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从项目管理角度说明如何做好一个会议的筹备管理

02月04日 编辑 fanwen51.com

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不同行业或者领域的项目,其项目的会议形式、会议类型、会议条件、会议议题设置都会有所不同,但是,就为实现会议最佳效果的会议筹备、准备却不乏共同之处。准备充分,组织良好的会议是研究和解决问题的有效管理方式;反之,既造成资源浪费,还会给会议这种原本具有集约、高效管理功能的管理方式带来消极影响。

无论是何种会议,共同的核心问题在于如何清晰认识、集中掌握、系统分析、充分的准备和利用会议资源。即真实全面的会议资讯、合适的会议参与方选择,恰当的时间安排,充分的会前协调准备。

以无差别为前提,对于具有普遍适用性的项目会议组织来说,项目会议可以分为两种基本类型:基于项目正常进行过程的例行会议和针对个别偶发问题的临时会议。

由于项目例行会议一般是根据合理的工作周期预先设置安排的会议,所以,应该尽可能地将会议纳入例行管理工作程序,明确会议资源需求和标准,制定合理的会议议程,既定会议时间,提出与会人员要求,突出会议目的。满足能够通过会议了解现实,认识问题,研究决策,提出解决方案的需要。例如,对项目进度资料、质量数据、投资使用状况提出具体要求;对与会者的层级作出具体规定;对会议资讯做出通报、核对、统一的议程安排等等。同时,会议组织者应该于会前进行直面工作现场的独立调查、分析、预想,使会议准备足够充分。

鉴于临时性会议处理的是偶发性问题 ,所以提出具体的会议准备要求并不容易。具有普遍性的适用原则是:详尽核对和落实针对的问题,对合适的与会方做出正确判断,尽可能沟通已知会议资讯,确定合适的会议地点和方式。由于会议准备难以保证充分,临时性会议经常不能保证一次性有效解决问题,但是,应该力争做到第一次会议成为能够迅速有效解决问题的条件。即为再次会议做出充分准备或者以非会议方式解决问题的条件。

开好会议,即便是项目会议这样的单一问题,也不容易简单叙述清楚。上述大原则仅供参考。总之,开好会议,既需要管理素质和技能,也需要管理组织艺术,会议组织者素质尤其重要,甚至在某种程度上起决定性作用。开得好的会议,一定是即能全面掌握情况又能解决问题的会议。事实清楚,分析准确,处置及时得当是开得好的会议的标志,所有会议筹备始终面向这一标志的实现,是做好会议筹备的关键。

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