseness.引言随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商。而且我们常常需要将自己的贸易伙伴做出的各种承诺变成有籍可查的文字记录。这时商务信函就成了取代亲自拜会的一种便宜有效的沟通媒介。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。(摘自《丹尼尔肯尼迪方法：推销信创造的奇迹》)所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用7C原则：pleteness(完整)Concreteness(具体)Correctness(正确)Conciseness(简洁)Clearness(明晰)Courtesy(礼貌)Conscientiousness(诚意)这七个原则是商务信函写作的最基本的指导原则，对于写好一封商务信函起着很重要的作用。我们知道，在商务活动中，时间和效率对于每一个商务人士来说都是非常重要的。在和自己的贸易伙伴合作和交流的每一个环节上，我们都要尽可能地减少给对方造成时间浪费，以便对方能够在同我们的商务交往中提高效率。写作商务信函最直接的目的就是进行有效的沟通和交流，简洁的表达与有效率的掌握分寸是最重要的。因此，商务信函的写作重点应始终放在效率二字上，短小精悍、切中要点。简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思。而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。一般不需要礼节性地寒暄，最好是开门见山、直入主题;语言精练，言简意赅。信函中的冗言必须省去，尽可能地将交易的详细事项整理后，简洁地向对方陈述，要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。让对方很清楚地了解你想说什么，非常轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。在商务写作过程中，笔者认为简洁是最重要的一个环节，同时也是最难做到的。所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。

一、压缩篇幅，删繁就简。

(一)3W式结构。一封商务信函的全文结构可以用3W 来表示，即：Why do you write the letter? (第一部分) ;Whats the detailed reason? (第二部分) ;What do you expect your reader to do? (第三部分)。我们在上文中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。收信人或许每天都要看很多的信函，一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣。

1、第一部分(Why do you write the letter?)：在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：例(1)：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。在这方面，我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而落入俗套。例(2)：It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.这样的信函开头不仅罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：这是一封朋友之间相互问候的私人信件。因而将它搁置一边，待自己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。

2、第二部分(Whats the detailed reason?)：即商务信函的征文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。如：例(3)：I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了，没有一句多余的话，既解释了未按时付款的原因，又道了歉。没有让人感觉既讨厌又烦人的罗嗦。要记住：你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的要求。所以，写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。